Amazon FBA OSS

Die OSS-Registrierung und ihre Stolpersteine: Angabe von ausländischen Lagern zwingend notwendig zur erfolgreichen Übermittlung der OSS-Meldung

Kurz vor Ablauf der Frist bestätigt sich: Das OSS-Verfahren beinhaltet zahlreiche Stolpersteine für Onlinehändler. Bei fehlenden Angaben in der OSS-Registrierungs-Anzeige kann die OSS-Meldung durch das BZSt als “nicht plausibel” abgelehnt werden. Lest nachfolgend, wie Ihr das vermeiden könnt!
  • Anna-Katharina Heidbuechel

    Anna-Katharina Heidbuechel

    Anna-Katharina ist Steuerberaterin und langjährige Expertin an der Schnittstelle VAT & Tech.

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Anna-Katharina Heidbuechel

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Die OSS-Registrierung und ihre Stolpersteine: Angabe von ausländischen Lagern zwingend notwendig zur erfolgreichen Übermittlung der OSS-Meldung

Um grenzüberschreitende B2C-Lieferungen (Fernverkäufe) über das One Stop Shop Verfahren deklarieren zu können, müssen Onlinehändler im Vorhinein eine Registrierung zur Teilnahme an diesem Verfahren bei der jeweils zuständigen Behörde vornehmen. In Deutschland ist das das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt.)

Doch bereits die Registrierung für das OSS-Verfahren im Portal “Mein Bop” des BZSt hält für viele von Euch einige Stolpersteine bereit. Komplex wird die Registrierung für den OSS insbesondere, wenn Ihr ausländische Lager von Marktplätzen, wie zum Beispiel von Amazon im Rahmen des FBA-Programms nutzt.

Unvollständige Angaben bei den ausländischen Lagern während der Registrierung zum One Stop Shop können dazu führen, dass die Übermittlung der OSS-Meldung fehlschlägt mit dem Hinweis, dass die Daten “nicht plausibel” sind.

Daher erläutern wir Euch nachfolgend, welche Knackpunkte bei der Registrierung zum OSS-Verfahren zu beachten sind, und was Ihr vor Abgabe der ersten OSS-Meldung nochmals prüfen solltet.

One Stop Shop Registrierung / Anmeldung über das BZSt und Mein BOP seit 01.04.2021

Da es sich bei dem OSS-Verfahren um ein gesondertes Meldeverfahren handelt, muss auch eine gesonderte Registrierung hierfür erfolgen.

Hinweis: Onlinehändler*innen können auch von der Teilnahme am OSS Verfahren ausgeschlossen werden, beispielsweise wenn die relevanten Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt werden. Sofern ein/e Onlinehändler*in in der Vergangenheit vom MOSS Verfahren ausgeschlossen worden ist, ist anzunehmen, dass ebenfalls eine Teilnahme am OSS Verfahren durch die zuständige Behörde verneint wird.

Folgende Gründe können dazu führen, dass eine Teilnahme am OSS Verfahren versagt wird oder ein/e Onlinehändler*in nachträglich durch die Finanzbehörde wieder ausgeschlossen wird:

  • Keine oder nicht rechtzeitige Übermittlung der notwendigen Steuererklärungen beim Bundeszentralamt für Steuern
  • Missachtung der Aufzeichnungspflichten im Zusammenhang mit dem OSS Verfahren oder keine oder nicht rechtzeitige Zurverfügungstellung der aufgezeichneten Daten an die Finanzbehörden auf Nachfrage

Ist die OSS Registrierung Pflicht?

Die Teilnahme am OSS-Verfahren ist freiwillig, somit ist auch die Registrierung keine Pflicht. Wer auf die Teilnahme am OSS-Verfahren verzichtet, hat weiterhin die Möglichkeit, Fernverkäufe aus anderen EU-Ländern dort jeweils lokal zu melden.

Frist zur OSS Registrierung

Die Registrierung zum OSS Verfahren kann jederzeit erfolgen, die Teilnahme am OSS-Verfahren ist dann jeweils zum Beginn des darauffolgenden Quartals möglich. Händler, die beim OSS vom ersten möglichen Quartal (Q3 2021) dabei sein wollten, konnten sich frühestens ab 01.04.2021 anmelden, bzw. mussten ihre Registrierung spätestens bis zum 30.06.2021 abgeschlossen haben.

Online Registrierung zum OSS über das Portal Mein BOP des BZSt

Die Registrierung zum One Stop Shop erfolgt nicht unmittelbar über die Website des BZSt, sondern seit 01.04.2021 online über ein Portal, über das Ihr mit dem BZSt Daten austauschen könnt: Mein BOP.

Zum Einloggen wird eine Zertifikatsdatei verlangt. Über diese solltet Ihr bereits verfügen, wenn ihr bereits Nutzer des ELSTER-Portals seid, über das Ihr z.B. die (Umsatz-) Steuererklärungen für Euer Unternehmen ausfüllen und abgeben könnt.

Die Datei verfügt über die Endung .pfx, sodass Ihr diese leicht auf Eurem Rechner oder in der Cloud suchen könnt, falls Ihr diese einmal verlegt habt.

Gut zu wissen:
Wenn Euer Elster-Zertifikat schon etwas älter sein sollte, ist damit die OSS-Registrierung ggf. nicht möglich. In diesem Fall ist es am Einfachsten, ein neues Benutzerkonto in Elster anzulegen, Ihr bekommt dann einen Freischaltungscode für ein neues Zertifikat zugeschickt. Nach Einloggen mit dem neuen Zertifikat könnt Ihr dann sowohl die OSS-Registrierung als auch später die OSS-Meldungen vornehmen.

Login für die Online Registrierung zum One Stop Shop über das Portal Mein BOP des BZSt
Die Registrierung zum One Stop Shop kann online über das Portal Mein BOP des BZSt erfolgen

Im nächsten Schritt sucht Ihr dann die sogenannte Registrierungsanzeige für die Teilnahme an der OSS EU-Regelung.

Im Rahmen der Registrierung werden eine Reihe an Informationen und Stammdaten abgefragt.

Auf zwei Fragen gehen wir im Folgenden gesondert ein, da diese im ersten Schritt nicht für jeden eindeutig zu beantworten sind.

Fragen bei der Registrierung zum One Stop Shop: Angaben über die Unterstützung von Lieferungen durch Bereitstellen einer elektronischen Schnittstelle.

Die erste kryptische Frage bzw. Information, die bei der Registrierung zum One Stop Shop abgefragt wird, sind die sogenannten Angaben über die Unterstützung von Lieferungen durch Bereitstellen einer elektronischen Schnittstelle.

Bin ich eine elektronische Schnittstelle?

Soweit Ihr euch als Händler*in registriert, könnt Ihr hier: “Nein, es trifft nicht zu” anklicken.

Warum?

Mit Bereitstellen einer elektronische Schnittstelle sind Marktplätze – also Amazon, eBay, Zalando & Co. gemeint.

Hintergrund: Im Rahmen der Reform zum 1.7.2021 werden auch die Marktplätze für bestimmte Umsätze den One Stop Shop verwenden können, sodass auch Amazon & Co. sich dafür registrieren können.

Fragen bei der Registrierung zum One Stop Shop: Feste Niederlassungen des Unternehmens und andere Einrichtungen zur Lieferung von Waren

Die Frage nach den festen Niederlassungen und anderen Einrichtungen im EU-Ausland ist etwas tricky.

Fangen wir mit festen Niederlassungen an.

Feste Niederlassung: Der Begriff der festen Niederlassung ist EU-weit einheitlich definiert – in Art. 11 Abs. 2 MWStVO . Demnach ist eine feste Niederlassung jede Niederlassung mit Ausnahme des Sitzes der wirtschaftlichen Tätigkeit, die einen hinreichenden Grad an Beständigkeit sowie eine Struktur aufweist, die es von der personellen und technischen Ausstattung her erlaubt, Dienstleistungen zu erbringen.

Sind Fulfillment-Center von Amazon im EU-Ausland feste Niederlassungen?

Die Antwort lautet: Nein!

Schaut man sich die Definition an, dürfte es offenkundig sein, dass Ihr von einem Amazon-Lager niemals Dienstleistungen erbringen könnt.

Was ist aber mit den anderen Einrichtungen zur Lieferung von Waren? Das klingt schon eher nach einem Fulfillment-Center von Amazon, Zalando & Co.

Dazu bekommt Ihr eine entsprechende Klarstellung, wenn Ihr auf das Fragezeichen direkt hinter dem Satz klickt.

Andere Einrichtungen: Unter anderen Einrichtungen zur Lieferung von Waren sind dem Unternehmen zuzurechnende Einrichtungen in anderen EU-Mitgliedstaaten zu verstehen, die keine festen Niederlassungen sind und von denen aus im Rahmen innergemeinschaftlicher Fernverkäufe Waren befördert oder versendet werden, wie z.B. Warenlager.

Auch wenn Amazon-Lager bzw. Fulfillment-Center von Amazon Euch nicht zuzurechnen sind, sind auch hier Amazon Fulfillment-Center oder andere Warenlager anzugeben.

Laut des BZSt sind hier alle “Einrichtungen” zu erfassen, die für innergemeinschaftliche Fernverkäufe aus einem anderen Mitgliedstaat genutzt werden.

Bitte beachtet aber folgendes. Wenn Ihr in einem Land mehrere Lager nutzt, dann kann laut BZSt maximal ein Lager angegeben werden. Wenn Ihr für mehrere Lager nur eine USt-ID habt, könnt Ihr nur ein Lager pro Land melden.

Pro Lager sind bei der OSS-Registrierung die folgenden Angaben zu machen:

  • Art der Einrichtung: Lager gelten als “andere Einrichtung”
  • Staat der umsatzsteuerlichen Erfassung: Staat, in dem das Lager ist, z.B. „Polen“, „Frankreich“, etc.
  • USt-IdNr. mit Länderkennung: Eure ausländische UST-IdNr. für den jeweiligen Staat des Lagers, also z.B. „PL1234567890“
  • Handelsname: z.B. „Amazon Fulfillment Center“
  • Straße, Hausnummer, PLZ, Ort: Anschrift des ausländischen Lagers, also z.B. “ul, Okmiany 3C, 59-225 Okmiany” (beispielhaft aufgeführt für ein Amazon FBA Lager in Polen)
Bei der OSS-Registrierung muss jedes für den Versand Eurer Waren genutzte ausländische EU-Lager gesondert erfasst werden

Wichtiger Hinweis: Achtet unbedingt darauf, dass Ihr hier die Lager für alle Länder angebt, aus denen Ihr Waren versendet. Lest weiter unten im Abschnitt “OSS-Meldung abgelehnt bei fehlenden Angaben zu ausländischen Warenlagern”, warum das so wichtig ist.

Bestätigung der Registrierung für das One Stop Shop Verfahren

Nach Abschluss des Registrierungsverfahrens über das Portal Mein BOP des BZSt erhaltet Ihr eine Anmeldebestätigung, die den folgenden Text enthält:

Sehr geehrter Herr Mustermann,

in Ihrem Mein BOP Posteingang befindet sich eine neue Nachricht für Sie.

Betreff: Bestätigung der Übermittlung Registrierungsanzeige für die Teilnahme an der OSS EU-Regelung (vormals Mini-One-Stop-Shop)

Absender: Bundeszentralamt für Steuern

Datum: 01.04.2021, 17:10

Sie können sie unter: https://www.elster.de/bportal/ abrufen.
Ihr Benutzername lautet: Muster-xx

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Bundeszentralamt für Steuern

Dies ist eine automatisch generierte Nachricht, bitte antworten Sie nicht an diesen Absender. Falls Sie Fragen zu Mein BOP oder zur Verwendung des ElsterAuthenticator haben, durchsuchen Sie bitte zuerst unsere FAQ (Häufig gestellte Fragen): https://www.elster.de/bportal/start?themaGlobal=help_bop oder fragen Sie unseren Info-Assistenten: https://elias.elster.de/nmIQServer/index.html

Finden Sie dort keine Antwort auf Ihre Frage, kontaktieren Sie bitte unsere Hotline.

Das vervollständigte Anmeldeformular kann unter Meine Formulare eingesehen bzw. heruntergeladen werden.

Screenshot: OSS Anmeldeformular / Registrierungsanzeige
OSS Anmeldeformular / Registrierungsanzeige

Nach der Bearbeitung der Registrierung durch das Bundeszentralamt für Steuern wird folgende Bestätigung übermittelt:

Bestätigung des BzSt zur Registrierung am One Stop Shop Verfahren EU Regelung

Die Registrierungsanzeige bestätigt die Teilnahme am OSS-Verfahren ab dem 01.07.2021. Die erste OSS-Meldung ist für den Zeitraum Juli bis September bis zum 31. Oktober an das BZSt zu übermitteln.

Auch wenn Eure Registrierung für das OSS-Verfahren schon einige Zeit zurückliegt und Ihr die Registrierung für das OSS-Verfahren rechtzeitig vorgenommen habt, empfehlen wir Euch, kurz vor Abgabe der ersten OSS-Meldung nochmal zu prüfen, ob Ihr alle Angaben bei der Registrierung vorgenommen habt. Fehlende Angaben bei der Registrierung können ansonsten weitreichende Folgen haben.

OSS-Meldung abgelehnt bei fehlenden Angaben zu ausländischen Warenlagern

Die ersten Praxiserfahrungen mit der manuellen OSS-Meldung im Portal “Mein Bop” des BZSt zeigen, dass unvollständige Angaben bei der OSS-Registrierung sogar zur Ablehnung der Meldung führen können.

Wann kommt es dazu?

Wenn Ihr ausländische Lager im Rahmen von grenzüberschreitenden Fulfillment-Strukturen nutzt und Eure Waren daher auch aus dem EU-Ausland an Privatkunden versendet, dann sind B2C-Lieferungen aus dem EU-Ausland gesondert von Lieferungen aus Deutschland anzugeben.

In unserem Blogbeitrag zur manuellen OSS Meldung beschreiben wir, wie Ihr die Meldung in Deutschland befüllen müsst.

In der OSS-Meldung müsst Ihr bei Nutzung ausländischer Lager die Umsätze aus Fernverkäufen getrennt nach Lagerland angeben. Solltet Ihr bei der OSS-Registrierung nicht alle diese Länder mitsamt zugehöriger UST-IDNr. und Lager-Anschrift angegeben haben, kann die Meldung abgelehnt werden

Sobald Ihr Umsätze erfasst, die Ihr aus anderen EU-Mitgliedstaaten tätigt, wird vom OSS eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Bei dieser Plausibilitätsprüfung wird validiert, ob Ihr für die Länder, aus denen Ihr Eure Waren verschickt, im Rahmen der Registrierung auch die entsprechenden Lager hinterlegt habt.

Solltet Ihr die Lager nicht oder nicht vollständig im Rahmen der Registrierung angegeben haben, wird Eure OSS-Meldung seitens des BZSt als “nicht plausibel” abgelehnt.

Wir verdeutlichen dies nochmal an einem Beispiel:
Stellt Euch vor, Ihr nehmt am Amazon CEE Programm teil, was dazu führt, das Amazon Eure Produkte in Polen und Tschechien einlagert. Bei der Registrierung für das OSS-Verfahren habt Ihr aber nur das Lager in Polen registriert. Das Amazon Lager in Tschechien habt Ihr vergessen.

Ihr gebt nun Eure Umsätze für Q3 in der manuellen OSS-Meldung im Portal “Mein Bop” ein. Hierbei erfasst Ihr beispielsweise auch Verkäufe aus Tschechien an Privatkunden in Frankreich.

Da Ihr das Lager in Tschechien aber bei der Registrierung nicht angegeben habt, sind die Verkäufe aus Tschechien aus Sicht des BZSt nicht plausibel. Ergebnis: Eure gesamte OSS-Meldung wird abgelehnt.

Damit Ihr diese Erfahrung vermeiden könnt, erläutern wir Euch nachfolgend nochmal, welche Prüfungsschritte vor Abgabe der ersten OSS-Meldung angebracht sind.

Prüfung der OSS-Registrierung vor Abgabe der ersten OSS-Meldung

Im Portal “Mein Bop” könnt Ihr Eure Registrierungsanzeige für das OSS-Verfahren aufrufen.

Hier könnt Ihr dann auch entsprechend überprüfen, ob Ihr alle ausländischen Lager angegeben habt.

Solltet Ihr im Rahmen der Überprüfung feststellen, dass Ihr noch weitere Lager erfassen müsst, könnt Ihr diese ergänzen, indem Ihr Eure Registrierungsdaten bearbeitet. Hierzu öffnet Ihr im Portal “Mein Bop” “Alle Formulare” und  wählt dann “One-Stop-Shop für in der EU ansässige Unternehmer – EU Regelung”.

Dort findet Ihr als zweiten Unterpunkt die Option “Änderung der Registrierungsdaten zur OSS EU-Regelung”. Hier könnt Ihr zusätzliche Lager hinterlegen.

Wenn Ihr bei der OSS-Registrierung nicht alle ausländischen Lager angegeben habt, könnt Ihr diese über das Formular „Änderung der Registrierungsdaten zur OSS-EU-Regelung“ nachträglich ergänzen

Hinweis: Auch wenn sich im Laufe der Zeit Angaben ändern, seid Ihr verpflichtet, die entsprechenden Angaben in der OSS-Registrierung zu aktualisieren.

Ergänzung 22.10.2021:
Wichtiger Hinweis
: Auch wenn Ihr alle Angaben während der OSS-Registrierung, insbesondere zu ausländischen Lagern, korrekt eingegeben und ebenso das Formular für die erste OSS Meldung mit den richtigen Daten gefüllt habt, kommt es aktuell zu Fehlermeldungen und abgelehnten OSS-Meldungen.

Lest in unserem Blogpost „OSS Meldung fehlgeschlagen“ über die Hintergründe der abgelehnten Meldungen, und was dann für Euch zu tun ist.

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