Digitale Kompetenzen in der Steuerberatung: Was braucht Ihr wirklich?

Zunächst einmal: Digitale Kompetenzen werden in der Steuerberatung künftig unverzichtbar sein. Gleichzeitig findet ein „War for Talents” statt. Heißt: Die Aus- und Weiterbildung Eurer Mitarbeiter ist unerlässlich. Neben der fachlichen Kompetenz müssen diese bestimmte digitale Kompetenzen beherrschen, die wir Euch im Folgenden zeigen.

Digitale Fachkompetenzen 

Digitale Fachkompetenzen in der Steuerberatung beziehen sich auf das Wissen und die Fähigkeiten, die erforderlich sind, um digitale Technologien und Tools in der Steuerberatungspraxis effektiv einzusetzen. Diese Kompetenzen sind stark aufgabenbezogen, d.h. je nachdem, welche Aufgaben- oder Kontrollfunktion Ihr in Eurer Kanzlei innehabt, sind unterschiedliche digitale Fachkompetenzen erforderlich. Im Folgenden haben wir für Euch die aus unserer Sicht wesentlichen digitalen Fachkompetenzen aufgelistet.

Informations- und Datenkompetenz 

Informations- und Datenkompetenz ist die Fähigkeit, Informationen und Daten effektiv zu finden, zu bewerten, zu organisieren, zu interpretieren und zu nutzen. Die Stichworte lauten hier Big Data oder Massendaten. Damit sind Datenmengen gemeint, die zu groß, zu komplex, zu schnelllebig oder zu schwach strukturiert sind, um sie mit manuellen und herkömmlichen Methoden der Datenverarbeitung auszuwerten. Informations- und Datenkompetenz ist daher die Fähigkeit, Massendaten nutzbar zu machen. 

Bei Taxdoo läuft das etwa so: Taxdoo ist in der Lage, Transaktionsdaten sowohl von den führenden Onlinemarktplätzen (z.B. Amazon, Zalando oder eBay), Shopsystemen wie Shopify oder ERP-Systemen (plentymarkets oder Xentral) mittels API zu erhalten. Gleichzeitig bieten wir unsere API auch für alle an, die sich mit Taxdoo verbinden wollen. So erhält Taxdoo aus unterschiedlichen Quellen Daten – und zwar massig Daten. 

Blöderweise sind diese Daten zunächst unterschiedlich strukturiert und in dieser Form nicht brauchbar. Daher bringen wir die Daten erstmal in ein einheitliches Format. Diesen Vorgang nennt man Datenmapping. Einmal gemappt, können wir die Daten dann für unsere Zwecke verwenden, d.h. für Euch als Steuerberater umsatzsteuerlich auswerten und aufbereiten, z.B. als OSS-Meldung oder als DATEV-Export.  

Was wollt Ihr mit den Daten anfangen?

Die Datenbeschaffung ist für Euch ein wichtiger Schritt. Allerdings stellt sich unweigerlich die Frage, was Ihr mit diesen Daten als Steuerberater anfangen wollt. Natürlich sollen die Daten in die jeweilige Steuererklärung und in die Finanzbuchhaltung steuerlich korrekt überführt werden. Zugleich stellt dieser Datenschatz auch eine besondere Chance für die Steuerberatung dar. So haben repetitive Aufgaben ein Automatisierungspotential. Oder Ihr könnt Euer Beratungsangebot durch datengestützte Aussagen ergänzen. 

Bezogen auf Eure Steuerkanzlei müsst Ihr Euch ähnliche Fragen stellen:

• Woher bekommt Ihr die Daten? Benutzt der Mandant z.B. ein ERP-System oder ein Shopsystem wie Shopify? 
• Müssen Informationen vielleicht sogar erst digitalisiert werden (z.B. Scan einer Papierbescheinigung)?
• Wie sollen diese Daten bei Euch in der Steuerkanzlei ankommen? Sind die Daten z.B. schon DATEV-kompatibel?
• Wie sollen die Daten steuerlich kontrolliert und in die Finanzbuchhaltung oder in die entsprechende Steuererklärung überführt werden? 
• Wie sollen die Arbeitsschritte dokumentiert werden (z.B. in einer digitalen Akte)?

Kenntnis und Nutzung von Tax-Technology-Tools 

Gerade für wiederkehrende Prozesse eignet sich als Arbeitserleichterung eine Vielzahl von Tax-Technology-Tools. Hier gilt es jedoch, den Markt für Steuersoftware im Auge zu behalten und genau zu prüfen, ob das jeweilige Tool tatsächlich einen Mehrwert für die eigene Steuerkanzlei bietet und sich in die digitalen Arbeitsprozesse integrieren lässt. Es gibt eine Vielzahl an Buchhaltungssoftware, Rechnungsprogrammen oder Umsatzsteuertools, die Ihr einzeln beziehen und implementieren könnt. Wenn es da nur ein Tool gäbe, das alles vereint!

Auch bei Taxdoo haben wir uns mit diesen Prozessen auseinandergesetzt und unser Portfolio in den letzten Jahren stetig erweitert. Angefangen mit der umsatzsteuerlichen Prüfung von Transaktionsdaten war der nächste logische Schritt, die steuerliche Auswertung der Daten in die entsprechende Buchhaltungslogik zu überführen. Die Transaktionsdaten lieferten uns zwar viele nützliche Hinweise für diese beiden Prozesse. Richtig komplett wurde das Ganze aber erst durch die Ergänzung der entsprechenden Zahlungsdaten, die wir ebenfalls über APIs beziehen und bei uns als DATEV-Zahlungsexport zur Verfügung stellen. 

Als Steuerberater müsst Ihr daher selbst entscheiden, ob und welche Tools Ihr in der Praxis einsetzen wollt. In jedem Fall solltet Ihr offen sein für jegliche Steuersoftware und prüfen, wie diese Euren Alltag erleichtern kann. 

Verständnis von Digitalisierungsprozessen

Mit der Auswahl einer geeigneten Steuersoftware ist es leider nicht immer getan. Diese muss auch in die jeweiligen Arbeitsprozesse integriert werden. Oder es müssen sogar erst entsprechende digitale Arbeitsprozesse in der Kanzlei etabliert werden. So oder so müsst Ihr eine gewisse Sensibilität sowie ein Verständnis für Digitalisierungsprozesse besitzen und wissen, welche Herausforderungen dabei zu berücksichtigen sind.

Das Verständnis von Digitalisierungsprozessen bedeutet natürlich auch, wie die Nutzung von Steuersoftware z.B. manuelle Tätigkeiten ersetzen kann. Daneben müsst Ihr auch in der Lage sein, elektronische Dokumente wie Rechnungen und Belege zu verarbeiten, elektronische Kommunikationsmittel wie z.B. E-Mail und Video-Chat zu nutzen und Mandantendaten sicher in digitalen Systemen zu speichern, z.B. in einer digitalen Akte. 

Zusammenfassend ist es für den Steuerberater wichtig, Digitalisierungsprozesse zu verstehen und Potenziale für deren Einsatz zu erkennen. Sobald digitale Prozesse integriert sind, können diese die Effizienz und Qualität in der Steuerpraxis steigern und somit auch einen Nutzen für den Mandanten bieten.

Datenschutzkompetenz

Ein Thema, das Ihr bei keinem Digitalisierungsvorhaben vergessen dürft, ist natürlich der Datenschutz. Oftmals gilt dieser als Bremser oder sogar Ausrede, warum bestimmte Vorhaben nicht umgesetzt werden. Dennoch ist Datenschutz ein wichtiges Thema für die Steuerbranche, speziell im Hinblick auf die Digitalisierung. Da Ihr als Steuerberater Zugang zu sensiblen Informationen wie persönlichen Informationen, Einkommens- und Finanzdaten habt, müsst Ihr gewährleisten, dass die Daten sicher und geschützt sind.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU und andere Datenschutzgesetze beinhalten bestimmte Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten – einschließlich der Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Übermittlung solcher Daten. Entsprechend solltet Ihr Euch frühzeitig mit der DSGVO und anderen Datenschutzgesetzen und -vorschriften auseinandersetzen und sicherstellen, dass Ihr diese einhaltet.

Grundsätzlich solltet Ihr bestimmte (und nicht abschließende) Maßnahmen in Erwägung ziehen: 

• Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Datensicherung, um sicherzustellen, dass die Daten Eurer Mandanten vor unbefugtem Zugriff und Verlust geschützt sind,
• Nutzung sicherer Datenübertragungsmethoden wie verschlüsselte E-Mails oder sichere Online-Portale, um sicherzustellen, dass die Daten während der Übertragung geschützt sind,
• regelmäßige Schulung Eurer Mitarbeiter zu Datenschutzthemen sowie die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten, damit alle die Bedeutung des Datenschutzes verstehen und entsprechend handeln,
• Einholen von Einwilligungen von Mandanten für die Verarbeitung personenbezogener Daten,
• regelmäßige Prüfung und Aktualisierung der Datenschutzbestimmungen.

Fazit

Auch in der Steuerberatung schreitet die Digitalisierung immer weiter voran. Dies setzt in den Kanzleien bestimmte digitale Fachkompetenzen voraus. Die Informations- und Datenkompetenz spielt hierbei eine wichtige Rolle. Hierzu müsst Ihr Euch die Frage stellen, wie Ihr an die Informationen kommt, wie diese digitalisiert werden können, wie sie in die verwendeten Steuerprogramme gelangen, wie sie steuerlich geprüft und in die Finanzbuchhaltung bzw. in die Steuererklärungen überführt werden. 

Steuerberater sollten Tax-Tech-Tools kennen und anwenden können, um damit wiederkehrende Prozesse zu erleichtern und effizienter zu gestalten. Dafür solltet Ihr Euch zunächst einen Überblick über den Markt für Steuersoftware verschaffen und genau prüfen, ob das jeweilige Tool einen Mehrwert bietet und sich in die digitalen Arbeitsprozesse integrieren lässt.

Solltet Ihr Interesse an der Implementierung von Taxdoo für Eure Steuerkanzlei haben und Euch fragen, wie ein passender Workflow aussehen könnte, seid Ihr in einem 

• Online-Training für Steuerberater oder
• in einem Taxdoo Workshop für Steuerkanzleien sehr gut aufgehoben.