Der DATEV-Zahlungsexport: So bildet Ihr die Zahlungskanäle Eurer E-Commerce Mandate effizient in der Finanzbuchhaltung ab

Wer in einer Kanzlei Onlinehändler betreut, weiß, dass man bei diesen Mandaten mit deutlich anderen Herausforderungen umgehen muss als bei der Buchhaltung eines klassischen Mandanten. 

Taxdoo geht in Sachen Buchhaltung einen Schritt weiter und erleichtert Euch den Arbeitsalltag.

Ein Onlinehändler zählt nicht nur ein paar hundert Transaktionen im Monat, die verbucht werden müssen. Hier sind es schnell Zehntausende und mehr, die nicht einfach per Hand verbucht werden können. 

Doch es ist nicht nur die große Anzahl an Transaktionen, die die manuelle Verbuchung unmöglich machen. Dazu kommen die unterschiedlichen Schnittstellen, über die ein Onlinehändler seine Waren verkauft und die Kundenzahlungen erhält.

Ein kleiner Onlinehändler, der seine Waren hauptsächlich über Amazon verkauft, erhält die Zahlungen über die Auszahlungsberichte von Amazon. Das ist überschaubar und auch ohne komplexere Lösung in der Finanzbuchhaltung umsetzbar.

Unterschiedliche Schnittstellen und Zahlungskanäle

Bei größeren Onlinehändlern jedoch können es verschiedene Marktplätze, ein Shopsystem und zusätzlich noch ein ERP-System sein. Sollte dies auf Eure Mandanten zutreffen, stellt nicht nur die Anzahl der Transaktionen, sondern ebenso die unterschiedlichen Schnittstellen und Zahlungskanäle definitiv eine Herausforderung dar. 

Verfügt Ihr über keine Middleware wie Taxdoo, die für Euch die Daten aus den Schnittstellen für die Buchhaltung aufbereitet, müsst Ihr nicht nur mittels eines gesonderten Prozesses sicherstellen, dass Ihr die Daten von den einzelnen Schnittstellen bezieht, sondern Ihr müsst die Daten auch umsatzsteuerlich korrekt bewerten. Damit die Transaktionen auf den richtigen Konten verbucht werden und in die richtigen Auswertungen fließen. 

Dies ist für eine vollständige und korrekte Buchhaltung unabdingbar – und die Grundlage für ein umsatzsteuerlich korrektes Meldewesen!

Taxdoo unterstützt Euch nicht nur bei der korrekten umsatzsteuerlichen Bewertung und der Bereitstellung der Ausgangs- und Eingangsleistungen mittels eines DATEV-Erlösexports, sondern stellt Euch auch die Zahlungsdaten – aufbereitet in einem separaten Buchungsstapel – zur Verfügung. Mit dem DATEV-Zahlungsexport müsst Ihr Euch keine Gedanken machen, wo Ihr die Daten aus den unterschiedlichen Vorsystemen herbekommt und wie Ihr diese korrekt in die Buchhaltung einspielen könnt. 

Der DATEV-Zahlungsexport ermöglicht Euch, die Erlöse und Zahlungen in Eurem Buchhaltungsprogramm zu matchen, sodass ein Ausziffern Eurer Offenen-Posten-Buchhaltung erfolgen kann. Der Vorteil: Ihr bekommt die Daten aus einer Hand und müsst die Zahlungen nicht erst beim jeweiligen Zahlungsanbieter herunterladen und in die FiBu überführen.

Nachfolgend erklären wir Euch, wie der Zahlungsexport aufgebaut ist und wie Ihr diesen verarbeiten könnt.

Der DATEV-Zahlungsexport im Überblick

Aktuell sind die Zahlungen von Amazon, die über den Auszahlungsbericht erfolgen, im Zahlungsexport enthalten. Ab der Buchhaltung Oktober stellen wir Euch auch die Zahlungsdaten von Shopify Payments und eBay Managed Payments zur Verfügung. In den kommenden Monaten folgen dann weitere Zahlungsanbieter wie PayPal, Mollie und Klarna. 

Wie ist der DATEV-Zahlungsexport aufgebaut?

Der DATEV-Zahlungsexport beinhaltet die folgende Logik:

• Für jeden Zahlungsanbieter gibt es ein eigenes Zahlungs(Bank-)konto,
• Kundenzahlungen werden gegen den entsprechenden Debitor gebucht,
• Transaktionsgebühren von Amazon werden in den Aufwand gebucht,
• Transaktionsgebühren der anderen Zahlungsanbieter erfassen wir kreditorisch (die Aufwandsbuchung ist manuell zu erfassen),
• auf dem Bankkonto eingehende Auszahlungen der Zahlungsanbieter können gegen ein Geldtransitkonto für Auszahlungen verbucht werden,
• uns unbekannte Zahlungen oder Gebührentypen buchen wir auf einem Geldtransitkonto für unklare Zahlungen.

Für den DATEV-Zahlungsexport werden die Buchungen u.a. anhand der Rechnungsnummer, Transaktionsnummer, Zahlungsnummer und der Plattform aggregiert.

Im Ergebnis erhaltet Ihr den DATEV-Erlösexport und zusätzlich den Zahlungsexport. Beide Buchungsstapel enthalten unterschiedliche Transaktionsdaten:

Die Bereitstellung des DATEV-Zahlungsexports geht auch einher mit der Umstellung der Buchungslogik. Doch wie sieht die Buchungslogik im Zahlungsexport aus?

Die neue Buchungslogik im DATEV-Zahlungsexport 

Der Aufbau der Buchungslogik im Zahlungsexport ist vor allem relevant, falls Ihr bereits den DATEV-Erlösexport von Taxdoo benutzt und nun auch die Zahlungen für Euren Mandanten über Taxdoo aufbereiten lassen möchtet.

Mit der Bereitstellung des DATEV-Zahlungsexports untergliedern wir die Debitoren für die Erlöse möglichst nach Marktplätzen. Bisher war es so, dass es für die Erlöse immer einen Debitor pro Land gab; hier war stets das Bestimmungsland für die Buchung entscheidend. 

Zudem wurden die Debitoren und Kreditoren bisher über ein Verrechnungskonto ausgeglichen. Die Zahlungen mussten dann auf dem Verrechnungskonto erfasst werden.

Auch das haben wir umgestellt: Die Zahlungen werden direkt gegen die Debitoren und Kreditoren gebucht.

Damit Ihr die Erlöse und Zahlungen Eures Mandanten im Buchhaltungsprogramm matchen könnt, stellen wir Euch die Daten aggregiert auf Auftragsebene zur Verfügung.

Warum erfolgt die Aggregation auf Auftragsebene? Und was passiert mit den Sammelbuchungen?

Wenn Ihr den DATEV-Erlösexport bereits für Euren Mandanten nutzt und bisher als Sammelbuchungen ausgegeben lassen habt, fragt Ihr Euch wahrscheinlich, ob das künftig auch noch möglich ist. 

Mit der Bereitstellung des DATEV-Zahlungsexports entfallen die klassischen Sammelbuchungen. Der DATEV-Erlösexport und der DATEV-Zahlungsexport können weiterhin aggregiert werden, dies allerdings in einem deutlich geringeren Ausmaß. Wenn Ihr also bisher für die Buchhaltung Eures Mandanten die Aggregierungsart “Sammelbuchungen” gewählt habt, dann stellen wir Euch die Buchungen zukünftig auf Auftragsebene zur Verfügung. 

Damit ein Ausgleich bzw. automatisches Ausziffern in der Finanzbuchhaltung Eures Mandanten möglich ist, werden sowohl bei Erlösen als auch bei Zahlungen Transaktionsnummern beziehungsweise ZahlungsIDs im Belegfeld 1 ausgegeben.

Die Mitgabe dieser Angaben in Belegfeld 1 ist bei Sammelbuchungen, in denen mehrere Aufträge zusammengefasst werden, nicht möglich. 

Der Zahlungsexport in DATEV

Um Euch nicht nur in der Theorie zu erklären, wie die beiden Exporte von Taxdoo aufgebaut sind und wie letztlich der Ausgleich in DATEV funktioniert, zeigen wir Euch das Ganze an einem Beispiel.

Die Erlösbuchung erfolgt weiterhin über unseren DATEV-Erlösexport:

Die dazugehörigen Zahlungsbuchungen sind in unserem DATEV-Zahlungsexport enthalten:

Sollte in den Mandantendaten des Onlinehändlers die Offene-Posten-Buchhaltung aktiviert sein, sieht das Debitorenkonto wie folgt aus:

Die Erlösbuchung und die Zahlungen gleichen sich aus, sodass der Saldo auf null steht. Es bestehen keine offenen Forderungen mehr.

Die Vorteile des DATEV Erlös- und Zahlungsexports auf einen Blick 

Für die Finanzbuchhaltung der Onlinehändler hat die Nutzung der Taxdoo DATEV-Lösung folgende Vorteile:

• Erlöse und Zahlungen aus einer Hand,
• Bereitstellung der Daten von verschiedenen Schnittstellen und Zahlungsanbietern,
• Abgleich/automatisches Ausziffern der Zahlungen in DATEV,
• keine nervenaufreibende Suche nach der richtigen Auswertung bei den jeweiligen Schnittstellen Eures Mandanten, 
• kein zeitraubender ASCII-Import und die Anlage von verschiedenen Formaten.

Und die gute Nachricht zum Schluss

Ihr könnt den DATEV-Zahlungsexport kostenlos nutzen. Es gibt nur eine Voraussetzung: Ihr bucht beide Add-ons, also unseren DATEV-Erlösexport und unseren DATEV-Zahlungsexport. Abgerechnet wird letztlich aber nur das Add-on für den DATEV-Erlösexport, gemäß Eures gebuchten Paketes.