OSS Kassenzeichen für Zahlungen im OSS Verfahren: Warum braucht Ihr das und woher bekommt Ihr es?

Für Onlinehändler und deren Steuerberater gibt es neue Fristen. Diese solltet Ihr unbedingt regelmäßig im Auge behalten – zumindest, wenn Ihr Eure Produkte auch in das EU-Ausland versendet. In diesem Fall werdet Ihr bzw. Euer Mandant am sogenannten ne Stop Shop (OSS)-Verfahren teilnehmen.

Die Fristen für die OSS-Meldungen sind leicht zu merken. Wir geben Euch dazu gleich einen kurzen Überblick. Etwas, das oft für deutlich mehr Verwirrung sorgt, ist die Frage nach der Zahlung und dem damit verbundenen geheimnisvollen OSS Kassenzeichen.

OSS-Meldefristen

OSS-Meldungen sind immer quartalsweise abzugeben. Die OSS-Meldefristen für die einzelnen Quartale (Kalendervierteljahre) sind starr und deswegen leicht zu merken.

• Quartal 1 (Januar, Februar und März): 30. April
• Quartal 2 (April, Mai und Juni): 31. Juli
• Quartal 3 (Juli, August, September): 31. Oktober
• Quartal 4 (Oktober, November und Dezember): 31. Januar (des Folgejahres)

An dieser Stelle wollen wir nochmals hervorheben, dass Ihr diese Fristen wirklich in Stein meißeln könnt. Der Grund ist: Diese Fristen verschieben sich auch dann nicht, wenn einer der o.g. Tage ein Sonnabend, ein Sonntag oder ein gesetzlicher Feiertag ist. An alle Steuerberater: § 108 Abs. 3 AO greift in diesen Fällen somit ausdrücklich nicht.

OSS-Zahlung: Zahlungsfrist und Kassenzeichen

Die im Verfahren One-Stop-Shop erklärten Steuerbeträge müssen rechtzeitig überwiesen werden, damit die Zahlung bis zum Ende des Monats, der auf den Ablauf des Besteuerungszeitraums (Kalendervierteljahr) folgt, bei der zuständigen Bundeskasse eingegangen ist.

Wichtig:
Die Zahlungsfrist entspricht somit der genannten Abgabefrist (siehe oben und merken!). Daher solltet Ihr Eure OSS-Erklärungen nicht auf den letzten Drücker erstellen und abgeben. Ihr mögt dann zwar die Abgabefrist noch gerade so schaffen – die Zahlungsfrist aber definitiv nicht mehr.

Bitte beachtet zudem, dass ein Lastschrifteinzug nicht möglich ist. Die Bankverbindung der Bundeskasse lautet wie folgt.

• Zahlungsempfänger: Bundeskasse Trier Sonderkonto EU/UST
• Bankname: Deutsche Bundesbank Filiale Saarbrücken
• BIC Code: MARKDEF1590
• IBAN: DE81 5900 0000 0059 0010 20

Was fehlt hier noch? Richtig! Der Verwendungszweck – oder im Beamtendeutsch: das Kassenzeichen.

Woher bekommt Ihr Euer Kassenzeichen?

OSS-Verwendungszweck: Zuerst kommt die Referenznummer, dann das Kassenzeichen

Das OSS Kassenzeichen werdet Ihr zunächst nirgendwo finden. Ihr müsst es Euch erarbeiten. Das geht wie folgt.

Gebt Ihr Eure erste OSS-Meldung ab, werdet Ihr noch kein Kassenzeichen haben. In diesem Fall nehmt Ihr als Verwendungszweck bei der erstmaligen Zahlung eine sogenannte Referenznummer. Diese baut Ihr Euch selbst, denn sie hat das folgende Format.

• DE/USt-IdNr./Besteuerungszeitraum in der Form QN.YYYY.
• Beispiel für eine Referenznummer: DE/DE999999999/Q3.2021

Nach der erstmaligen Zahlung wird jedem Unternehmer ein Kassenzeichen mitgeteilt, das bei allen weiteren Zahlungen im Verfahren One-Stop-Shop als Verwendungszweck anzugeben ist.

Zusammengefasst bedeutet das:

Bei Eurer ersten OSS-Meldung gebt Ihr die o.g. Referenznummer als Verwendungszweck an.

Danach schickt Euch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ein Kassenzeichen, welches Ihr bei allen folgenden OSS-Meldungen als Verwendungszweck angebt.

Ihr habt Eure erste OSS-Erklärung abgegeben und auch gezahlt und kein Kassenzeichen erhalten?

(Noch) kein Kassenzeichen erhalten: Was ist zu tun?

Teilweise dauert es recht lange, bis Ihr das OSS Kassenzeichen mitgeteilt bekommt. In diesem Fall könnt Ihr Euch an das BZSt wenden. Es gibt dafür ein OSS-Kontaktformular, das wir hier verlinken.

Wer den schriftlichen Weg bevorzugt, erreicht die OSS-Experten des BZSt über diese Adresse.

Bundeszentralamt für Steuern
One-Stop-Shop, EU-Regelung
Ludwig-Karl-Balzer-Allee 2
66740 Saarlouis

Sollte das Kassenzeichen nicht mehr rechtzeitig eintreffen, müsst Ihr wohl oder übel weiterhin die Referenznummer (siehe oben) verwenden, damit nicht das Folgende eintritt.

In dem Zusammenhang klären wir noch eine letzte Frage: Was passiert, wenn Ihr in der Hektik des Alltags vergesst ….

OSS-Zahlung zu spät? Was droht Euch?

Diese Frage beantwortet Euch meine Kollegin und Steuerberaterin Anna-Katharina (Head of Taxdoo RegTech Center) persönlich.

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