Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) prüfen: So geht Ihr vor

Bei „innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen“ seid Ihr verpflichtet, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) Eures Geschäftspartners zu prüfen. Ohne gültige USt-ID Eures Geschäftspartners drohen Euch Steuernachforderungen. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie Ihr die USt-ID-Abfrage vornehmt und was Ihr bei einem Check beachten solltet.

Inhaltsverzeichnis:

Wenn Ihr Waren oder Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen innerhalb der Europäischen Union (EU) verkauft, sind diese Transaktionen grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Dies gilt auch, wenn die Bewegung von Waren oder Dienstleistungen über die Grenze in ein anderes EU-Mitgliedsland erfolgt.

Doch bei den sog. „innergemeinschaftlichen Lieferungen“ müsst Ihr eine wichtige Voraussetzung erfüllen: Ihr liefert Eure Waren an ein Unternehmen, das zum Zeitpunkt der Transaktion über eine valide Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) verfügt. Aber: Ob die USt-ID gültig ist, müsst Ihr selbst überprüfen.

Warum muss ich die USt-ID überprüfen?

Die Umsatzsteuer gehört zu denjenigen Steuerarten, die den EU-Staaten am meisten Geld einbringen. Sie ist aber auch anfällig für Betrugsversuche. Kriminelle verwenden häufig USt-IDs, die ihnen nicht gehören, und lassen sich Waren steuerfrei an die eigene Adresse liefern.     

Um Steuerbetrug zu verhindern, müsst Ihr als Lieferanten nachweisen, dass Ihr Eure Waren oder Dienstleistungen tatsächlich an ein Unternehmen mit gültiger USt-ID verkauft habt. 

Was die USt-ID genau ist, erklären wir Euch an anderer Stelle.

Die Verpflichtung, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu prüfen, besteht seit 2010. Zum 01.01.2020 wurde die Regelung mit Einführung der sogenannten „EU Quick Fixes“ verschärft.

Wenn Ihr die Steuerfreiheit im EU-Binnenmarkt in Anspruch nehmen wollt, muss Euch zum Zeitpunkt der Lieferung eine gültige USt-ID Eures Kunden vorliegen. Das Gleiche gilt auch für innergemeinschaftliche Verbringungen im Rahmen von FBA (Fulfillment by Amazon / Versand durch Amazon) und anderen Programmen.

Gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) seid Ihr als Lieferanten verpflichtet, die Angaben des Empfängers mit der „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ zu überprüfen (§ 6a (1) S. 1 Nr. 4 UStG).

Die USt-ID kann nicht durch andere Nachweise, zum Beispiel durch Unternehmerbescheinigungen, ersetzt werden. Die eigentliche Herausforderung liegt darin, dass die USt-ID im Zeitpunkt der Lieferung gültig sein muss. Ansonsten besteht das Risiko, dass die Steuerbefreiung nachträglich aberkannt und Ihr für die Lieferung die entsprechende Umsatzsteuer zahlen müsst.

Was die USt-ID genau ist, erklären wir Euch an anderer Stelle.

Welche Formen der USt-ID-Abfrage gibt es?

Bei der Abfrage von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern unterscheidet man zwei Formen:

• Einfache Prüfung: Es wird nur geprüft, ob die USt-ID vorhanden und gültig ist.
• Qualifizierte Prüfung: Neben der USt-ID werden noch bestimmte Unternehmensdaten geprüft, zum Beispiel der Name des Unternehmens, seine Rechtsform und seine Adresse (Postleitzahl, Adresse).

Im ersten Schritt erfolgt immer eine einfache Prüfung. Aber erst durch die qualifizierte Prüfung erhaltet Ihr den Nachweis, den Ihr für die Steuerbehörden braucht. Achtet auch darauf, dass eine Bestätigung für zurückliegende Zeiten nicht möglich ist. Das bedeutet, dass Ihr die Prüfung so schnell wie möglich ausführen müsst.

	Einfache Prüfung	Qualifizierte Prüfung
Prüfung Umsatzsteuer-ID	Ja	Ja
Prüfung Unternehmensname / Rechtsform	Nein	Ja
Prüfung Adresse	Nein	Ja
Erfüllung Nachweispflicht	Nein	Ja

Wie kann ich die USt-ID-Nummer prüfen?

Die Prüfung der USt-ID könnt ihr mittlerweile einfach online vornehmen. Dafür stehen Euch zwei Möglichkeiten offen: eine Abfrage über das Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) und die Validierung über VIES/MIAS der Europäischen Kommission.

Prüfung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)

Beim BZSt könnt Ihr die USt-IDs Eures Geschäftspartners auf zwei Wegen überprüfen: als einzelne USt-ID-Abfrage (über ein Online-Formular) oder als Sammelanfrage. Dafür könnt Ihr eine sogenannte XML-RPC-Schnittstelle nutzen. Diese müsst Ihr mit Eurem Softwaresystem verbinden, um direkten Zugang zum BZSt zu erhalten. Die Einbindung muss in Eigenregie erfolgen; das BZSt leistet keine Unterstützung.

Der Vorteil der Schnittstelle liegt darin, dass Ihr die zu überprüfenden Daten nicht mehr händisch erfassen müsst. Denn für jede Abfrage ist die Eingabe Eurer eigenen USt-ID und derjenigen Eures Kunden notwendig. Die Validierung ausländischer USt-IDs lässt sich dank Schnittstelle automatisiert und ganz einfach per Knopfdruck durchführen. Deutsche USt-IDs lassen sich dagegen über das BZSt-Portal dagegen nicht(!) überprüfen.

Prüfung über MIAS / VIES

Alternativ könnt Ihr über MIAS / VIES die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüfen. MIAS steht für das „Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem“, auf Englisch: VAT Information Exchange System (VIES). Bei MIAS / VIES handelt es sich um ein Portal der Europäischen Union, das über einen Zugriff auf die jeweiligen Datenbanken der nationalen Behörden verfügt. Die Bestätigung der USt-ID erfolgt nur elektronisch, nicht per Post.

Über das Online-Portal können nur Einzelabfragen gestellt werden. Das ist natürlich sehr aufwendig. Taxdoo verfügt über eine VIES-Schnittstelle, mit der sich automatisiert die USt-IDs Eurer Kunden auf ihre Gültigkeit hin überprüfen lassen.

Achtung: Bei MIAS ist eine umgekehrte Suche nicht möglich. Das heißt, dass Ihr über die Eingabemaske nur die USt-ID checken könnt. Wie Ihr eine unbekannte USt-ID herausbekommt, erläutern wir Euch an anderer Stelle.

Wie kann ich die Gültigkeit einer USt-ID nachweisen?

Wenn die qualifizierte Prüfung ergeben hat, dass die USt-ID und Adressdaten Eures Kunden gültig sind, erhaltet Ihr die Bestätigung per Post oder auf elektronischem Wege. Anfragen per Telefon, E-Mail oder über das Kontaktformular werden grundsätzlich immer schriftlich bestätigt. Diesen Nachweis müsst Ihr für spätere Betriebsprüfungen dokumentieren, und zwar als:

• Bestätigungsbrief vom BZSt
• Ausdruck
• Screenshot
• Speicherung des vom BZSt übermittelten Datensatzes (bei Mehrfachanfragen)

Wann bzw. wie oft ist eine Prüfung der USt-ID angebracht?

In der Regel genügt es, wenn Ihr die USt-ID einmalig vor einem Auftrag abfragt. Bei regelmäßigen Lieferungen solltet Ihr die USt-ID monatlich überprüfen. Erzielt der Auftrag hohe Umsätze, ist eine USt-ID-Abfrage vor jeder Transaktion angeraten. Dadurch verhindert Ihr Missverständnisse, die zum Beispiel durch zwischenzeitliche Änderungen (etwa eine Umfirmierung oder Verlagerung des Firmensitzes) entstehen könnten. Und Ihr beugt gezielt betrügerischen Absichten vor.

Wie sehen die USt-IDs der EU-Mitgliedsstaaten aus?

Alle USt-ID-Nummern bestehen aus einem Länderkürzel und weiteren Stellen. Wie viele das sind, hängt vom jeweiligen Mitgliedsstaat ab.

Länderkennzeichen	Mitgliedsstaat	Aufbau
AT	Österreich	1 Block mit 9 Ziffern
BE	Belgien	1 Block mit 10 Ziffern
BG	Bulgarien	1 Block mit 9 Ziffern oder 1 Block mit 10 Ziffern
CY	Zypern	1 Block mit 9 Ziffern
CZ	Tschechische Republik	1 Block mit 8, 9 oder 10 Ziffern
DE	Deutschland	1 Block mit 9 Ziffern
DK	Dänemark	4 Blöcke mit 2 Ziffern
EE	Estland	1 Block mit 9 Ziffern
EL	Griechenland	1 Block mit 9 Ziffern
ES	Spanien	1 Block mit 9 Ziffern
FI	Finnland	1 Block mit 8 Ziffern
FR	Frankreich	1 Block mit 2 Ziffern und 1 Block mit 9 Ziffern
HR	Kroatien	1 Block mit 11 Ziffern
HU	Ungarn	1 Block mit 8 Ziffern
IE	Irland	1 Block mit 8 Ziffern oder 1 Block mit 9 Ziffern
IT	Italien	1 Block mit 11 Ziffern
LT	Litauen	1 Block mit 9 Ziffern oder 1 Block mit 12 Ziffern
LU	Luxemburg	1 Block mit 8 Ziffern
LV	Lettland	1 Block mit 11 Ziffern
MT	Malta	1 Block mit 8 Ziffern
NL	Niederlande	1 Block mit 12 Ziffern
PL	Polen	1 Block mit 10 Ziffern
PT	Portugal	1 Block mit 9 Ziffern
RO	Rumänien	1 Block mit mindestens 2 und höchstens 10 Ziffern
SE	Schweden	1 Block mit 12 Ziffern
SI	Slowenien	1 Block mit 8 Ziffern
SK	Slowakei	1 Block mit 10 Ziffern

Wie kann ich mit Taxdoo die Gültigkeit einer USt-ID überprüfen?

Alle USt-IDs, die Ihr bei Taxdoo über eine unserer zahlreichen Schnittstellen oder unsere API importiert, werden automatisiert über MIAS / VIES auf ihre Gültigkeit hin überprüft. Auch eine Abfrage der Firmenadresse erfolgt, sofern diese bei Taxdoo vorliegt. Die Prüfung erhält eine eindeutige Nummer und wird mitsamt Ergebnis, Datum und Uhrzeit gespeichert. Damit könnt Ihr im Rahmen einer nachgelagerten Betriebsprüfung die korrekte Abfrage der USt-ID nachweisen.

Mit Taxdoo könnt Ihr die Überprüfung der USt-ID transparent und nachvollziehbar dokumentieren.

Der Prüfvorgang wird automatisiert jeden Monat wiederholt. Dadurch könnt Ihr die Gültigkeit einer USt-ID auch über einen längeren Zeitraum verfolgen. Und nur geprüfte und valide USt-IDs überführen wir in Eure Finanzbuchhaltung, zum Beispiel in Kooperation mit der DATEV.

Checkliste zur Prüfung der USt-ID

1. Bittet Euren Vertragspartner um Zusendung der USt-ID
2. Entspricht der Aufbau der USt-ID den Vorgaben des BZSt?
3. Entspricht: Weiter mit Schritt 3
4. Entspricht nicht: Kontaktiert Euren Vertragspartner und bittet um Klärung des Vorfalls. Dokumentiert Eure gesamte Korrespondenz (Telefonnotizen, Sicherung von E-Mails, Kopien von Anschreiben)
5. Einfache Prüfung
6. Gültig: Weiter mit Schritt 4
7. Ungültig: Kontaktiere Euren Vertragspartner und bittet um Klärung des Vorfalls. Dokumentiert Eure gesamte Korrespondenz (Telefonnotizen, Sicherung von E-Mails, Kopien von Anschreiben)
8. Qualifizierte Prüfung
9. Alles okay: Nachweis (E-Mail, Bestätigung im Softwaresystem) archivieren
10. Bei Fehlern: Kontaktiert Euren Vertragspartner und bittet um Klärung des Vorfalls. Dokumentiert Eure gesamte Korrespondenz (Telefonnotizen, Sicherung von E-Mails, Kopien von Anschreiben)
11. Lieferung kann erfolgen!

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