OSS Verspätungszuschlag in Spanien zahlen: Wie, Warum und bis Wann? Teil 2

Unser Blogpost zu den spanischen Verspätungszuschlägen im OSS-Verfahren hat eine Vielzahl an Reaktionen ausgelöst – in Foren, Kommentarspalten und Händlernetzwerken. Was sich zeigt: Die Zuschläge sind kein Einzelfall. Viele Händler haben ähnliche Erfahrungen gemacht – und dieselben Fragen: Ist das rechtens? Muss ich zahlen? Wie kann ich mich schützen?

Hier fassen wir die wichtigsten Rückmeldungen zusammen – inklusive konkreter Empfehlungen.

Beginnen wir mit einem kurzen Recap.

Hintergrund: OSS-Verspätungszuschläge

Ihr habt eure OSS-Meldungen in der Vergangenheit zu spät abgegeben oder/und bezahlt? Manchmal auch nur einen Tag?

Die Entscheidung über mögliche Sanktionen – etwa Strafzuschläge, Verzugszinsen oder Mahngebühren – liegt grundsätzlich bei den einzelnen EU-Mitgliedstaaten, an die die Umsatzsteuer über das OSS-Verfahren abgeführt wird. Diese Länder handeln dabei auf Basis ihres jeweils geltenden nationalen Verfahrensrechts und können unbezahlte Beträge sowie Zuschläge aus der OSS-Meldung eigenständig geltend machen.

Spanien geht hier sehr restriktiv vor. Im Folgenden findet ihr eine Zusammenfassung aller Erkenntnisse, Erfahrungen und Rückmeldungen nach unserem initialen Blogpost, den ich oben verlinkt habe.

1. Zuschläge oft zu hoch und verspätet erhoben

Viele Händler berichten, dass sie Zuschläge in Höhe von 5 % erhalten haben – selbst für Vorgänge, die zwei oder drei Jahre zurückliegen. Dabei stellt sich die Frage, ob nach spanischem Recht nicht längst eine mildere Regelung mit nur 1 % gelten müsste.

Faktisch setzen die spanischen Behörden offenbar auf das Prinzip: „Wer zahlt, zahlt.“ Die praktische Möglichkeit zur Rückforderung oder zum Einspruch ist für Einzelpersonen nahezu ausgeschlossen.

→ Empfehlung: Wer bereits gezahlt hat, sollte prüfen lassen, ob ein Rückforderungsversuch sinnvoll ist – etwa über spezialisierte Berater oder ggf. kollektive Initiativen, soweit die Beträge hinreichend groß dafür sind.

2. Mahnungen per E-Mail sorgen für Verunsicherung

Ein wiederkehrendes Muster: Die erste Mahnung kommt per E-Mail – ohne offizielle Absendererkennung oder digitale Signatur. Viele Händler halten sie zunächst für Spam. Erst Wochen später folgt ein offizieller Brief – oft mit kurzer Frist und bereits angesetztem Zuschlag.

→ Empfehlung: Mahnungen aus dem EU-Ausland grundsätzlich ernst nehmen – auch wenn sie zunächst unseriös wirken. Im Zweifel sollte die Echtheit durch einen Steuerberater oder die zuständige Auslandsvertretung geprüft werden.

3. Wiederholte Verspätung kann zum OSS-Ausschluss führen

Die Zuschläge betreffen nicht nur Spanien. Auch aus anderen EU-Ländern wie den Niederlanden oder Belgien gibt es vergleichbare Fälle. Besonders kritisch: Wer wiederholt verspätet meldet oder zahlt, gilt als unzuverlässig – und kann aus dem OSS-System ausgeschlossen werden. In der Regel für mindestens zwei Jahre.

Die Folge: Eine Registrierung in jedem betroffenen EU-Land – mit erheblich höherem Aufwand.

→ Empfehlung: Bereits bei einem ersten Vorfall professionell reagieren. Wer systematisch an Fristen scheitert, sollte prüfen, ob die Delegation an Dienstleister sinnvoll ist.

4. Kritik auch an deutschen Stellen

Einige Rückmeldungen richten sich auch an das Bundeszentralamt für Steuern. Konkret wird bemängelt, dass Änderungen bei EU-Steuersätzen häufig zu spät umgesetzt werden. Das führt zu fehlerhaften Meldungen – und zu Problemen bei der späteren Prüfung durch andere EU-Staaten.

→ Empfehlung: EU-weite Änderungen bei Steuersätzen aktiv beobachten und nicht auf die automatische Umsetzung im deutschen System vertrauen. Bei Unsicherheiten frühzeitig Rücksprache mit dem Steuerberater halten.

Fünf konkrete Tipps für Händler

1. Zahlung und Meldung frühzeitig erledigen – idealerweise 5 Werktage vor Fristende.
2. Mahnungen nicht ignorieren – auch E-Mails auf Echtheit prüfen lassen.
3. Nachweise sichern – Kontoauszüge, Sendeprotokolle und Meldungen dokumentieren.
4. Rechtzeitig beraten lassen – bei offenen Fragen oder Unsicherheit.
5. Erfahrungen austauschen – z. B. in Händlergruppen oder über professionelle Netzwerke.

Fazit

Die Rückmeldungen zeigen: Das Problem ist strukturell. Die Zuschläge aus Spanien (und anderen Ländern) sind kein Zufall, sondern Ausdruck eines Systems, das natürlich auf pünktliche Meldung und Zahlung setzt – mit harten Konsequenzen bei Abweichungen ab dem ersten Tag.

Es gilt hier, was ich seit Jahren predige: Der OSS ist nicht viel mehr als ein wenig smarter Briefkasten. Wenn es ernst wird, müsst ihr direkt mit den Behörden im Ausland kommunizieren – nach deren Regeln und in deren Sprache.