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Kleinunternehmer im Online-Handel – was müsst Ihr steuerlich beachten?

Für Unternehmer mit geringem Umsatz sieht das Umsatzsteuergesetz eine Vereinfachung der Besteuerung vor – nämlich die sogenannte Kleinunternehmerregelung. Mit dieser werden Unternehmer und Unternehmen von der Pflicht, Umsatzsteuer in Rechnungen auszuweisen und ans Finanzamt abzuführen, befreit. Ob Ihr Euch als Kleinunternehmer betiteln dürft, wie Ihr diese Sonderregelung beantragt und welche Vor- und Nachteile dies mit sich bringt, erfahrt Ihr hier!
  • Michaela Riel

    Michaela Riel

    Michaela ist Senior Associate im RegTech Center und Expertin für die Automatisierung von Umsatzsteuerprozessen.

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Kleinunternehmer im Online-Handel – was müsst Ihr steuerlich beachten?

Inhaltsverzeichnis:

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Was ist die Kleinunternehmerregelung im Umsatzsteuerrecht?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine umsatzsteuerliche Sonderregelung, die nur für Unternehmer mit geringen Umsätzen gilt. Sie dient vor allem der bürokratischen Entlastung von Unternehmern und gewährt diesen auch einen kleinen Wettbewerbsvorteil. Konkret müsst Ihr als Kleinunternehmer in der Regel keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und Ihr könnt Eure Produkte auch kostengünstiger als Eure umsatzsteuerpflichtigen Wettbewerber anbieten.

Exkurs: Die Kleinunternehmerregelung ist keine spezielle Steuerbefreiung!
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Sonderregelung im deutschen Umsatzsteuerrecht. Als Kleinunternehmer müsst Ihr keine Umsatzsteuer in Euren Rechnungen ausweisen und daher auch nicht ans deutsche Finanzamt abführen.

Kleinunternehmertum klar kenntlich machen

Kleinunternehmer sind nach dem Umsatzsteuergesetz dazu verpflichtet, Ihr Kleinunternehmertum auf jeder Rechnung kenntlich zu machen. Das bedeutet konkret, dass keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausgewiesen werden darf und gleichzeitig ein Hinweis für den Leistungsempfänger vorhanden sein muss. Dabei gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Formulierung. Ein kurzer Satz wie „Gemäß § 19 UStG ist in dem ausgewiesenen Betrag auf dieser Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“ ist allerdings im Normalfall vollkommen ausreichend.

Wer darf die Kleinunternehmerregelung anwenden?

Keine lästige Umsatzsteuer-Voranmeldung und keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen? Klingt auf den ersten Blick zu schön, um wahr zu sein, aber welche Voraussetzungen müsst Ihr dafür erfüllen? Also wann seid Ihr mit einem kleinen Unternehmen auch Kleinunternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne?

Zunächst einmal müsst Ihr umsatzsteuerlicher Unternehmer in Deutschland sein, d.h. dass Ihr müsst in Deutschland ansässig sein.

Exkurs – Kleinunternehmer im EU-Ausland
Ihr seid Kleinunternehmer in Deutschland? Dann seid Ihr sicherlich auch Kleinunternehmer im restlichen EU-Ausland? Leider nein. In der EU gelten – wie so oft – andere Regeln. Jeder Mitgliedstaat hat eigene oder überhaupt keine Regelungen für Unternehmen mit geringem Umsatz. Sofern Ihr als Onlinehändler nicht nur in Deutschland Waren verkaufen wollt, zeigen wir Euch weiter unten, was Ihr hierbei im EU-Ausland beachtet müsst.

Wer ist Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes?

Ein Unternehmer kann sowohl eine natürliche als auch juristische Person, ebenso ein Personenzusammenschluss sein. Damit erfüllen z.B. Einzelunternehmen, GmbHs und AGs, als auch eine OHG oder KG die Unternehmereigenschaft. Umsatzsteuerlicher Unternehmer ist dann auch entsprechend das Einzelunternehmen, die gesamte GmbH/AG sowie die gesamte OHG oder KG. So etwas wie mehrere Mitunternehmer, wie man es aus dem Ertragssteuerrecht kennt, gibt es hier also nicht.

Wer ist regelmäßig kein umsatzsteuerlicher Unternehmer? Die Antwort wird Euch sicherlich nicht überraschen: Arbeitnehmer sind aufgrund ihrer Weisungsgebundenheit gegenüber ihrem Arbeitgeber natürlich regelmäßig keine Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne.

Sofern Ihr die Voraussetzungen als Kleinunternehmer erfüllt, seid Ihr auch weiterhin Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne. Was das konkret bedeutet, zeigen wir Euch anschließend.

Kleinunternehmerregelung – nur der Gesamtumsatz zählt

Ob die Kleinunternehmerregelung Anwendung findet oder nicht, hängt vor allem von Euren Gesamtumsätzen ab. Relevant sind hierbei immer zwei Zeiträume. Euer Gesamtumsatz darf im vorangegangenen Kalenderjahr nicht höher als 22.000 Euro gewesen sein und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen. Achtung: Bis Ende 2019 lag die Grenze für den Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres noch bei EUR 17.500.

Gründet Ihr Euer Unternehmen nicht am Anfang, sondern zum Beispiel in der Mitte eines Jahres, so wird der tatsächliche Gesamtumsatz in einen Jahresumsatz umgerechnet.

Beispiel:
Ein Unternehmer verkauft im Jahr 2020 Kleidung im Gesamtwert von 15.000 EUR. Derselbe Unternehmer verkauft im Jahr 2021 Kleidung im Gesamtwert von 20.000 EUR. Wir schreiben das Jahr 2022 und der Unternehmer hat bereits Kleidung im Wert von insgesamt 55.000 EUR verkauft. Kann der Unternehmer im Jahr 2022 als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG behandelt werden?

Lösung:
Da wir im Jahr 2022 sind, ist der Umsatz aus 2020 nicht mehr relevant. Entscheidend ist nur das Vorjahr (2021) sowie das laufende Geschäftsjahr (2022). Der Unternehmer hat im Jahr 2021 (Vorjahr) den Schwellenwert nicht überschritten. Denn er hatte einen Umsatz von 20.000 EUR, der also unter 22.000 EUR liegt. Allerdings hat er nun in 2022 (laufendes Geschäftsjahr) den Schwellenwert überschritten, weil sein Umsatz von insgesamt 55.000 EUR den vorgegebenen Schwellenwert von 50.000 EUR überschritten hat. Die Kleinunternehmerregelung kann also nicht in Anspruch genommen werden.

Wie berechnet Ihr den Gesamtumsatz für die Kleinunternehmerregelung?

Der Gesamtumsatz für die  Kleinunternehmerregelung ist auf den ersten Blick nicht ganz einfach zu berechnen, weil hier allerhand Umsätze herangezogen oder eben nicht herangezogen werden. Wir haben Euch daher folgende übersichtliche Rechnung zusammengestellt:

RechenwegBeispiele/Anmerkungen
​​Steuerbare Umsätze des Unternehmersz.B. Verkäufe über Euren Onlineshop mit Ort der Lieferung in Deutschland.    Aber auch exotische Umsätze wie z.b.unentgeltliche Wertabgaben und Umsätze mit Leistungsempfänger als Steuerschuldner.
 ./. bestimmte steuerfreie Umsätze § 4 Nr. 8 i, Nr. 9 b, Nr. 11–28 UStG
 ./. bestimmte steuerfreie Hilfsumsätze § 4 Nr. 8 a–h, Nr. 9 a, Nr. 10 UStG
 = Gesamtsumme gemäß § 19 Abs. 3 UStG 
 ./. darin enthaltene Umsätze von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögensz.B. Verkauf eines Firmen-PKW
 = Umsatz gemäß § 19 Abs. 1 S. 2 UStG 
 + darauf entfallende Umsatzsteuer 
 = Bruttoumsatz gemäß § 19 Abs. 1 S. 1 UStG 

Welcher Zeitpunkt ist bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes relevant?

Wenn Ihr Euren Gesamtumsatz berechnet, müsst Ihr Euch bewusst sein, dass es umsatzsteuerlich zwei Besteuerungsmethoden gibt. Relevant ist bei der Kleinunternehmerregelung allerdings nur die sogenannte Ist-Versteuerung. Bei dieser kommt es nur darauf an, was Ihr tatsächlich an Geld eingenommen habt.  Also was konkret bei Euch auf dem Bankkonto angekommen ist.

Das scheint zunächst auch plausibel. Beachtet aber, dass Ihr natürlich auch oftmals Rechnungen stellt, für die Ihr vielleicht das Geld erst sehr viel später erhaltet, entweder weil der Kunde nicht zahlt oder weil Ihr ein großzügiges Zahlungsziel eingeräumt habt. Entsprechend heißt es auch bei der Kleinunternehmerregelung, nur Bares ist Wahres. 

Wenn Ihr den steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllt (oder Ihr einen Steuerberater damit beauftragt) werdet Ihr unweigerlich über die Frage stolpern, ob Ihr die Soll- oder Ist-Versteuerung anwenden wollt. Diese hat allerdings nichts mit der Kleinunternehmerregelung zu tun und gilt daher unabhängig.

Exkurs: Soll/Ist-Besteuerung
Unterscheidung der Besteuerungsarten

Soll-Besteuerung:
Die Besteuerungsart ist der Regelfall, deswegen auch Regelbesteuerung genannt. Die Umsatzsteuer entsteht dann, wenn die Leistung erbracht ist.

Ist-Besteuerung:
Die Umsatzsteuer entsteht dann, wenn der Zahlungseingang für eine Leistung erfolgt ist. Die Ist-Besteuerung wird unter weiteren Voraussetzungen gewährt.

Wie könnt Ihr Euch als Kleinunternehmer anmelden?

Wollt Ihr die Kleinunternehmerregelung nutzen, müsst Ihr lediglich die vorgenannten Voraussetzungen erfüllen. Die Nutzung der Kleinunternehmerregelung ist – anders als der Verzicht auf diese – nicht an einen offiziellen Antrag geknüpft. In der Praxis werdet Ihr aber beim erstmaligen Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogen explizit gefragt, ob Ihr die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen wollt oder eben auf diese verzichten wollt. Ihr könnt also die Kleinunternehmerregelung direkt bei der Gründung Eures Unternehmens oder auch im Nachgang anwenden.

In der Gründungsphase

Die könnt Ihr direkt bei der Gründung bei Eurem zuständigen Finanzamt beantragen. Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung enthält eine Abfrage, ob von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch gemacht werden soll. Dafür müsst Ihr Euren Umsatz schätzen. Beträgt dieser im laufenden Jahr nicht mehr als EUR 22.000 und im darauffolgenden Jahr nicht mehr als EUR 50.000, dann kann die Kleinunternehmerregelung genutzt werden.

Wichtig: Habt Ihr bei etwa der Gründung Eures Unternehmens bewusst auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, müsst Ihr die Sperrfrist beachten. Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet Euch für 5 Kalenderjahre.

Im laufenden Betrieb

Seid Ihr mit Eurem Unternehmen bereits aktiv, könnt Ihr die Kleinunternehmerregelung auch in Anspruch nehmen. Dafür müsst Ihr Folgendes tun:

  1. Umsatz überprüfen: Prüft unbedingt Eure Umsätze des letzten und des laufenden Kalenderjahres. Die magischen Grenzen sind EUR 22.000 für das vergangene und EUR 50.000 für das laufende Kalenderjahr. Unterschreitet Ihr diese Werte, könnt Ihr zur Kleinunternehmerregelung wechseln.
  1. Mitteilung an das Finanzamt: Da Ihr bei Gründung auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet habt, solltet Ihr dem Finanzamt mitteilen, dass Ihr die Regelung nun in Anspruch nehmen wollt. Eine Vorgabe, wie die Mitteilung beim Finanzamt erfolgen soll, gibt es nicht.

Wie lange gilt die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist zeitlich nicht begrenzt. Solange Ihr mit Eurem Unternehmen die Voraussetzungen hinsichtlich der Umsatzgrenzen erfüllt, müsst Ihr keine Umsatzsteuer in Euren Rechnungen ausweisen und ans Finanzamt abführen. Boomt Euer Geschäft und überschreitet Ihr daher die genannten Grenzwerte, seid Ihr kein Kleinunternehmer mehr und müsst Umsatzsteuer auf Euren Rechnungen ausweisen und natürlich auch an das Finanzamt abführen.

Kleinunternehmer und Verkäufe ins EU-Ausland –  der One-Stop-Shop (OSS)

Kleinunternehmer können trotzdem Umsatzsteuer schulden. Vor allem, wenn sie im Onlinehandel tätig sind und Waren ins EU-Ausland versenden. Als Onlinehändler müsst Ihr hier nämlich besondere Regelungen beachten.

  • Versendet Ihr Waren bis zu 10.000 EUR im laufenden Kalenderjahr an Privatpersonen über EU-Grenzen hinweg (sogenannte Umsatzschwelle für innergemeinschaftliche Fernverkäufe), sind diese Umsätze steuerbar in Deutschland. Sie fallen entsprechend in den Gesamtumsatz hinein, der für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu beachten ist.
  • Überschreitet Ihr dagegen die Umsatzschwelle von 10.000 EUR, dann verlagert sich der Ort der Lieferung und Besteuerung ins Bestimmungsland, d.h. es fällt ausländische Umsatzsteuer an. Entsprechend sind diese Umsätze nicht mehr relevant für den Gesamtumsatz für die Kleinunternehmerregelung.

Exkurs für die ganz umtriebigen Geschäftsleute unter Euch
Unter die Umsatzschwelle fallen sowohl Lieferungen an Privatkunden als auch die Umsätze nach § 3a Abs. 5 S. 2 UStG (insbesondere elektronische Dienstleistungen). Außerdem fallen auch vermeintlich deutsche Umsätze (deutscher Unternehmer an deutschen Privatkunden) unter die Regelung, wenn sich das Lager des Unternehmers im EU-Ausland befindet (diese Konstellation ist häufig bei Amazon Verkäufen anzutreffen, siehe unser Blogposts zu Amazon CEE und Amazon FBA).

Ihr könnt auch gänzlich auf die Umsatzschwelle verzichten, damit überhaupt kein Wechsel der Besteuerung in Betracht kommt. Natürlich fällt dann auch im Zeitpunkt des Verzichts Umsatzsteuer im EU-Ausland an. Das kann aber bestimmte Vorteile haben:

  • Ihr müsst neben dem Gesamtumsatz für Kleinunternehmerregelung nicht noch zusätzlich die  Umsatzschwelle für Fernverkäufe überwachen.
  • Ihr habt von vornherein eine klare Regelung, wie Ihr mit Lieferungen ins EU-Ausland umzugehen habt. Ihr müsst also nicht etwa mitten im Jahr alle Verkaufsprozesse anpassen.
  • Mit dem Verzicht bzw. Bestimmungslandprinzip (Verkäufe sind steuerpflichtig im EU-Ausland) könnt Ihr auch den One-Stop-Shop (OSS) nutzen. Was das nochmal ist, erklären wir Euch im Anschluss.

Kleinunternehmer und der OSS (One-Stop-Shop)

Auch Kleinunternehmer können den One-Stop-Shop (OSS) bzw. den Import-One-Stop-Shop (IOSS) für EU Umsatzsteuermeldungen nutzen. Wenn Ihr also im Onlinehandel tätig seid, dann könntet Ihr das OSS-Verfahren nutzen und damit die lokale umsatzsteuerliche Registrierung im Bestimmungsland vermeiden.

Mit dem OSS könnt Ihr insbesondere Fernverkäufe ins EU-Ausland, für die ausländische Umsatzsteuer anfällt, zentral erklären. Anstelle von einzelnen umsatzsteuerlichen Registrierungen und darauffolgenden Umsatzsteuermeldungen in jedem EU-Mitgliedstaat macht Ihr dann nur noch eine Meldung pro Quartal und eine Zahlung.

Was Ihr beim OSS sonst zu beachten habt, könnt Ihr ausführlich in unserem OSS-Special nachlesen. Das Beste am OSS ist aber, dass Taxdoo speziell für Unternehmen mit geringem Umsatz auch die Anbindung an den OSS kostengünstig anbietet.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Augenscheinlich besitzen Kleinunternehmer viele Vorteile gegenüber normalen Unternehmen. Ob sich die Kleinunternehmerregelung aber wirklich für Euch eignet, solltet Ihr anhand dieser Punkte gut abwägen:

Vorteile:

  • Weniger Bürokratie:  Ein Kleinunternehmer ist nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet.
  • Der normale Turnus ist dann das Quartal, sofern die Umsatzsteuer EUR 7.500 im Jahr voraussichtlich nicht überschreiten wird. Außerdem ist ein Kleinunternehmer von der Abgabe Zusammenfassender Meldungen befreit.

Exkurs:
Für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2026 hat der Gesetzgeber im Rahmen des Bürokratieentlastungegesetzes III eine zeitlich befristete Abschaffung der Verpflichtung zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung für Neugründer umgesetzt: Überschreitet die zu entrichtete Umsatzsteuer voraussichtlich nicht den Jahresbetrag von EUR 7.500, so hat die Umsatzsteuer-Voranmeldung nunmehr nur noch vierteljährlich zu erfolgen. Die Aussetzung gilt zunächst für die Kalenderjahre 2021 bis 2026. (BMF, Schr. v. 16.12.2020 – III C 3 – S 7346/20/10001 :002)

  • Wettbewerbsvorteile: Dadurch, dass die Leistungen des Kleinunternehmers von der Umsatzsteuer befreit sind, haben Kleinunternehmer einen leichten Vorteil gegenüber ihren Mitbewerbern. So entfallen 19 % bzw. 7 % des Preises – den Kunden und Eure Marge wird es freuen!
  • Ideal für Nebengewerbe: Durch die entfallende Bürokratie und den Preisvorteil eignet sich dieses Modell besonders gut für diejenigen, die neben Ihrer eigentlichen Tätigkeit ein Nebengewerbe betreiben wollen. Weitere Infos: Nebengewerbe anmelden möchten.

Nachteile:

  • Kein Vorsteuerabzug: Wenn ihr ein Kleinunternehmer seid und entsprechend keine Umsatzsteuer an den Fiskus abführt, dann könnt Ihr auch keine Vorsteuer für Eingangsleistungen geltend machen. Solltet Ihr hohe Anfangsinvestitionen oder einen hohen Wareneinsatz haben oder Wiederverkäufer sein, dann ist das Recht zum Vorsteuerabzug in der Regel sinnvoller. Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich für diejenigen, die keine hohen Anfangsinvestitionen haben und quasi sofort loslegen können, z.B. Schriftsteller.
  • Umsatzüberwachung: Wenn die Umsatzgrenzen überschritten werden, dann verfallen auch die bürokratischen Erleichterungen. Wollte Ihr von diesen also langfristig profitieren, dann dürfen Eure Umsätze die jeweiligen Grenzen nicht überschreiten.
  • Kommunikation mit dem Kundenkreis: Wichtig ist, dass Ihr auf allen Euren Rechnungen einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung aufnehmt. Denn nur so könnt Ihr auf den Umsatzsteuerausweis auf Euren Rechnungen verzichten.  Geschäftskunden könnten sich sonst fragen, warum Ihr auf einen steuerbaren und steuerpflichtigen Umsatz schlussendlich keine Umsatzsteuer ausweist.
  • Reverse-Charge-Umsätze: Weiterhin gilt, dass die Umsatzsteuer, bei denen Ihr als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet (sog. Reverse-Charge Umsätze) nicht von der Kleinunternehmerregelung erfasst werden. Weitere Hinweise zu Reverse-Charge findet Ihr hier. So hat der Kleinunternehmer die Umsatzsteuer für diese Leistungen auch abzuführen. Insbesondere Onlinehändler, die ihre Produkte über Amazon verkaufen, haben hier einen erheblichen Nachteil.
  • Grenzüberschreitender Onlinehandel: Die Kleinunternehmerregelung gilt nur für inländische Umsätze, d.h. für Umsätze, die in Deutschland steuerbar sind. Damit gilt die Kleinunternehmerregelung z.B. nicht für innergemeinschaftliche Fernverkäufe (§ 3c UStG), Details siehe oben.

Daneben führen auch innergemeinschaftliche Verbringungen (diese entstehen beispielsweise durch Nutzung ausländischer Amazon Lager) zu einer Registrierungspflicht im jeweiligen Bestimmungsland und werden durch die Kleinunternehmerregelung nicht abgedeckt.

Was ist für Kleinunternehmer hinsichtlich weiterer Steuerpflichten zu beachten?

Irrtümlicherweise denken viele Kleinunternehmer, dass sie durch die Kleinunternehmerregelung  von allen anderen Steuerpflichten befreit sind. Die Kleinunternehmerregelung sorgt aber nur dafür, dass Ihr keine Umsatzsteuer in Euren Rechnungen ausweisen müsst und entsprechend keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen müsst. Alle anderen Steuerpflichten bleiben für Euch bestehen. Somit müsst Ihr prüfen, inwieweit Ihr Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer oder auch Einkommensteuer abführen müsst.

Unseres Erachtens birgt die Kleinunternehmerregelung grundsätzlich mehr Nachteile als Vorteile. Ihr solltet daher in der Regel gleich als Vollunternehmer starten.

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