USt-Meldung verpatzt? Was sind die Konsequenzen in Deutschland?

Welche USt-Meldungen müsst Ihr beachten?

Grundsätzlich gibt es in Deutschland drei umsatzsteuerliche Meldungen, die Ihr kennen solltet: 

1. USt-Voranmeldung (USt-VA)
2. USt-Jahreserklärung (UStE)
3. Zusammenfassende Meldung (ZM)

Hinweis: Die Intrastat-Meldung ist eine statistische Erfassung von Warenbewegungen und zählt nicht zu den USt-Meldungen im eigentlichen Sinne. Mehr Infos könnt Ihr hier nachlesen. Was sich seit 2022 geändert hat, findet Ihr hier.

Welche Fristen gelten für die umsatzsteuerlichen Meldungen?

Frist zur Abgabe der USt-VA

Eine USt-VA müsst Ihr in der Regel quartalsweise oder monatlich elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Für beide Meldeintervalle gilt allerdings, dass Ihr die Voranmeldung bis zum 10. Tag des auf den Meldezeitraum folgenden Monats abgeben müsst. Sofern die Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1.000 Euro beträgt, kann das Finanzamt Euch von der Abgabe einer quartalsweisen oder monatlichen USt-VA befreien.

Beispiel 1

Unternehmen XYZ muss die USt-VA monatlich abgeben. Die USt-VA für den Meldezeitraum April 2022 ist dann bis zum 10. Mai 2022 an das Finanzamt zu übermitteln.

Ist die USt-VA also immer am 10. des Folgemonats abzugeben? Ganz so einfach ist es dann doch nicht! Fällt der 10. Tag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag läuft die Frist erst am nächsten Werktag ab.

Die Frist ist nicht immer problemlos einzuhalten. Denn bis alle Geschäftsvorfälle erfasst sind, kann es etwas dauern. Der Gesetzgeber hat Abhilfe geschaffen und die sogenannte Dauerfristverlängerung eingefügt: Dauerfristverlängerung bedeutet, dass Ihr einen zusätzlichen Monat Zeit habt.

Beispiel 2

Unternehmen XYZ gibt die USt-VA monatlich ab und nutzt dabei die Dauerfristverlängerung. Unternehmen XYZ übermittelt die USt-VA für den Meldezeitraum April 2022 dann bis zum 10. Juni 2022 an das Finanzamt. 

Achtung! Ihr müsst die Dauerfristverlängerung bei Eurem zuständigen Finanzamt elektronisch beantragen. Die Fristverlängerung gibt es allerdings nicht kostenlos. Das Finanzamt gewährt Euch diese nur, wenn Ihr eine Sondervorauszahlung leistet, die 1/11 der Summe der Vorauszahlungen für das vorangegangene Jahr beträgt. Die Sondervorauszahlung wird bei der Festsetzung der Vorauszahlung für den letzten Voranmeldungszeitraums des Besteuerungszeitraums berücksichtigt. Ihr geht also nur in Vorleistung, eine echte Zahlungsbelastung entsteht nicht.

Beispiel 3

Die Summe der Vorauszahlungen von Unternehmen XYZ lag im Jahr 2021 bei 33.000 Euro. Die Sondervorauszahlung für 2022 beträgt somit 3.000 Euro.

Habt Ihr Euer Unternehmen gerade erst gegründet? 

Auch dann ist eine Dauerfristverlängerung möglich. Ihr müsst allerdings schätzen, wie hoch Eure Vorauszahlungen für dieses Jahr sein werden und auf dieser Basis die Sondervorauszahlung berechnen.

Beispiel 4

Neugründer G eröffnet am 01. März 2022 einen Onlineshop. Er schätzt die Umsatzsteuer-Vorauszahlungen für das restliche Kalenderjahr 2022 auf 10.000 Euro. Auf das volle Kalenderjahr gesehen beträgt die Umsatzsteuerschuld 12.000 Euro (10.000 Euro / 10 Monate x 12 Monate). G muss also eine Sondervorauszahlung von 12.000 Euro / 11 = 1.090  Euro entrichten.

Merke: Die Dauerfristverlängerung gilt sowohl für die monatliche als auch die quartalsweise USt-VA. Für den Abgabezeitpunkt der ZM ist diese allerdings irrelevant. Die Sondervorauszahlung fällt nur an, wenn der Voranmeldungszeitraum monatlich ist.

Hinweis: Ab 2025 sollen Unternehmer bereits von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldung und Entrichtung der Vorauszahlung befreit sein, wenn die Steuer für das vorausgegangene Kalenderjahr nicht mehr als 2.000 EUR betragen hat. Diese Änderungen sieht das Wachstumschancengesetz vor, welches jedoch noch der Zustimmung des Bundesrats bedarf. Die Entscheidung wird für den 22. März 2024 erwartet.

Frist zur Abgabe der UStE

Die UStE müsst Ihr grundsätzlich bis zum 31. Juli nach Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich bezieht, einreichen. Für diejenigen unter Euch, die die UStE von einem Steuerberater erstellen lassen, verlängert sich die Frist bis zum letzten Tag des Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres.

Beispiel 5 

Die UStE 2022 muss mit steuerlicher Beratung bis zum 29. Februar 2024 (Schaltjahr!) beim Finanzamt eingereicht werden.

Auch hier gilt: Fällt das Abgabedatum der UStE auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, läuft die Frist erst am nächsten Werktag ab.

Hinweis: Für die Steuerjahre 2020, 2021, 2022 und 2023 gab es Ausnahmeregelungen für die Abgabefristen. Diese wurden sowohl für steuerlich Nichtberatene sowie für Unternehmer, die ihre Steuererklärung von einem Steuerberater erstellen lassen, verlängert. Ab dem Steuerjahr 2024 gelten dann wieder die regulären Fristen. Grund für die verlängerten Abgabefristen war die überdurchschnittliche Belastung der Steuerpflichten und Steuerberater durch die Corona-Pandemie sowie durch die Auswirkungen der Ukraine-Krise.

Frist zur Abgabe der ZM

Die ZM ist je nach Höhe und Art der grenzüberschreitenden Umsätze  entweder bis zum 25. Tag nach Ablauf eines Kalendermonats oder nach Ablauf eines Kalendervierteljahres zu übermitteln. Was das konkret heißt, könnt Ihr hier nachlesen. 

Auch hier gilt wieder: Fällt das Abgabedatum der ZM auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, läuft die Frist erst am nächsten Werktag ab.

Was passiert, wenn Ihr eine USt-VA oder UStE zu spät abgegeben habt? 

Ihr habt eine USt-VA oder UStE zu spät abgegeben und fragt Euch, was Ihr zu befürchten habt? Wie hoch die Strafen sind, erklären wir Euch jetzt.

Verspätungs- und Säumniszuschläge

Ein Verspätungszuschlag kann für eine verspätet abgegebene Steuererklärung und ein Säumniszuschlag für eine versäumte Steuerzahlung festgesetzt werden. Kurz gesagt, habt Ihr eine USt-VA oder UStE verspätet abgegeben, droht ein Verspätungszuschlag. Habt Ihr die Zahlung der Umsatzsteuer versäumt, droht ein Säumniszuschlag. 

Die USt ist eine Anmeldesteuer. Das heißt, Ihr berechnet Eure USt-Zahllast oder das Vorsteuerguthaben eigenständig und übermittelt diesen Wert an das Finanzamt. Die Anmeldung der USt erfolgt im Rahmen der USt-VA und UStE. Für eine Umsatzsteuerzahlung, die Ihr an das Finanzamt leisten müsst, bekommt Ihr keine Zahlungsaufforderung. Stattdessen müsst Ihr diese eigenständig nach Übermittlung der USt-VA oder UStE an die Steuerkasse überweisen. Etwas anderes gilt nur, wenn das Finanzamt die Umsatzsteuer abweichend von Eurer eigenen Ermittlung und Anmeldung festsetzt. 

Um zu vermeiden, dass Ihr Eure Umsatzsteuerzahlung verspätet leistet, könnt Ihr dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen. Dann bucht die Steuerbehörde die Zahlung rechtzeitig von Eurem Konto an. 

Was ist ein Verspätungszuschlag?

Gegen denjenigen, der seiner Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung nicht oder nicht fristgemäß nachkommt, kann ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden. 
Merke: Auch eine USt-VA gilt als “Steuererklärung”, für die ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden kann!

Zur Formulierung: “Es kann ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden” – wann wird dieser tatsächlich fällig?

Das Finanzamt ist in bestimmten Fällen verpflichtet, Euch einen Verspätungszuschlag aufzubrummen. Dem Verspätungszuschlag könnt Ihr nicht entkommen, wenn Ihr die vom Finanzamt gesetzte Frist nicht einhaltet. 

Wenn keine Steuer anfällt oder die Steuer nicht die festgesetzten Vorauszahlungen übersteigt, dann ist das Finanzamt trotz verspäteter Abgabe nicht befugt, Euch einen Verspätungszuschlag in Rechnung zu stellen.

Wie wird der Verspätungszuschlag berechnet?

Der Verspätungszuschlag beträgt 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer pro Monat der Verspätung, mindestens aber 25 Euro pro verspäteten Monat für die UStE. Er darf höchstens 25.000 Euro betragen.

Wird die UStE nicht binnen 14 Monaten nach Ablauf des Kalenderjahrs abgegeben, muss das Finanzamt einen Verspätungzuschlag festsetzen. Erfolgt die Abgabe zwar verspätet, jedoch innerhalb von 14 Monaten nach Ablauf des Kalenderjahrs abgegeben, liegt die Festsetzung eines Verspätungszuschlags im Ermessen der Finanzbehörde.

Der Verspätungszeitraum beginnt, nachdem die Erklärungsfrist abgelaufen ist und endet, wenn die Steuererklärung beim Finanzamt eingegangen ist

Beispiel 6

Ein Onlinehändler hat im Jahr 2019 vergessen, Umsätze zu melden. Ende April 2023 holt der Onlinehändler das nach. Die Umsatzsteuer aus den nachzumeldenden Umsätzen beträgt 7.000 Euro. Die Umsätze hätten bis zum 31. Juli 2020 gemeldet werden müssen, der Steuerbescheid wurde jedoch erst am 24. Mai2023 ausgestellt. Der Onlinehändler war insgesamt 33 Monate zu spät dran (2020: 5 Monate, 2021: 12 Monate, 2022: 12 Monate, 2023: 4 Monate). Der Verspätungszuschlag würde bei einer Berechnung mit 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer  577,5 Euro betragen. Der Mindest-Verspätungszuschlag hingegen beträgt insgesamt 825 Euro (33 Monate x 25 Euro). In diesem Fall wird ein Verspätungszuschlag von 825 Euro festgesetzt.

Hinweis: Weil es für die Steuerjahre 2020, 2021, 2022 und 2023 verlängerte Abgabefristen gab, haben sich auch die Zeitfenster, ab denen ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden darf, entsprechend nach hinten verschoben.

Auch für die USt-VA, die entweder monatlich oder quartalsweise eingereicht wird, kann ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden. Allerdings weicht die Berechnung des Verspätungszuschlages in dem Fall vom Grundsatz ab. Der Verspätungszuschlags hängt von der Dauer und Häufigkeit der Fristüberschreitung sowie der Höhe der Steuer ab. Deshalb können wir Euch hier keine genau Zahl nennen.

Säumniszuschläge

Wird die Steuer nicht bis zum Fälligkeitstag an die Finanzkasse überwiesen, wartet ein Säumniszuschlag auf Euch.

Wie wird der Säumniszuschlag berechnet?

Ihr habt Glück: Das Finanzamt lässt Euch eine Schonfrist und berechnet Euch keinen Säumniszuschlag, wenn Ihr die Steuer bis zu drei Tage nach dem Fälligkeitstag überweist.

Danach sieht die Welt anders aus: Für jeden angefangenen Monat ist ein Säumniszuschlag in Höhe von 1 Prozent des abgerundeten, durch 50 teilbaren Steuerbetrages fällig. 

Beispiel 7

Das Unternehmen XYZ muss bis zum 10. Juni 2022 die USt-Zahllast für den Monat Mai anmelden und überweisen. Ein Säumniszuschlag wird nicht erhoben, wenn das Unternehmen die Zahllast bis zum 13. Juni 2022 überweist.

Zinsen

Wie werden Zinsen berechnet?

Der Zinslauf beginnt 15 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Steuer entstanden ist, d.h. der Zinslauf beginnt am 1. April des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres.

Der Zinslauf endet mit Ablauf des Tages, an dem die Steuerfestsetzung wirksam wird, der Bescheid also bekannt gegeben worden ist.

Bis zum 31. Dezember 2018 wird der entsprechende Betrag für jeden Monat mit 0,5 Prozent verzinst (jährlich 6 Prozent). Ab dem 1. Januar 2019 beträgt der Zinssatz nur noch 0,15 Prozent für jeden Monat, das heißt 1,8 Prozent für jedes Jahr.. Dies ist auf einen Beschluss des Bundesverfassungsgerichts aus dem Jahr 2021 zurückzuführen, durch den festgestellt wurde, dass der Zinssatz aufgrund des niedrigen Zinsniveaus anzupassen war.

Zinsen sind von dem Tag an, an dem der Zinslauf beginnt, nur für volle Monate zu zahlen, angefangene Monat sind bedeutungslos. 

Für die Berechnung der Zinsen wird der zu verzinsende Betrag auf den nächsten durch 50 Euro teilbaren Betrag abgerundet.

Die Zinsen werden auf den sogenannten “Unterschiedsbetrag” berechnet. Der Unterschiedsbetrag ist die Differenz aus der festgesetzten Steuer  und den festgesetzten Vorauszahlungen. 

Exkurs: 6 Prozent Zinsen – ist das verfassungsmäßig?
Grundsätzlich werden Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis nur verzinst, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Gesetzlich vorgeschrieben ist die Verzinsung z.B. bei Steuernachforderungen bzw. Steuererstattungen und Stundungen

Exkurs: Ein Zwangsgeld kann Euch ebenfalls treffen
Gebt Ihr eine Steuererklärung gar nicht ab, so kann die Finanzbehörde Euch ein Zwangsgeld auferlegen. Das Zwangsgeld darf 25.000 Euro nicht übersteigen. Die Festsetzung wie hoch das Zwangsgeld im Einzelfall ausfällt bleibt dem Finanzamt überlassen.

Was droht bei einer verpatzten ZM?

Ein Unternehmer, der eine ZM nicht oder verspätet einreicht oder unrichtige Angaben macht, kann mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Ebenfalls kann ein Zwangsgeld verhängt werden. Was hinsichtlich der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen im Falle einer verspäteten ZM gilt, könnt Ihr hier nachlesen.

Was ist die Folge, wenn USt-Meldungen inhaltlich falsch sind?

Ihr habt eine Steuererklärung abgegeben, aber die Angaben stellen sich als falsch heraus und Ihr müsstet sogar mehr Steuern zahlen? In dem Fall schwebt eine leichtfertige Steuerverkürzung oder sogar eine Steuerhinterziehung im Raum.

Berichtigung von Steuererklärungen

Führen alle inhaltlichen Fehler direkt zu einer Freiheitsstrafe? Nein. Ihr müsst grundsätzlich eine unrichtige oder unvollständige abgegebene Erklärung, die zu der Verkürzung von Steuern geführt hat, berichtigen, solange die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Diese “im Nachhinein” durchgeführte Berichtigung gilt dann als strafbefreiende Selbstanzeige. Das gilt natürlich nur, wenn das Finanzamt bzw. die Steuerfahndung Euch nicht vorher schon auf die Schliche gekommen ist. 

Sofern eine Steuerverkürzung im Raum steht, sprecht schnellstmöglich einen Steuerberater oder Rechtsanwalt an, der sich mit Steuerstrafverfahren auskennt. 

Fazit

Wenn Ihr mit Eurem Business in Deutschland tätig seid, müsst Ihr zahlreiche umsatzsteuerliche Meldepflichten beachten. USt-VA, UStE und ZM sind nur einige Stichworte. Neben unterschiedlichen Meldepflichten müsst Ihr auch unterschiedliche Abgabezeitpunkte berücksichtigen, die wir hier zusammengestellt haben. Falls doch mal etwas schiefgegangen sein sollte, wisst Ihr nun, welche finanziellen Strafen Euch drohen.    

Ihr seid nicht nur in Deutschland tätig, sondern europaweit? Kein Problem. In den nächsten Wochen geben wir Euch Einblicke in die Konsequenzen verspäteter USt-Meldungen in anderen EU-Ländern.