Digitale Transformation eines Unternehmens: Welche Rolle spielt der Steuerberater?

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein zentrales Thema für den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Dennoch erscheint vielen das Thema immer noch abstrakt und schwer greifbar.

Um das Verständnis und die Umsetzung zu erleichtern, möchten wir den digitalen Transformationsprozess am Beispiel eines analogen Handelsunternehmens auf dem Weg zum digitalen Omnichannel-Händler veranschaulichen. Dabei zeigen wir Euch als Steuerberater, wie Ihr die erforderlichen Schritte konkret begleiten könnt.

Digitale Lösungskonzepte

Im ersten Schritt solltet Ihr gemeinsam mit dem Mandanten das Digitalisierungspotenzial im Unternehmen identifizieren. Hier kann der Steuerberater mit seinen Kenntnissen zu Unternehmensprozessen und -strukturen wertvolle Unterstützung leisten. Mit dem Mandanten kann er digitale Vertriebskanäle wie z.B. Online-Marktplätze identifizieren und Möglichkeiten zur Erweiterung des Produkt- und Dienstleistungsportfolios ausloten. 

Vor allem sollte der Steuerberater die Umsetzung der digitalen Unternehmensprozesse frühzeitig begleiten, um steuerliche Risiken rechtzeitig zu erkennen. Um welche Prozesse es sich konkret handeln kann, zeigen wir am Beispiel einer digitalen Transformation einer Buchhandlung.

White-Label Onlineshop-Software  

Um das bestehende Geschäftsmodell einer Buchhandlung mit dem Onlinehandel zu erweitern, braucht es zunächst einen Onlineshop. Aus Kundensicht sind hier die Stichworte „Usability“ und „User Experience“ entscheidend. Dabei solltet Ihr von der individuellen Programmierung einer eigenen Website mit angeschlossenem Webshop absehen. 

Besser geeignet sind so genannte White-Label-Lösungen wie z.B. Shopify, die den Aufbau eines eigenen Onlineshops erleichtern und auf die Aspekte „Usability“ und „User Experience“ ausgerichtet sind. White-Label-Onlineshop-Software sieht auf den ersten Blick aus wie Massenware, bietet aber viele Möglichkeiten zur Individualisierung.

Präsenz auf Online-Marktplätzen und Ausbau zum Omnichannel-Geschäftsmodell

Zum eigenen Onlineshop können weitere Vertriebskanäle wie Online-Marktplätze (z.B. Amazon) erschlossen werden. Dadurch entsteht ein Multichannel-Vertrieb. So können die Produkte auf bekannten Marktplätzen platziert sowie neue Zielgruppen im In- und Ausland erreicht werden. Als Steuerberater seid Ihr natürlich bestens informiert über die umsatzsteuerlichen Hürden, die dabei zu beachten sind.

Der Ausbau der Online-Vertriebskanäle bedeutet nicht, dass das stationäre Ladengeschäft aufgegeben werden sollte. Vielmehr ermöglichen die digitalen Geschäftsprozesse den Aufbau eines Omnichannel-Geschäftsmodells, das ein ganzheitliches Kundenerlebnis („Uniform Customer Experience”) bietet. Durch die nahtlose Integration von Online- und Offline-Kanälen können Kunden selbst entscheiden, wie und wo sie ihre Waren beziehen. 

Dieser fließende Übergang zwischen beiden Vertriebswelten schafft ein immersives Einkaufserlebnis, das zu einer stärkeren Kundenbindung führen kann. Zudem bildet das Omnichannel-Geschäftsmodell die Basis für künftige Innovationen. Und ermöglicht es, Informationen und Produkte kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Eure Rolle als Steuerberater bei der Erschließung des Onlinevertriebs

Als Steuerberater seid Ihr bei der Integration von Online- und Offline-Vertriebskanälen sowie dem Aufbau eines Omnichannel-Geschäftsmodells in verschiedenen Rollen gefragt:

• Steuerberatung: Bei der Erschließung neuer Vertriebskanäle, insbesondere Online-Marktplätze, informiert der Steuerberater über umsatzsteuerliche Regelungen und Pflichten und zeigt Lösungen zur Einhaltung der Vorschriften.
• Finanzbuchhaltung: Als Steuerberater könnt Ihr helfen, die Finanzbuchhaltung und das Reporting des Händlers so zu gestalten, dass die Vertriebskanäle und Geschäftsmodelle adäquat abgebildet werden. Dazu zählt auch die korrekte Zuordnung der Einnahmen, Ausgaben und Steuern aus den verschiedenen Kanälen.
• Unterstützung bei der Einführung von Softwarelösungen: Der Steuerberater kann Empfehlungen für geeignete Softwarelösungen geben, die eine effiziente Integration von On- und Offline-Kanälen ermöglichen und die steuerlichen Anforderungen erfüllen.
• Strategische Beratung: Der Steuerberater kann als strategischer Partner bei der Planung und Umsetzung des Omnichannel-Geschäftsmodells fungieren. Auf diese Weise stellt er sicher, dass das Unternehmen steuerlich auf dem richtigen Weg ist.

Erweiterung der Produkt- und Dienstleistungspalette

Die Digitalisierung eröffnet Händlern eine Vielzahl an Möglichkeiten, ihr Produkt- und Dienstleistungsangebot zu erweitern. Hier einige Beispiele:

• Personalisierte Produkte: Mit der Digitalisierung und Nutzung von Big Data können Unternehmen Kundenpräferenzen besser einschätzen und personalisierte Produkte anbieten. Beispielsweise über personalisierte Empfehlungen, die auf den bisherigen Einkäufen und dem Nutzerverhalten des Kunden basieren.
• Virtuelle Produkte: Die Digitalisierung ermöglicht es, virtuelle Produkte wie E-Books, Online-Kurse, Software oder digitale Kunstwerke anzubieten. Die Produkte müssen nicht physisch gelagert werden.
• Abo-Modelle: Die Digitalisierung macht es möglich, Abo-Modelle für physische oder digitale Produkte anzubieten. Kunden erhalten regelmäßig Produkte oder Dienstleistungen. Das Unternehmen profitiert von wiederkehrenden Einnahmen. Beispiele sind Abo-Boxen, Software-as-a-Service (SaaS) oder Streaming-Dienste.
• Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR): Durch den Einsatz von AR- und VR-Technologien können Unternehmen einzigartige Kundenerlebnisse schaffen. Beispielsweise können Kunden Möbel oder Kleidung vor dem Kauf virtuell aus- bzw. anprobieren. Klingt noch stark nach Zukunftsmusik, doch das Metaversum steht quasi um die Ecke.
• Digitale Dienstleistungen: Unternehmen können neue Dienstleistungen anbieten: Online-Beratung, Kundensupport über Chatbots oder personalisierte Marketingkampagnen.
• Omnichannel-Strategien: Durch die Vernetzung von Online- und Offline-Kanälen können Händler nahtlose Einkaufserlebnisse bieten und Vertriebskanäle wie Webshops, mobile Apps und stationäre Geschäfte kombinieren. Damit bieten sie ihren Kunden einen konsistenten Service – unabhängig davon, welchen Kanal sie nutzen.

Kurzum: Die Digitalisierung eröffnet Unternehmen eine Vielzahl neuer Möglichkeiten, ihr Produkt- und Dienstleistungsangebot zu erweitern. Um diese Chancen optimal zu nutzen, müssen sie jedoch bereit sein, in neue Technologien und Geschäftsmodelle zu investieren. Und ihre bestehenden Prozesse kontinuierlich anzupassen.

Eure Rolle als Steuerberater bei der Erweiterung der Produktpalette 

Auch bei der Erweiterung des Produkt- und Dienstleistungsportfolios spielt der Steuerberater eine wichtige Rolle. Ihr könnt Eure Mandanten bei verschiedenen Aspekten unterstützen:

• Strategische Beratung: Steuerberater können ihren Mandanten helfen, die finanziellen Auswirkungen der Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen zu analysieren. Sie können die Rentabilität bewerten und bei der Entscheidung für oder gegen eine Investition beratend zur Seite stehen.
• Steuerplanung: Bei der Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen müssen Unternehmen die steuerlichen Auswirkungen berücksichtigen. Steuerberater können ihre Mandanten bei der Strukturierung von Geschäftsmodellen beraten, um die Einhaltung von Steuervorschriften zu gewährleisten und Steuervorteile zu nutzen.
• Internationale Expansion: Plant ein Unternehmen, sein Angebot auf internationale Märkte auszuweiten, könnt Ihr als Steuerberater bei der Navigation durch die unterschiedlichen steuerlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen behilflich sein. Dies kann z.B. die Beratung zu geeigneten Unternehmensstrukturen oder der Gründung von Auslandsniederlassungen sein.
• Förderungen und Subventionen: Als Steuerberater könnt Ihr Eure Mandanten über staatliche Förderprogramme oder steuerliche Anreize bei der Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen informieren. Dazu zählt auch die Unterstützung bei der Antragstellung sowie bei der Einhaltung aller Vorschriften.
• Risikomanagement: Die Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen kann mit steuerlichen, regulatorischen oder finanziellen Risiken verbunden sein. Ihr als Steuerberater könnt helfen, die Risiken zu identifizieren, zu bewerten und Maßnahmen zur Minimierung zu entwickeln.
• Finanzierung: Bei der Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen können Unternehmen auf Finanzierungshilfen angewiesen sein, die einer steuerlichen Würdigung bedürfen; beispielsweise ob die Bildung eines Investitionsabzugsbetrags sinnvoll ist.

Digitalisierung der Verkaufsprozesse

Ein weiterer wichtiger Digitalisierungsschritt betrifft die Verkaufsprozesse. Digitale Verkaufsprozesse helfen Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern sowie die Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Zu den Verkaufsprozessen gehören Bestell-, Zahlungs-, Versand- und Rechnungsprozesse. 

Gerade bei diesen Teilprozessen seid Ihr als Steuerberater gefragt. Hier sind einige der Aspekte, die man bei der Digitalisierung beachten sollte:

• Bestellprozesse: Die Implementierung von E-Commerce-Plattformen und digitalen Bestellsystemen macht es möglich, Bestellungen schnell und bequem aufzugeben. 
• Bezahlprozesse: Durch die Integration verschiedener digitaler Bezahlverfahren wie Kreditkarte, PayPal, Sofortüberweisung oder mobile Bezahllösung können Handelsunternehmen ihren Kunden eine größere Auswahl an Bezahlmöglichkeiten bieten. Hier bietet Taxdoo eine passende Lösung, damit die Zahlungsdaten korrekt bei Euch in der Finanzbuchhaltung ankommen.
• Rechnungsprozesse: Durch die Nutzung digitaler Rechnungsstellung und automatisierter Buchhaltungssysteme können Unternehmen ihre Rechnungs- und Zahlungsprozesse optimieren, die Fehlerquote reduzieren und die Compliance sicherstellen. Als Steuerberater solltet Ihr gerade diesen Prozess besonders im Auge behalten. Denn vor allem bei der Rechnungsstellung liegt der Teufel im Detail. 
• Versandprozesse: Die Digitalisierung von Versandprozessen, z. B. durch den Einsatz von Warenwirtschaftssystemen (bzw. ERP-Systemen) oder innovativen Versandlösungen wie Fulfillment, ermöglicht eine schnellere und effizientere Abwicklung. Dies kann die Lieferzeiten verkürzen und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Welche steuerlichen Hürden bei der Beauftragung von Fulfillment-Dienstleistern zu beachten sind, erfahrt Ihr hier.
• After-Sales-Prozesse: Dieser ist entscheidend für die Kundenzufriedenheit und -bindung. Die Digitalisierung ermöglicht es, personalisierte Marketingkonzepte zu entwickeln. Kundendaten aus Online-Transaktionen lassen Rückschlüsse auf das Kaufverhalten zu. Analysetools werten die Daten aus, um Kundengruppen zu segmentieren. Datenbasierte Entscheidungen ermöglichen ein individuell auf den Kunden zugeschnittenes Marketing.

Implementierung eines Warenwirtschaftssystems

Die hier genannten Verkaufsprozesse müssen aufeinander abgestimmt und koordiniert werden. Gerade wenn Waren sowohl online als auch stationär verkauft werden, kann man schnell den Überblick über seinen Bestand verlieren. 

Ein Warenwirtschaftssystem mit entsprechenden Schnittstellen (API) dient als notwendiges Koordinationsinstrument, um Filialen und Online-Kanäle miteinander zu verbinden. Bei der Implementierung eines Warenwirtschaftssystems gibt es jedoch einige Aspekte, die man beachten sollte. Als Steuerberater könnt Ihr dabei helfen, die betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Anforderungen zu definieren:

Versand, Abholung vor Ort und Retouren

Durch die Kombination von Onlinehandel und stationärem Verkauf ergeben sich verschiedene Kauf-, Bestell- und Versandvarianten, wie z. B: 

• Kauf eines Buches im Ladengeschäft und Mitnahme durch den Kunden, 
• Online-Kauf eines Buches und anschließender Versand an den Kunden, 
• Online-Kauf eines Buches und Abholung vor Ort in der Filiale,
• entsprechende Retourenoptionen.

Händler müssen Logistikprozesse etablieren, die die Varianten miteinander verknüpfen. Ein intelligentes Warenwirtschaftssystem kann sofort erkennen, wo die gewünschten Produkte verfügbar sind und den Versand vorbereiten. Darüber hinaus sollte ein unkomplizierter Retourenprozess implementiert werden. 

Bei der Einführung des Systems könnt Ihr als Steuerberater helfen, eine effiziente und steuerlich korrekte Erfassung der Warenbewegungen und -bestände zu gewährleisten. Vor allem bei grenzüberschreitenden Umsätzen spielt die steuerliche Beratung eine besondere Rolle, da hier umsatzsteuerliche und zollrechtliche Implikationen zu berücksichtigen sind. Wer unseren Blog regelmäßig verfolgt, weiß, wovon die Rede ist. Schließlich müssen auch Retouren steuerlich gesondert behandelt werden. Auch hier spielt der Steuerberater eine wichtige Rolle. 

Dezentrale Warenlagerung 

Durch die Nutzung verschiedener Warenlager oder die Beauftragung eines Fulfillment-Dienstleisters kann die Ware logistisch optimal gelagert werden. Damit ist ein schneller Versand gewährleistet. Je nach Absatzmarkt erfolgt die Lagerung in Warenlagern in Deutschland, der EU oder auch außerhalb der EU. 

Ein Warenwirtschaftssystem gibt einen Überblick darüber, wo sich welche Ware zu welchem Zeitpunkt befindet. Ist ein Produkt in einer Filiale nicht vorrätig, kann das gewünschte Produkt aus einem anderen Lager an den Kunden oder die Filiale geschickt werden. Aus Kundensicht ist es irrelevant, aus welchem Lager ein Artikel versandt wird. Allerdings kann es wichtig sein, ob der gewünschte Artikel an einem nahe gelegenen Standort verfügbar ist und vom Kunden zeitnah abgeholt werden kann (sog. Click & Collect). 

Schließlich können perspektivisch auch die Lagerkapazitäten optimiert werden, indem man z.B. die Lagerbestände reduziert oder bestimmte Waren in einem Zentrallager zusammenfasst. So können mehrfache Logistikprozesse in den Filialen vermieden werden. 

Wichtig: Bei grenzüberschreitenden Lager- und Logistikstrukturen sollten bei Steuerberatern die Alarmglocken läuten. Logistisch mag das alles wunderbar klingen. Aber gerade aus umsatzsteuerlicher Sicht sind grenzüberschreitende Strukturen eine große Herausforderung. Entsprechend früh solltet Ihr als Steuerberater beim Aufbau dieser Strukturen eingebunden werden.

Moderne Versandoptionen: Dropshipping und Fulfillment

Händler können weitere, im E-Commerce übliche Versandoptionen wie Dropshipping oder Fulfillment-Strukturen nutzen.   

Dropshipping: Beim Dropshipping werden Lager- und Versandaufgaben an einen Großhändler oder Hersteller übertragen. Dabei wird die bestellte Ware erst bei Bestellung direkt vom Vorlieferanten an den Endkunden versandt. Der Vorteil: Unternehmen müssen keine Ware im eigenen Lager vorhalten. Daraus ergibt sich ein Liquiditätsvorteil, da die bestellte Ware erst dann gekauft bzw. bezahlt wird, wenn ein Käufer feststeht. Welche umsatzsteuerlichen Herausforderungen beim Dropshipping zu beachten sind, könnt Ihr hier nachlesen.

Fulfillment: Bei Marktplätzen wie Amazon können Händler Fulfillment-Strukturen nutzen. Ein Fulfillment-Anbieter übernimmt die Lagerung, Verpackung und den Versand der Ware sowie die Rechnungsstellung und das Retourenmanagement. Welche steuerlichen Hürden bei der Beauftragung von Fulfillment-Dienstleistern zu beachten sind, erfahrt Ihr hier.

Exkurs: Welche Förderungen und Subventionen gibt es in Deutschland?

Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU: Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) bietet das „Digital Jetzt” Förderprogramm an, um kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei Investitionen in digitale Technologien und bei der Qualifizierung ihrer Mitarbeiter im Bereich Digitalisierung zu unterstützen. Weitere Informationen finden Ihr auf der offiziellen Website des BMWK: https://www.bmwk.de/Redaktion/DE/Dossier/digital-jetzt.html

go-digital: Ein weiteres Förderprogramm des BMWK, das speziell auf KMU ausgerichtet ist. Es unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, der digitalen Markterschließung und der Verbesserung der IT-Sicherheit. Weitere Informationen findet Ihr hier: https://www.innovation-beratung-foerderung.de/INNO/Navigation/DE/go-digital/go-digital.html

Förderprogramme der KfW: Die KfW bietet verschiedene Förderprogramme für Unternehmen, die in Digitalisierung und Innovation investieren möchten. Ein Beispiel ist das ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit-Programm, das zinsgünstige Kredite für Investitionen in Digitalisierung, Innovation und die Sicherung von IT-Systemen bereitstellt. Weitere Informationen findet Ihr hier: https://www.kfw.de/inlandsfoerderung/Unternehmen/Innovation

Digitalisierung weiterer Prozesse 

Neben den bereits genannten Geschäftsprozessen können Unternehmen weitere unterstützende Prozesse digitalisieren. Das betrifft die Arbeitsorganisation, wie z.B. eine digitale Arbeitszeiterfassung oder eine Kollaborationssoftware, die ein vernetztes Arbeiten über mehrere Standorte ermöglicht. Für Steuerberater kann es wichtig sein, in die digitalen Kommunikationswege des Mandanten eingebunden zu sein. 

Fazit

Die Digitalisierung bietet Händlern zahlreiche Chancen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren sowie neue Vertriebskanäle und Geschäftsmodelle zu erschließen. 

Als Steuerberater spielt Ihr in dieser Transformationsphase eine entscheidende Rolle. Denn Ihr könnt Eure Mandanten bei der strategischen Beratung, der Steuerplanung, der Internationalisierung, der Finanzierung und der Implementierung von Softwarelösungen unterstützen.

Mit der erfolgreichen Umsetzung von Digitalisierungsprojekten leistet Ihr einen wichtigen Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit Eurer Mandanten. Obendrein könnt Ihr die „digital transformierten” Mandate besser in Eure eigenen digitalen Kanzleiprozesse integrieren.