Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Steuerliche und zivilrechtliche Bedeutung einer Rechnung 

Die Rechnung hat unterschiedliche Funktionen. Aus umsatzsteuerlicher Sicht hat sie grundsätzlich zwei Funktionen: Sie dient einerseits als Nachweis, dass eine Leistung (Lieferung oder sonstige Leistung) erbracht wurde oder dass eine Leistung bezogen wurde. Daneben dient die Rechnung als Nachweis, dass die Leistung auch korrekt versteuert wurde. Auf der Eingangsseite ist der Unternehmer als Leistungsempfänger nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn er im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung ist. 

Neben der umsatzsteuerlichen Bedeutung erfüllen Rechnungen auch zivil- und ertragsteuerrechtliche Funktionen. So stellt eine Rechnung zivilrechtlich eine Zahlungsaufforderung und Dokumentation des Leistungsumfanges dar. Unternehmer haben zudem regelmäßig einen zivilrechtlichen Anspruch auf die Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung. 

Ertragsteuerlich erfüllt die Rechnung vor allem eine Belegfunktion für den Betriebsausgabenabzug und eine Dokumentationsfunktion für Betriebseinnahmen.

Welche Angaben müssen auf eine Rechnung?

Eine Rechnung von Euch muss im Allgemeinen die folgenden Angaben enthalten:

• vollständige Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Kunden,
• Eure Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum der Rechnung,
• eine fortlaufende Rechnungsnummer,
• eine Leistungsbeschreibung (Was verkauft Ihr konkret?)
  • Waren: Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände 
  • Dienstleistung: Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• Leistungsdatum (Wann habt Ihr die Lieferung oder die Dienstleistung ausgeführt?), 
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
• Angewendete Steuersätze und Steuerbefreiungen,
• Steuerbetrag,
• Entgelt

Korrekte Adressierung

Auf der Rechnung müsst Ihr auf jeden Fall Eure vollständige Anschrift angeben. Das Gleiche gilt für die Anschrift Eurer Kunden.

Steuernummer oder USt-IdNr.

Zusätzlich müsst Ihr entweder Eure Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) aufführen.

Rechnungsnummer

Aus der Sicht des Finanzamts muss sichergestellt sein, dass jede Rechnung einmalig ist. Daher müsst Ihr auf jeder Eurer Rechnungen eine fortlaufende Rechnungsnummer vermerken. Eine Vorschrift, wie diese Nummer aufgebaut sein muss, gibt es (in Deutschland) nicht. Es ist auch nicht zwingend erforderlich, dass die vergebenen Rechnungsnummern lückenlos aufeinander folgen müssen. Beispielsweise kann die Rechnungsnummer aus Buchstaben und Zahlen bestehen. Ihr müsst lediglich sicherstellen, dass zwei Rechnungen nicht unter derselben Rechnungsnummer laufen.

Rechnungsdatum und Zeitpunkt der Leistung

Weitere erforderliche Inhalte sind das Datum der Rechnungserstellung sowie der Zeitpunkt Eurer Dienstleistung oder Lieferung. Beides kann auch zeitlich zusammenfallen. Dazu müsst Ihr Euch im Prinzip nur folgendes merken. Das Finanzamt interessiert primär, in welchem Monat ein Umsatz erwirtschaftet wurde, sodass im E-Commerce in den meisten Fällen folgender Hinweis in der Rechnung genügt: „Der Zeitpunkt der Lieferung / Leistung entspricht dem Rechnungsdatum“.

Apropos Rechnungsdatum! Zählt dieses automatisch auch als Leistungsdatum? Und welche Rolle spielt das Lieferdatum eigentlich für die Umsatzsteuer? Wichtige Fragen, die für eine ordnungsgemäße Versteuerung bzw. Buchhaltung von Relevanz sind. In diesem Beitrag erklären wir Euch, zu welchem Datum Leistungen versteuert werden müssen.

Leistungsbeschreibung: Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung

Weiterhin muss aus Eurer Rechnung die Menge und Art („handelsübliche Bezeichnung“ genannt) der gelieferten Gegenstände bzw. Eurer Dienstleistung erkennbar sein.
Was konkret eine handelsübliche Bezeichnung ist und was Ihr sonst bei der Leistungsbeschreibung beachten müsst, könnt Ihr in diesem Blogbeitrag nachlesen.

Gesonderte Aufstellung der Nettoentgelte und Umsatzsteuerbeträge

In der Rechnung müsst Ihr das Nettoentgelt, den anzuwendenden Steuersatz und den darauf entfallenden Steuerbetrag jeweils getrennt voneinander ausweisen. 

Hinweis auf Steuerbefreiung

Im Fall einer Steuerbefreiung muss die Rechnung einen Hinweis darauf enthalten, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Müssen immer alle Angaben auf die Rechnung: Geht’s auch einfacher?

Grundsätzlich müssen immer alle Angaben auf die Rechnung. Es sei denn, es handelt sich um eine Kleinbetragsrechnung. Bei einer solchen müsst Ihr nicht alle beschriebenen Rechnungspflichtangaben aufführen, sofern der Gesamtbetrag der ausgestellten Rechnung 250 Euro nicht übersteigt (§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung).

Wie könnt Ihr eine Rechnung ausstellen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Ihr Rechnungen ausstellen könnt.

Gutschrift

Grundsätzlich seid Ihr als Leistender natürlich verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Allerdings kann sich auch der Leistungsempfänger für eine erhaltene Lieferung oder sonstige Leistung quasi selbst eine Rechnung ausstellen und kann diese dem leistenden Unternehmer schicken. Dies nennt man umsatzsteuerlich Gutschrift. Allerdings muss die Ausstellung einer Rechnung als Gutschrift vorher von den Beteiligten vereinbart werden. Ferner hat der Unternehmer ein Widerspruchsrecht.

Rechnungsstellung durch Dritte

Eine Rechnung kann auch von einem Dritten ausgestellt werden, mit Wirkung für den Leistenden. Sofern eine Gutschrift vereinbart worden ist, kann auch diese ein Dritter ausstellen.  

Elektronische Rechnung statt Papierrechnung

Habt Ihr keine Lust auf Papierrechnungen? Kein Problem, Ihr könnt auch elektronische Rechnungen verschicken. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Konkret also beispielsweise eine Rechnung, die als PDF per E-Mail versendet wird (§ 14 Abs. 1 S. 8 UStG).

Elektronische Rechnungen dürft Ihr allerdings nur ausstellen, wenn der Rechnungsempfänger dem vorher zugestimmt hat. Diese Zustimmung kann (immerhin) ohne Weiteres angenommen werden, wenn der Empfänger etwa den Rechnungsbetrag bezahlt. Besteht Euer Geschäftspartner ausdrücklich auf eine Papierrechnung (weil er z.B. Bäume hasst), dann bleibt Euch nichts anderes übrig, als den Drucker anzuschmeißen und Briefmarken abzulecken.

Müsst Ihr überhaupt eine Rechnung ausstellen?

Wenn Ihr Waren oder Dienstleistungen über Euren eigenen Webshop oder Online-Marktplätze wie Amazon oder eBay verkauft, stellt Ihr Euch sicherlich öfters die Frage: Muss ich eine Rechnung ausstellen? 

Die Antwort auf diese Frage hängt davon ab, wer Eure Kunden sind, wohin die Ware geht bzw. wo Eure Kunden ansässig sind.

Privatkunden vs. Unternehmer: Wann gilt eine Rechnungspflicht?

Leistungen an andere Unternehmer (B2B)

Erbringt Ihr als Händler eine Warenlieferung oder Dienstleistung an einen anderen Unternehmer, seid Ihr dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen.

Innergemeinschaftliche Lieferung

Erbringt Ihr innergemeinschaftliche Lieferungen an andere Unternehmer, müsst Ihr auch hier eine Rechnung ausstellen. Sofern die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung für eine innergemeinschaftliche Lieferung vorliegen, darf Eure Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen und muss ferner den Hinweis beinhalten, dass es sich um eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung handelt. Wichtig ist neuerdings für die Steuerbefreiung, dass Euer Kunde über eine gültige USt-ID aus einem anderen EU-Land bei Ausführung der Lieferung verfügt und genau diese gegenüber Euch verwendet. 

Innergemeinschaftliche Verbringungen

Sofern Ihr Fulfillmentstrukturen nutzt wie etwa FBA von Amazon (CEE oder PAN-EU), liegen oftmals sogenannte innergemeinschaftliche Verbringungen vor. Hierbei gelangt Ware von einem EU-Warenlager in ein anderes Warenlager in ein anderes EU-Land. Wichtig ist hier, dass Ihr quasi an Euch selbst Lieferungen erbringt, allerdings unter unterschiedlichen USt-ID (USt-ID vom Abgangsland an USt-ID des Bestimmungslandes). Hier müsst Ihr ebenfalls Rechnungen ausstellen, und zwar sogenannte Pro-Forma-Rechnungen, die den allgemeinen Rechnungsanforderungen genügen müssen.

Reverse-Charge-Verfahren

Erbringt Ihr beispielsweise als deutscher Unternehmer Dienstleistungen an einen Unternehmer, der in einem anderen EU-Staat als Ihr ansässig ist, findet grundsätzlich das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren Anwendung. In diesem Fall schuldet der Leistungsempfänger im EU-Ausland die Umsatzsteuer. Auch hier müsst Ihr eine Rechnung ausstellen, die keine Umsatzsteuer ausweisen darf.

Hinweis auf einer Reverse-Charge-Rechnung

Ferner muss auf der Rechnung auch der Hinweis enthalten sein, dass die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger übergeht. Alternativ kommen Formulierungen in Betracht, die in anderen Amtssprachen für den Begriff „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ in Art. 226 Nr. 11a MwStSystRL gelten.

Müsst Ihr als Kleinunternehmer Rechnungen ausstellen? Ob Ihr als Kleinunternehmer Rechnungen ausstellen müsst, könnt Ihr hier nachlesen.

Leistungen an Privatpersonen

Leistungen an Privatpersonen in Deutschland

Ist Euer Kunde eine Privatperson in Deutschland, entfällt grundsätzlich die Rechnungspflicht. 

Hiervon gibt es allerdings einige Ausnahmen. Bei folgenden Leistungen müsst Ihr eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten ausstellen:

• steuerpflichtige Werklieferung und 
• sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Exkurs: Wie könnt Ihr erkennen, ob der Leistungsempfänger eine Privatperson oder ein Unternehmer ist?

Ihr müsst regelmäßig Eure Kunden fragen, ob diese eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben. Verwendet der Kunde Euch gegenüber eine USt-ID könnt Ihr grundsätzlich davon ausgehen, dass es sich um einen Unternehmer handelt. Warum die USt-ID sonst noch wichtig ist, könnt Ihr hier nachlesen.

Innergemeinschaftliche Fernverkäufe 

Erbringt Ihr innergemeinschaftliche Fernverkäufe an Privatpersonen im EU-Ausland, die im Bestimmungsland steuerbar sind, müsst Ihr grundsätzlich eine Rechnung ausstellen. Es gelten dann allerdings die Rechnungsanforderungen im Bestimmungsland. 
Nutzt Ihr allerdings den OSS, um diese innergemeinschaftlichen Fernverkäufe zu deklarieren, müsst Ihr keine Rechnung ausstellen und erspart Euch zusätzlich Arbeit.

Was passiert bei Verstößen gegen die Rechnungsausstellungspflicht?

Sofern Ihr eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, droht Euch ein Bußgeld von höchstens 5.000 Euro. 

Daneben hat Euer Geschäftspartner, wie eingangs beschrieben, regelmäßig einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung. 

Was sind die Folgen von falschen Rechnungen?

Die Folgen von Rechnungen, die falsche Angaben enthalten, sind unterschiedlich. Es kommt darauf an, was konkret in der Rechnung falsch ist.

Die relevantesten Fälle beziehen sich auf einen falschen Steuerausweis (z.B. wenn eine zu hohe Steuer ausgewiesen wurde). In solchen Fällen schuldet Ihr immer den zu hoch ausgewiesenen Steuerbetrag, bis Ihr diesen Fehler korrigiert habt. Seid Ihr etwa Kleinunternehmer in Deutschland bzw. nutzt die Kleinunternehmerregelung, müsst Ihr keine Umsatzsteuer in Euren Rechnungen ausweisen. Falls Ihr das doch macht, müsst Ihr diese natürlich auch abführen.

Fazit 

Mal eben schnell eine Rechnung schreiben – ganz so einfach ist das nicht als Onlinehändler.

Denn bei der Rechnungsstellung sind viele Teilaspekte zu beachten. Besteht eine Rechnungsausstellungspflicht, welche Angaben müssen in eine Rechnung? 

In der Praxis werden der Einfachheit halber oftmals für alle Vorgänge Rechnungen ausgestellt, obwohl gesetzlich keine Pflicht dazu besteht. 

Sofern Ihr Rechnungstools verwendet, solltet Ihr konkret prüfen, ob diese auch komplexe Fälle abbilden können. Bei automatisierten Rechnungen von Amazon lohnt sich ferner ein zweiter Blick.