Natürlich gibt es die verschiedensten Gründe, die zu einem  Steuerberaterwechsel für Onlinehändler führen. Es kann es sein, dass beispielsweise das Vertrauen zwischen Steuerberater und Mandant verloren gegangen ist, Fehler sich über längere Zeiträume aufgetürmt haben oder die Kosten aus eurer Sicht viel zu hoch ausfallen. Unerwartete Nachzahlungen, Betriebsprüfungen mit einem deutlichen Mehrergebnis oder sich jeden Monat wiederholende Fragen und manuelle Prozesse untergraben regelmäßig das Vertrauen in die (digitale) Kompetenz des so wichtigen Beraters. Schauen wir uns diese Gründe einmal genauer an.

Vertrauen: auf einer Wellenlänge

Die Wellenlänge ist einer der wichtigsten Faktoren in der Beziehung zwischen Onlinehändler und Steuerberater. Aber warum ist das so? Fachlich sind Onlinehändler ihren Steuerberatern meistens unterlegen. Von daher ist es wichtig, dass ihr euch wohlfühlt, jede vermeintlich noch so unqualifizierte Frage stellen und ein Gespräch auf Augenhöhe führen könnt. Keiner der beiden Parteien sollte sich dabei fehl am Platz fühlen.

Obendrein ist der Steuerberater über weite Teile eures (Privat-)Lebens bestens informiert. Denn als Mandant ist man für den Steuerberater im Endeffekt gläsern. Vermögen, Hauskauf, Hochzeit, Kinder – alles Themen, die mit dem Steuerberater (zumindest teilweise) besprochen werden müssen. Passt es also auf der Vertrauensebene nicht, ist ein Steuerberaterwechsel fast unumgänglich.

Automatisierte vs. analoge Prozesse

Ein weiterer Grund können interne Strukturen beim Steuerberater sein. Sind Prozesse automatisiert oder wird weiterhin auf analoge Strukturen gesetzt? Die Art der Arbeitsweise ist ein Punkt, der nicht zu unterschätzen ist. Händler sind in der Regel digital unterwegs – ihr Geschäftsmodell findet online statt und basiert auf Daten. Das bedeutet: Es muss Onlinehändlern möglich sein, die vielen Transaktionsdaten sowie die zahlreichen Belege, Unterlagen und Dokumente digital beim Steuerberater einzureichen.

Auch dem Steuerberater ist dies in der Regel wichtig. Damit sie kostendeckend beraten und betreuen können, sollten Prozesse automatisiert und standardisiert sein – bereits kleinere Onlinehändler haben mehrere tausend Transaktionen im Monat. Doch mit Automatisierung und Digitalisierung ist es nicht getan. Ohne Standards, die der Steuerberater vorgeben muss, laufen beide ins Leere. Sind diese Kriterien nicht gegeben, kann ein Steuerberaterwechsel notwendig sein.

E-Commerce-Spezialisierung

Oft stellen sich Händler die Frage, ob ihr Steuerberater wirklich auf Mandate im E-Commerce spezialisiert sein muss. Auch wenn dies nicht zwingend erforderlich ist, wäre unsere Empfehlung ganz klar: ja! Ein Hauptgrund dafür ist, dass spezialisierte Berater schlichtweg das Fachvokabular des E-Commerce beherrschen und verstehen. Egal ob “Amazon FBA”, “innergemeinschaftliche Verbringungen” oder “Pro-Forma-Rechnung – der E-Commerce-Steuerberater kennt sich aus. Das hat den unschlagbaren Vorteil, dass ihr als Mandanten besser verstanden werdet. Was wiederum zuträglich für ein Gespräch auf Augenhöhe ist.

Zudem ist der Onlinehandel steuerlich recht kompliziert und basiert fast vollständig auf Daten und Prozessen. Diese müssen sinnvoll und effizient mit den Prozessen der Steuerkanzlei verknüpft werden. Dafür braucht es Erfahrung und eine Spezialisierung. Dies gilt umso mehr ab dem Augenblick, in dem Händler beginnen, international zu verkaufen und ihr Geschäft dadurch zu skalieren. Ab diesem Zeitpunkt gilt es unter Umständen nicht nur, den deutschen Steuergesetzen zu entsprechen, sondern auch denen weiterer Staaten. Obwohl der One-Stop-Shop hier bereits seit 2021 große Abhilfe schafft, können längst nicht alle Geschäftsvorfälle über die Plattform des BZSt abgewickelt werden. Manchmal ist es daher die beste Option, seinem Steuerberater zu kündigen und sich nach einem neuen umzuschauen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für einen Steuerberaterwechsel?

Wenn die Gründe klar sind, stellt sich euch sicherlich noch die Frage, wann der passende Moment gekommen ist, den Wechsel “durchzuziehen”. Grundsätzlich gilt: Mandanten können ihren Steuerberater zu jeder Zeit wechseln – ohne gesetzliche Kündigungsfrist und ohne Kündigungsgrund. Eine Ausnahme besteht natürlich darin, wenn vertraglich eine beidseitige Vertragsdauer vereinbart wurde. Deswegen gilt: Vor der Kündigung eures Steuerberaters unbedingt den Vertrag prüfen und mögliche Fristen in die Überlegungen mit einbeziehen.

Wechsel unterjährig oder zum Jahresende?

Es gibt nicht den einen perfekten Zeitpunkt, um den Steuerberater zu wechseln. So kann es Sinn machen, abzuwarten, bis wichtige Projekte abgeschlossen sind, Steuererklärungen abgegeben wurden oder der Jahresabschluss durch ist.
Für viele könnte daher das Monatsende ein guter Zeitpunkt sein, einen Steuerberaterwechsel in Angriff zu nehmen.

Kosten beim Steuerberaterwechsel

Es kostet kein Geld, seinen Steuerberater zu wechseln. Es kann aber sein, dass beim Übergang bestimmte Leistungen doppelt bezahlt werden müssen. Verlangt der neue Steuerberater eine Gebühr für das sogenannte Onboarding, ist das in der Regel sogar ein gutes Signal. Es bedeutet, dass er sich grundlegende Gedanken um Prozesse und Standards gemacht hat – zudem will der neue Steuerberater dadurch auch euch und euer Geschäft von Beginn an hinreichend verstehen. Dieser Service ist daher in der Regel sein Geld wert.

Wie finde ich einen neuen Steuerberater?

Bevor ihr eurem aktuellen  Steuerberater die Kündigung aussprecht, solltet ihr einen neuen gefunden haben, der euch als Mandat übernimmt. Das kann schwieriger sein, als es klingt, denn E-Commerce-Steuerberater sind in Deutschland rar gesät. Auch wenn es seit einigen Jahren einen Aufwärtstrend gibt, hinkt die Branche noch etwas hinterher.

Bevor ihr euch auf die Suche begebt, solltet ihr definieren, welche Steuerberaterkriterien für euch wichtig sind. 

Dazu könnte zählen:

• Ist euch der persönliche Kontakt vor Ort essenziell oder käme auch ein reiner Online-Berater für euch infrage?
• Ist es für euch wichtig, dass euer Steuerberater auf den E-Commerce spezialisiert ist? (Unseres Erachtens: ja!)
• Wie wichtig ist euch die Kommunikation und Erreichbarkeit?
• Passt eure Arbeitsweise zu der des Steuerberaters (digital/online vs. analog)?

Der Wechselprozess – So klappt’s

Den Steuerberater zu wechseln, ist tatsächlich einfacher, als viele zunächst denken. Nichtsdestotrotz gibt es einige bürokratische Schritte zu beachten, damit einem reibungslosen Wechsel nichts im Weg steht.

Nachdem ihr einen neuen, passenden Berater gefunden habt, muss eurem alten Steuerberater ordnungsgemäß gekündigt werden. Alle erforderlichen Daten und Dokumente sollten dem neuen Steuerberater zeitnah weitergeleitet werden, damit dieser schnell und problemlos beginnen kann. Steuerberater unterstützen ihre Neumandanten in der Regel tatkräftig und fachkundig beim Wechselprozess. Euer alter Steuerberater ist darüber hinaus dazu verpflichtet, euch alle relevanten Unterlage auszuhändigen, was meistens reibungslos und digital funktioniert, z.B. über die DATEV-Schnittstelle. Außerdem müsst ihr das Finanzamt informieren, bzw. Vollmachten vom alten Steuerberater widerrufen und dem neuen Steuerberater erteilen. Fertig.

Dem alten Steuerberater müssen generell keine Gründe für einen Wechsel genannt werden. Der Steuerberaterwechsel ist lediglich mit bürokratischem Aufwand verbunden, negative Konsequenzen gibt es darüber hinaus jedoch keine. Ein Wechsel ist für Onlinehändler meistens sogar einfacher umzusetzen als bei “analogen Mandanten”, da die meisten Vorgänge und Daten bereits digitalisiert sind.

Schritte für einen reibungslosen Wechsel:

1. Neuen Steuerberater suchen
2. Alten Steuerberater kündigen
3. Alle Steuerunterlagen bekommen sowie Vollmachten widerrufen und erteilen 

Fazit

Wo ein Wille, da ein Weg. Ist der Entschluss zum Steuerberaterwechsel erstmal gefallen, ist die größte Hürde, einen neuen Steuerberater zu finden, der im besten Fall auf E-Commerce spezialisiert ist und euch fachkundig unterstützen und beraten kann. Die bürokratischen Schritte für einen Wechsel sind somit gut planbar und führen in der Regel zu einem reibungslosen Übergang.

Ihr seid gerade auf der Suche nach einem neuen Steuerberater, der euch als Mandanten übernimmt? Wir helfen euch! Mit unserer Steuerberatersuche findet ihr einen Steuerberater in der Nähe, der perfekt zu eurem Business passt.

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