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Die größte Umsatzsteuerreform und das OSS Chaos 2021: Warum ich die Umsatzsteuer und meinen Beruf dennoch liebe – Ein persönlicher Erfahrungsbericht

2021 ist das Jahr der wohl größten Umsatzsteuerreform für den grenzüberschreitenden E-Commerce seit knapp 30 Jahren, verbunden mit einem beispiellosen Chaos bei der deutschen Umsetzung des Kernelements “OSS”. 2021 ist damit auch das Jahr, das Steuerberater, Finanzverwaltungen, Technologieanbieter und natürlich die betroffenen Steuerpflichtigen vor massive Herausforderungen stellte. In diesem Erfahrungsbericht beschreibe ich, wie mir diese Reform mehr als zuvor gezeigt hat, warum ich meinen Beruf und die Arbeit bei Taxdoo liebe.
  • Anna-Katharina Heidbuechel

    Anna-Katharina Heidbuechel

    Anna-Katharina ist Steuerberaterin und langjährige Expertin an der Schnittstelle VAT & Tech.

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Anna-Katharina Heidbuechel

14 min. Lesezeit
Die größte Umsatzsteuerreform und das OSS Chaos 2021: Warum ich die Umsatzsteuer und meinen Beruf dennoch liebe –  Ein persönlicher Erfahrungsbericht

Nachts, 23.15 Uhr, irgendwann Mitte Oktober. Das BZSt hat an diesem Tag ein weiteres kleines Informationsbruchstück dazu veröffentlicht, wie die OSS-Meldung in Deutschland zu erfolgen hat.

Zusammen mit Kollegen aus dem Taxdoo Produkt Team arbeite ich daran, die neuen Erkenntnisse so in unsere Produkte einzuarbeiten, dass unsere Kunden möglichst wenig Stress mit ihren OSS-Meldungen haben werden.

Wir wissen, wir sind auf der Zielgeraden, aber wir ahnen noch nichts von den zahlreichen Fehlermeldungen, die das BZSt auch für 100%ig korrekte OSS-Meldungen in den folgenden Tagen noch für uns alle in petto hatte…

Wie konnte es so weit kommen?

Mein persönlicher Erfahrungsbericht zum OSS Chaos 2021

Es war weit im Voraus klar, dass das Inkrafttreten der zweiten Stufe des “VAT E-Commerce Package”, mit dem One Stop Shop (OSS) als zentralem Element, heftige Herausforderungen mit sich bringen würde: 

  • Die Reform war bei Inkrafttreten bereits veraltet
  • Viele rechtliche Zweifelsfragen führen in der Praxis zu zahlreichen Unklarheiten 

Doch vermutlich hätte niemand vor Implementierung der Reform gedacht, dass die Herausforderungen so weit gehen, dass tausende Steuerpflichtige in Deutschland kryptische Fehlermeldungen nach Abgabe der ersten manuellen OSS-Meldung erhalten. 

Die Betroffenen haben oft auch heute noch damit zu kämpfen, zu verstehen, ob ihrerseits im Hinblick auf die erste OSS-Meldung noch Handlungsbedarf besteht oder nicht. Aber dazu später mehr. 

In diesem Blogpost möchte ich Euch über meine oft leidvollen Erfahrungen der vergangenen Monate mit der Implementierung dieser Reform berichten und auch, warum ich mir dennoch keinen besseren Beruf vorstellen kann. 

Nationale Umsetzung des VAT E-Commerce Package und die Auslegung der Finanzverwaltung lässt viele Fragen offen

Viele von Euch werden bestimmt von Ihrem Steuerberater schon mal die folgende Antwort bekommen haben: Es kommt darauf an! 

Und auch wenn diese Antwort für Euch oftmals nicht zufriedenstellend erscheint, ist diese leider an einigen Stellen berechtigt. Insbesondere, wenn es um den One-Stop-Shop und die damit im Zusammenhang stehenden Praxisfragen geht. 

Die für den One-Stop-Shop relevanten Regelungen sind grundsätzlich im Umsatzsteuergesetz geregelt. Allerdings werden diejenigen unter Euch, die mal einen Blick ins Umsatzsteuergesetz geworfen haben, genauso schnell wie ich feststellen, dass die gesetzlichen Regelungen zu den wichtigsten Praxisfragen keine näheren Ausführungen beinhalten. 

Neben dem Umsatzsteuergesetz gibt es auch Erläuterungen zum Umsatzsteuergesetz. Diese Erläuterungen zum Umsatzsteuergesetz befinden sich im sogenannten Umsatzsteueranwendungserlass. Der Umsatzsteueranwendungserlass stellt gleichzeitig die Sichtweise der deutschen Finanzverwaltung dar. Dort können wir weitergehende Ausführungen zu einzelnen Regelungen des Gesetzes finden, die an einigen Stellen auch mit Beispielen untermauert werden. 

Die Umsatzsteuerreform 2021 machte sogar Hoffnung, da die Finanzverwaltung sich ausnahmsweise, schon vor Inkrafttreten der Reform im Juli 2021, bereits Ende April in einem BMF-Schreiben zum One-Stop-Shop und den dazugehörigen Regelungen geäußert hatte. Wer sich schon länger mit dem Umsatzsteuerrecht beschäftigt, der weiß, dass dies nicht immer so ist. Man denke nur an die Quick Fixes 2020, als viele Berater und Steuerpflichtige lange und vergeblich auf die Verlautbarungen der Finanzverwaltung gewartet haben.

Allerdings währte die Freude nicht lange, denn nach einem Blick in das oben erwähnte BMF-Schreiben musste ich leider ziemlich schnell feststellen, dass sich auch in den Ausführungen der Finanzverwaltung keine Antworten auf die drängendsten Praxisfragen finden:

  • Führt eine OSS-Registrierung zum Verzicht auf die EU-weite Lieferschwelle, wenn diese zum Zeitpunkt der Registrierung noch nicht überschritten war?
  • Wie ist eigentlich mit Retouren (die im E-Commerce ja nur sehr selten vorkommen ;)) umzugehen, wenn diese Lieferungen vor dem 01.07.2021 betreffen und gibt es eine Möglichkeit diese auch über das OSS-Verfahren zu deklarieren?
  • Was bedeutet mittelbare Beteiligung einer elektronischen Schnittstelle an der Lieferung oder Bestellung eines Endkunden?

Warum äußert sich die Finanzverwaltung monatelang nicht zur praktischen Umsetzung der OSS Anforderungen? 

Auch ich kann nur vermuten, warum sich die Finanzverwaltung zu den wichtigsten Praxisfragen im Zusammenhang mit der größten Umsatzsteuerreform seit knapp 30 Jahren für den E-Commerce nicht äußert. Ich gehe allerdings davon aus, dass der Finanzverwaltung viele Praxisprobleme zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Umsatzsteueranwendungserlasses (noch) nicht bewusst waren.

Für mich und auch viele andere bedeutet dies aber in der Praxis letztlich, dass ohne eine klare gesetzliche Regelung und ohne Äußerung der Finanzverwaltung eine Entscheidung getroffen werden muss, wie mit bestimmten Sachverhalten umgegangen werden muss. 

Und dies war aus meiner Sicht eine der größten Herausforderungen in den vergangenen Monaten. Und diese Herausforderung war leidvoll bis schmerzhaft.

Klar, man muss kein Prophet sein, um zu wissen, dass derartige Reformen im Steuerrecht auch immer mit Unsicherheiten versehen sind.

Ich persönlich finde es jedoch extrem frustrierend, dass in dieser Situation kein Austausch mit der Finanzverwaltung oder dem Bundeszentralamt für Steuern möglich ist. Auch zahlreiche Anrufe bei den entsprechenden Behörden haben oft mit unbefriedigenden Antworten geendet. 

Letztendlich werden alle Betroffenen regelrecht im Regen stehen gelassen. 

Die zahlreichen rechtlichen Zweifelsfragen im Zusammenhang mit dem One-Stop-Shop und den übrigen Neuregelungen sind allerdings in der Praxis nicht die einzige Hürde. 

Die rechtlichen Neuerungen mussten einerseits bei Euch und Euren Steuerberatern in Systemen und Prozessen umgesetzt werden. Aber natürlich bedurfte die Umsetzung des One-Stop-Shops auch eine EU-weite technische Umsetzung auf Seiten der Finanzbehörden, um es Onlinehändlern und Steuerberatern zu ermöglichen, ihre OSS-Meldungen für alle grenzüberschreitenden Verkäufe abzugeben.

Wie gut das in Deutschland geklappt hat, könnt Ihr im nachfolgenden Abschnitt lesen, falls Ihr es nicht bereits im Oktober 2021 sowieso am eigenen Leib erfahren habt.

Technische Umsetzung des One-Stop-Shop in Deutschland gescheitert

Viele von Euch haben es vermutlich spätestens Ende Oktober leidvoll erfahren: Das BZSt hat es nicht rechtzeitig geschafft, die entsprechende technische Plattform zur Abgabe der OSS-Meldungen bereitzustellen.

Die Einzigen, die wohl keine Probleme mit der Abgabe der ersten OSS-Meldung gehabt haben dürften, sind Onlinehändler, die ihre Ware aus einem Zentrallager in Deutschland in die EU versenden.

Alle anderen Onlinehändler, die das gesamte Spektrum moderner Logistik voll ausreizen und an Programmen wie Amazon FBA teilnehmen, wurden bei Abgabe der Meldung von Problemen wie diesen geplagt:

  • Manuelle Deklaration: Mangels Möglichkeit, eine OSS-Meldung mittels Dateiupload abzugeben, musste die erste OSS-Meldung in Deutschland manuell abgegeben werden. Dies bedeutet, dass die OSS-relevanten Umsätze alle händisch eingetragen werden mussten. Bei einem Amazon-FBA-Händler mit zahlreichen Länderkombinationen hat die händische Eingabe einer OSS-Meldung mehrere Stunden in Anspruch genommen.
  • Unverständliche Fehlermeldungen seitens des BZSt: Nach Abgabe der OSS-Meldung haben tausende Händler und Steuerberater Fehlermeldungen erhalten. Diese Fehlermeldungen waren (in vielen Fällen) allerdings nicht begründet, sondern basierten rein auf einem technischen Fehler beim BZSt. 

Aus meiner Sicht ist das äußerst enttäuschend, wenn man sich vor Augen führt, dass diese Reform zwar im Jahr 2021 in Kraft getreten ist, aber bereits im Jahr 2017 beschlossen wurde. 

Man sollte meinen, dass 4 ganze Jahre den Staaten der EU genug Vorlauf geben, um eine entsprechende technische Umsetzung der Regulatorik zu ermöglichen. 

Schließlich wird dies auch von den Steuerpflichtigen erwartet.

Da mich diese Tatsache persönlich wirklich sehr frustriert, habe ich die Problematik auch auf EU-Ebene in verschiedenen Foren angesprochen und versucht die Thematik bei der EU-Kommission zu platzieren. Leider auch hier nur Antworten, die mit der Realität nicht viel gemein haben. Man bemühe sich und setzt den Mitgliedstaaten als EU-Kommission enge Deadlines zur IT-mäßigen Umsetzung der Regulatorik. Wie das Ganze in Deutschland geklappt hat, haben wir Ende Oktober alle schmerzhaft erfahren.

Für mich persönlich sind die vergangenen Monate ein Armutszeugnis für Deutschland bzw. den Stand der Digitalisierung in den deutschen Behörden. 

Ich habe in den vergangenen Wochen nicht selten in die erstaunten Gesichter meiner Entwicklerkollegen geschaut, als ich erklärt habe, dass die Umsätze in der deutschen OSS-Meldung alle händisch eingetragen werden müssen und dass keine andere technische Lösung zur Verfügung steht.

Ebenfalls war es Ende Oktober nicht selten, dass ich mit verzweifelten Steuerberatern gesprochen habe, die mehrere Stunden gebraucht haben, um die OSS-Meldung ihrer Mandanten im Portal “Mein Bop” des BZSt zu erfassen. Nach Erhalt der kryptischen Fehlermeldungen war das Chaos perfekt und selbst erfahrene Steuerberater waren von dieser völlig chaotischen Situation überrascht.

Denn leider waren die technischen Fehler auf Seiten des BZSt nicht das einzige Problem, das dem Händler und Steuerberater bei der ersten OSS-Meldung gegenüberstand. Mehr dazu nachfolgend.

Kommunikation Fehlanzeige: BZSt lässt Steuerberater, Softwareanbieter und Onlinehändler im Regen stehen

Dass es auf Seiten der Finanzverwaltung technische Probleme mit der Umsetzung des OSS gab, ist die eine Sache. Die andere Sache ist jedoch, wie man mit den bekannten Fehlern umgeht. 

Und auch wenn ich es gerne anders formulieren würde, aber an dieser Stelle muss ich leider offen aussprechen, dass die Kommunikationspolitik des BZSt versagt hat.

Bei technischen Fehlern, die tausende Händler betroffen haben, sollten wir doch erwarten können, dass die betroffene Behörde die Steuerpflichtigen rechtzeitig zur Art der Probleme und zum Umgang mit selbigen informiert. 

Aber, Ihr ahnt es schon, dies war nicht der Fall. Nachdem ich eher per Zufall die ersten Fehlermeldungen von äußerst irritierten Steuerberatern erhalten habe, habe ich nach Informationen auf der Seite des BZSt gesucht. Ich, und auch viele Kollegen intern wie extern, haben sehr gründlich und sehr tief gesucht, aber: Fehlanzeige – keine Chance! 

Nun gut – Telefonnummer des BZSt gewählt. Aber auch hier: Fehlanzeige! Es hat mich 20 Versuche gekostet, bis ich endlich jemanden beim BZSt erreicht habe

Das BZSt hat die eigenen Fehler bei der OSS-Umsetzung nicht erkannt

Der Fehler war dort bisher nicht bekannt und man wollte mir auch keinen Glauben schenken. Erst als man beim BZSt gesehen hat, dass auch bei korrekter OSS-Registrierung und korrekter OSS-Meldung Fehlernachrichten ausgegeben werden, hat man mir versprochen, dass man sich das Problem anschauen werde. 

Nach weiteren 3 Tagen erhielt ich dann den Rückruf mit der Information, dass es sich tatsächlich um einen technischen Fehler auf Seiten des BZSt handelt.

Eine öffentliche Information hierzu auf der Seite des BZSt gab es weiterhin nicht. In dieser Zeit haben wir versucht, alle Betroffenen über unsere Kanäle über die aktuelle Lage zu informieren. Sehr wohl gab es aber mittlerweile vermutlich mehrere tausend Onlinehändler und Steuerberater, die die entsprechenden Fehlernachrichten erhalten haben und irgendwo zwischen verwirrt und verzweifelt waren.

Erst zwei Tage vor Ablauf der Frist (ein Freitag) zur Abgabe der OSS-Meldung hat das BZSt dann auch endlich Informationen zu den Fehlermeldungen auf deren Website veröffentlicht. Aber auch nach Veröffentlichung dieser Informationen haben die verzweifelten Anrufe von Onlinehändlern nicht abgenommen, da die Informationen mit teilweise uneindeutigen Handlungsanweisungen versehen waren.

Bleibende Erinnerungen an das OSS Chaos 2021 

Seit ich mich mit dem Umsatzsteuerrecht beschäftige, habe ich wirklich schon viele herausfordernde Momente und Projekte erlebt. Aber ich muss zugeben, dass ich die Zeit Ende Oktober 2021 wohl nicht so schnell vergessen werde.

In Erinnerung bleiben insbesondere unzählige Anrufe beim BZSt und der Anspruch, zusammen mit meinen Kollegen bei Taxdoo die E-Commerce Welt mit den wichtigsten Informationen zu versorgen, da dies leider nicht das Anliegen des BZSt war.

Wenn ich mit ein wenig Abstand auf die vergangenen Wochen zurückblicke, dann muss ich ehrlich zugeben, dass ich mir den OSS-Start deutlich anders gewünscht hätte. Der OSS-Start hat viel Zeit und viele Nerven gekostet und ich denke jeder, der sich in der Praxis mit der OSS-Meldung nur ansatzweise auseinandergesetzt hat, wird mir zustimmen.

Aber warum liebe ich meinen Job dennoch und könnte mir nichts besseres vorstellen?

Warum ich die Synthese von Umsatzsteuer-Regularien und Technologie trotzdem liebe 

Die letzten Monate und insbesondere die Umsetzung des VAT E-Commerce Package waren sehr herausfordernd und damit auch spannend

Aber sind wir mal ehrlich: Die Herausforderungen der letzten Monate rund um die Einführung des OSS haben nicht immer nur Spaß gemacht. Oft waren es auch Momente der Verzweiflung. Immer wenn ich gedacht habe, dass doch nun nicht noch ein weiteres Problem hinzukommen kann, wurde ich eines besseren belehrt.

Jeden Tag kamen neue Fragen und Herausforderungen dazu.

Allerdings liebe ich meine Tätigkeit trotzdem und könnte mir auch keine Bessere vorstellen.

Dies hat insbesondere zwei Gründe: 

  1. Ich liebe es, komplexe Regulatorik in smarte und intuitive Technologielösungen zu übersetzen

Ja, Regulatorik ist komplex und ja, es gibt auch viele rechtliche Zweifelsfragen. Allein schon diese Regelungen nachzuvollziehen und zu bewerten, welche Auswirkungen diese Regelungen auf Euch haben, kosten im Regelfall viel Zeit und Geld. Diese Regelungen aber in die eigenen Prozesse und Systeme zu überführen, stellt dann nochmal eine weitaus größere Herausforderung dar. 

Meine persönliche Leidenschaft ist es, komplexe Regulatorik in einfache und intuitive Technologielösungen zu übersetzen. Warum? 

Weil Unternehmen sich dann auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, ohne sich über die Regulatorik und deren Umsetzung Gedanken machen zu müssen.

Daher habe ich mich auch sehr über das Feedback eines langjährigen Kunden gefreut, der uns nach Übermittlung der OSS-Meldung berichtet hat, dass dank Taxdoo alles einwandfrei funktioniert hat. 

Feedback von Kunden zeigt, wie wichtig unser Engagement war

Tim leitet den Bereich “National Tax & Tax Compliance” eines internationalen Konzerns und hat uns mitgeteilt, dass seine Daten perfekt aufbereitet waren und er sich somit für die OSS-Meldung keine Gedanken mehr über die komplexe Datenaufbereitung machen musste. 

Solche Feedbacks glücklicher Kunden sind unbezahlbar und entschädigen auch für die zahlreichen Herausforderungen und nervenaufreibenden Stunden und schlaflosen Nächte der vergangenen Monate. 

Gleichzeitig ist es die beste Motivation, auch für zukünftige Reformen einfache und intuitive Lösungen zu finden. 

  1. Ich liebe es, Mehrwert für die Steuerberater-Community und Onlinehändler zu schaffen

Die mangelnde Kommunikationspolitik des BZSt nach Auftreten der Fehlermeldungen hat nicht wenige Steuerkanzleien und Onlinehändler in einen der Verzweiflung nahen Zustand gebracht. 

Bei Taxdoo machen wir es uns aber nicht nur zur Aufgabe, smarte Lösungen an der Schnittstelle Umsatzsteuer und E-Commerce zu schaffen. 

Es ist ebenfalls unsere Vision, alle für den E-Commerce relevanten umsatzsteuerlichen Informationen möglichst schnell allen Beteiligten über unseren Blog und LinkedIn zur Verfügung zu stellen. So, dass jeder schnell weiß, welche Implikation eine Änderung hat und wo dringender Handlungsbedarf besteht. 

Spätestens, seitdem ich die nachfolgende Nachricht von Andreas Giebel, der in der Steuerkanzlei Tischner Miske Derra in Bamberg arbeitet, erhalten habe, weiß ich, dass es sich gelohnt hat: 

“Tatsächlich hätten wir ohne Eure ausführliche Erläuterung im Taxdoo Blog nichts mit der Fehlermeldung vom BZSt anfangen können. Nur so wussten wir überhaupt, wie mit der Fehlermeldung umzugehen ist. Ihr wart da echt eine riesige Unterstützung. Diese Unterstützung geben wir als Kanzlei Tischner Miske Derra aus Bamberg gerne auch an Euch zurück.” 

Als dieses Feedback einige Tage später dann noch von einem Redakteur einer der bekanntesten deutschen Steuer-Fachzeitschriften bestätigt wurde, war der steuerliche Ritterschlag perfekt. 

Und auch wenn ich diesen persönlichen Erfahrungsbericht gerne positiv beenden würde, gab es in den vergangenen Tagen auch schon wieder die nächste Hiobsbotschaft: Es wird zwar eine Importfunktion für die Q4 OSS-Meldung geben. Allerdings wird die OSS Importfunktion nicht alle Transaktionsarten abbilden.

Somit bleibt das Unfassbare Realität – in Deutschland ist weiterhin keine vollautomatisierte OSS-Meldung möglich

Über den OSS hinaus zeigen die vergangenen Tage auch, dass die kommenden Jahre umsatzsteuerlich höchst spannend werden. Und auch wenn die Kommission sich ebenso bei diesen Reformen eine (weitere) Harmonisierung des Umsatzsteuerrechts in der EU auf die Fahnen geschrieben hat, bin ich der festen Überzeugung, dass es für Euch nicht unbedingt einfacher werden wird. 

Auch wenn das wieder eine neue frustrierende Nachricht ist, verspreche ich Euch: Wir bleiben für Euch dran!

#VATislove