GTK Kröger Steuerberater: Erste Praxiserfahrungen mit Taxdoos neuer Buchungslogik

GTK Kröger Steuerberater PartGmbB ist seit Jahren in engem Austausch mit Taxdoo. Wir haben die Entwicklungsschritte der Taxdoo Software bei unseren Mandaten in der Praxis gut mit verfolgen können und wir freuen uns über die neuen Features!

Sechsstelliger Kontenplan für mehr Transparenz und Aussagekraft in der GUV und BWA

Wir arbeiten intern bereits seit Längerem mit den 6-stelligen Kontenrahmen und der Zahlungsabgleich war bei uns gängige Praxis. Die Änderung auf einen mindestens 6-stelligen Kontenrahmen zum 01.01.2024 ist ein wichtiger Meilenstein. Durch diese Umstellung wird der Komplexität im E-Commerce Handel Rechnung getragen und ein detaillierter Zahlungsabgleich ermöglicht.

Zudem werden die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWAs), die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) für unsere Mandanten aussagekräftiger, da die im E-Commerce üblichen großen Datenmengen jetzt nach verschiedenen Aspekten aufgeschlüsselt exportiert werden. Das erleichtert die Abstimmungsarbeiten im Rahmen der Finanzbuchhaltung (Fibu) und des Jahresabschlusses enorm. Gerade bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt ist diese neue Transparenz unverzichtbar. Darüber hinaus fordern auch Wirtschaftsprüfer bei der IT-Systemprüfung, dass ein sauberer Zahlungsausgleich nachgewiesen werden kann. Ein umfangreiches Verrechnungskonto und ein Sammeldebitor, die nur mit erheblichem Zusatzaufwand abzustimmen sind, gehören der Vergangenheit an.

Die Umsetzung der Buchungslogik in unsere DATEV Buchhaltungen lief dank der ausführlichen Anleitungen, die Taxdoo in seinem Portal (und in Form von Seminaren) zur Verfügung gestellt hat, reibungslos. Insbesondere die Checkliste sowie die Schritt-für-Schritt-Erklärungen in den Supportartikeln waren hilfreich. Die Umstellung hat für jeden Mandanten zwar einen nicht unerheblichen Zeitaufwand bedeutet, aber dieser Aufwand hat sich gelohnt. Die größere Anzahl an Konten ist vor allem hilfreich, um jeden genutzten Verkaufskanal im In- und Ausland auch in der Fibu abzubilden. Bei größeren Händlern können das schnell 20 und mehr Plattformen werden.

Das Monitoring der Absatzsituation wird ebenfalls transparenter. Die Trennung nach Verkaufskanälen haben wir bei GTK Kröger intern bereits so gemacht, damit am Jahresende die Verprobung der sonstigen Vermögensgegenstände revisionssicher und übersichtlich darstellbar ist. Folglich ist für uns die Auflösung des früheren Sammel-Verrechnungskontos im Rahmen der Umstellung der Buchungslogik bei unseren Mandanten unproblematisch. Der Jahreswechsel nimmt nicht noch einmal viel Zeit in Anspruch, da Taxdoo die EB-Werte für alle Forderungen und Verrechnungskonten – für die die Zahlungsanbieter angebunden sind – auf Einzeltransaktionsbasis zur Verfügung stellt. Wo wir noch Zweifelsfragen hatten, haben wir schnell über den Support individuelle Antworten erhalten.

Die Abstimmungsarbeiten mit den Vorsystemen gelingen jetzt mit der neuen Buchungslogik sehr viel effizienter und können jetzt schnell im Rahmen der laufenden Monatsarbeiten erledigt werden. Auch bei innergemeinschaftlichen Verbringungen sind die Verrechnungskonten differenzierter geworden: Verbringungen können nach Plattform getrennt angelegt werden. Die Verbuchung erfolgt entsprechend der DATEV Empfehlung. Durch individuelle Konten pro Lagerland und Steuersatz werden die Verbringungssachverhalte übersichtlicher dargestellt. Die Buchung des innergemeinschaftlichen Verbringungserwerbs erfolgt mithilfe von Wareneingangskonten.

Kontrolle durch Zahlungsausgleich und Auszifferung auf Ebene jeder einzelnen Transaktion

Neu ist der verbesserte Zahlungsabgleich: Forderungen verbleiben jetzt auf den Debitoren, solange sie nicht gezahlt sind. Die Debitoren werden nach Verkaufsplattform und Marktplatz unterschieden. Der Zahlungsexport ist im Aufbau mit den Erlösbuchungen abgestimmt, so dass wir endlich einen Zahlungsausgleich und eine Auszifferung auf Einzeltransaktionsebene auf den Debitoren-Konten haben. Die Verrechnungskonten für das Clearing werden nach dem Zahlungsanbieter getrennt. Neben Amazon Marketplace, Shopify Payments und Ebay managed Payments können ebenfalls Paypal-, Klarna- und Stripe-Zahlungsdaten automatisch verbucht werden. Dieser einzelfallbezogene Offene-Posten-Ausgleich ist neu und im Onlinehandel eigentlich unverzichtbar. Nur durch die sechsstelligen Konten ist es jetzt möglich, die verschiedenen Transaktionen zwischen Händler, Marktplatz und Zahlungsabwicklung wirklich detailliert und gut abzubilden. Die neuen Debitoren zeigen klar, welche Forderungen gegenüber dem Kunden bestehen und welche Forderung gegenüber dem Marktplatz noch offen sind. Das ist jetzt klar getrennt. Anfallende Gebühren werden auf die entsprechenden Aufwandskonten gebucht. Gerade bei Zahlungen auf Rechnung, die einen verzögerten Zahlungseingang bedeuten, ist diese Trennung wichtig. Daher ist dieses Feature aus Sicht von GTK Kröger die für die Praxis bedeutendste Änderung, die durch den sechsstelligen Kontenrahmen gerade erst möglich geworden ist.

Umsatzsteuer-Compliance durch effizientes Handling von Commingling-Transaktionen

Wirklich gut ist auch die Neuerung, dass aus den Amazon-Reports die Commingling-Transaktionen separat herausgefiltert werden und auf einem Debitor ausgewiesen werden. Bei den Commingling-Transaktionen tauscht Amazon die Ware mit anderen Händlern, um die zeitnahe Verfügbarkeit dieser zu gewährleisten. Für diesen gemischten Wareneinkauf steht dem einkaufenden Händler grundsätzlich ein Vorsteuerabzug zu. Nur durch einen offenen Ausweis können diese B2B-Transaktionen mit der entstandenen Vorsteuer korrekt erfasst werden. Eine Abstimmung der Amazon-Gebühren wird damit leichter möglich, die Vorsteuer kann in der Fibu nicht „aus Versehen“ den Gebühren zugeordnet werden und auch in den Umsätzen werden die Commingling-Transaktionen mit den richtigen Steuersätzen ausgewiesen. Nur so ist eine vollständige Umsatzsteuer-Compliance gegeben. Das kann nur Taxdoo (und konnte es auch früher schon)!
Häufig fehlen die Informationen über die Commingling-Transaktionen komplett, da der Händler über diesen Tausch keine Rechnungen in seinem Rechnungsschreibungsprogramm generiert und vom anderen Händler auch keine erhält. Durch die neue Transparenz ist es jetzt leichter möglich, die Abweichungen zwischen Vorsystem, Fibu und Amazon-Reports, die aufgrund der Commingling-Geschäfte existieren, nachzuvollziehen.

Spätestens seit Einführung des OSS-Verfahrens ist der Ausweis der Umsatzsteuer in anderen Ländern nach Ländern getrennt sinnvoll. So ist eine schnellere Abstimmung der Steuerzahlungen an andere Länder möglich. Begrüßenswert ist der geplante Schritt, auch die Erlöskonten expliziter aufzuschlüsseln. Aus Erfahrung können wir sagen, dass damit die Umsatzsteuerverprobung weiterhin vereinfacht werden kann.

Das Fazit von GTK Kröger als E-Commerce Steuerberater: Die Umstellung auf die neue Buchungslogik war notwendig, um für den E-Commerce eine automatisierte Komplettlösung für Umsatzsteuer-Compliance und Finanzbuchhaltung im Sinne eines „best practice“ zu werden.

Über GTK Kröger Steuerberater

GTK Kröger betreut die erfolgreichsten und bekanntesten E-Commerce-Start-ups der letzten Jahre, aber auch milliardenschwere Großkonzerne vertrauen auf die Expertise von GTK Kröger. Weitere Informationen zu GTK Kröger Steuerberater PartGmbB und unserem Service für E-Commerce Unternehmen findet ihr unter https://www.steuerberaterecommerce.de.