5 lecciones aprendidas en 5 años de Taxdoo

Hoy hace cinco años que fundamos Taxdoo. Lo que se había planeado como una idea desde hace tiempo, lo plasmamos en forma de sociedad de responsabilidad limitada en el notario aquel 3 de mayo de 2016. No parece que sea media década porque los días y las semanas pasan volando. ¿Qué lecciones he aprendido de la fundación y los cinco años de Taxdoo?

Antes de entrar en las cinco lecciones más importantes, una breve reseña sobre Taxdoo.

La historia

A principios de la década de 2010, tuve el placer de conocer a mis dos cofundadores Roger y Christian (y a Moritz, nuestro actual Vicepresidente de Ventas) durante mi doctorado en la Cátedra de Banca y Finanzas del Comportamiento de la Universidad de Hamburgo. Los compañeros de doctorado se convirtieron rápidamente en buenos amigos y me alegro de que lo hayamos seguido siendo hasta hoy.

Las ideas de negocio también se discutían durante las batallas habituales en el futbolín, las noches de póquer, los partidos de fútbol o las cervezas después del trabajo, pero no había una verdadera fiebre por las start-ups unos diez años después del estallido de la burbuja de la Nueva Economía. Las grandes start-ups estaban al otro lado del Atlántico, y la película “La red” social nos dio una idea de los pros y los contras de fundar una empresa con amigos.

La primera idea que perseguimos juntos fue la digitalización de los menús. Queríamos que los hosteleros pasaran de las pizarras y los archivos de Word al siglo XXI. Menuload debía convertirse en el lugar central para editar la oferta, que luego sería automatizada por nuestro sistema para acabar en la página web, optimizada para dispositivos móviles y motores de búsqueda. El producto tenía buena pinta, funcionaba, sólo que nadie quería pagar por él. Lo que simplemente no habíamos considerado: La mayoría de los restaurantes se nutren de los clientes habituales, y los que son habituales ya saben lo que se ofrece. Así que la disposición a pagar era casi nula. Por aquel entonces, no se intuía el auge del delivery en la década de 2020, lo que habría hecho que una ubicación central con datos estructurados sobre la oferta de los restaurantes volviera a ser interesante desde una perspectiva completamente diferente. No obstante, aprendimos mucho sobre la fundación, el desarrollo de productos y el trabajo en equipo.

Hacia finales de 2014, el tema del IVA apareció por primera vez en nuestra discusión. El detonante fue un cambio en la valoración de los productos digitales. En el futuro, el IVA debía aplicarse en el país en el que el comprador tuviera su sede. Al mismo tiempo, el vendedor podría informar de todas las transacciones de forma centralizada a través de un solo lugar en lugar de registrarse en cada país (la llamada “mini ventanilla única”). Junto con Roger, cuya experiencia en materia de IVA era crucial en este caso, nos planteamos si podíamos crear un producto en este sentido.

El primer prototipo para ello ya estaba listo: El plan era crear un plugin que los operadores de tiendas pudieran integrar fácilmente en su tienda y calcular automáticamente el IVA correcto, así como crear la factura. Sin embargo, este producto no llegó a madurar en el mercado. La razón: nuestros análisis y discusiones concluyeron que el mercado de productos digitales fuera de los grandes marketplaces como AppStore o Google Play no era todavía lo suficientemente grande para nosotros. Por eso queríamos entrar primero en el mercado con productos físicos.

En la primavera de 2015, también conocimos EXIST. EXIST es un programa del Ministerio Federal de Economía que apoya a las start-ups de la ciencia. Además de un salario mensual, también se reciben recursos materiales y oportunidades de formación. La organización corre a cargo de la universidad o escuela superior que la supervisa, que también proporciona espacio de oficina. Se trata de un programa excelente que puede recomendarse sin reservas. Como actuales o nuevos graduados del programa de doctorado, pudimos participar y nos pusimos a trabajar en mayo de 2015 en un documento de ideas que constituyó la base de la solicitud.

Este fue también el momento en el que se nos ocurrió un nombre. Tras una primera consideración de llamar a la nueva empresa VATload en referencia a nuestra primera startup, pudimos acordar rápidamente Taxdoo. “Tax” tenía que surgir, “do” como referencia a facilitar al máximo su uso, la marca y el nombre de dominio aún estaban disponibles, y las dos Os consecutivas recordaban a pioneros de la tecnología como Google y Yahoo. El nombre perfecto.

Después de esperar unos 3 meses, recibimos un rechazo a principios de noviembre de 2015. No EXIST para Taxdoo. Tras el susto inicial, ahora se trataba de volver a levantarnos lo antes posible. ¿Y ahora qué? Queríamos la start-up, y queríamos empezar a buscar inversores alternativos.

Sin embargo, poco después del rechazo, volvió a surgir un rayo de esperanza: aunque habíamos sido rechazados por el evaluador de EXIST, la puntuación obtenida nos permitía introducir mejoras. Nils Neumann, de la Universidad Técnica de Hamburgo-Harburg, nos animó a seguir este camino y fue fundamental para guiarnos en la preparación del documento de la idea y en la reelaboración. Nos dio acceso a la opinión del experto y descubrimos que había un problema de comprensión. El experto dio por sentado que si también queríamos vender nuestra solución a los comerciantes que venden sus productos en Amazon u otros mercados, necesitaríamos acceder al proceso de pago de estos mercados. Fue un malentendido que pudimos aclarar en el transcurso de la rectificación.

A principios de febrero de 2016 llegó la ansiada noticia: EXIST había sido aprobado y por fin podíamos empezar formalmente. Al día siguiente, nos trasladamos a nuestra primera oficina en la Max-Brauer-Allee 60 de Hamburgo, y el 3 de mayo se fundó la GmbH. En los últimos cinco años hemos podido celebrar grandes éxitos, por lo que estoy, por lo que todos estamos infinitamente agradecidos.

Los resultados más importantes de 5 años de Taxdoo

1. El producto debe resolver un problema existente de forma excepcional

A menudo se lee, pero más a menudo no se tiene en cuenta: El producto debe resolver mejor un problema existente, y de forma tangible. Las personas son inertes por naturaleza. Para convencerles de que cambien, la mejora debe ser notable en comparación con la solución anterior.

Nuestro primer cliente fue Christian Strohecker, de Hamburgo, que se unió a nosotros a finales del verano de 2016. Con wellyou.de vende con éxito moda para bebés y niños. Como uno de los primeros usuarios de FBA (Fulfillment by Amazon), utilizó almacenes de Amazon en Polonia y la República Checa, y encargó a las cámaras de comercio extranjeras locales la declaración de impuestos sobre las ventas. Además, realizó un importante trabajo de documentación y conciliación con un contable y su propio asesor fiscal. Aunque en ese momento no podíamos ofrecer una interfaz gráfica de usuario, Christian se dio cuenta rápidamente del potencial que Taxdoo podía tener para sus flujos de trabajo. Según sus propios cálculos, ahorra más de un 80% en comparación con sus costes anteriores gracias al uso de Taxdoo.

Estamos muy contentos de que Christian siga siendo fiel a nosotros y de que podamos apoyarle en la venta de sus productos en toda la Unión Europea y el Reino Unido.

2. Delegar con antelación

Al principio, lo hace todo uno mismo, ya que no suele haber dinero disponible para empleados adicionales. Sin embargo, en cuanto se disponga de fondos, hay que delegar las tareas lo antes posible. De lo contrario, no podrás escalar como fundador y te perderás en las nimiedades. El paso es difícil, pero cuanto más se retrase este proceso, más difícil será.

Antes de Taxdoo, trabajaba principalmente solo como programador. Esto tiene muchas ventajas, pero ya no es posible cuando hay que construir y desarrollar un producto complejo. Por ello, nos apoyamos en el refuerzo en una fase temprana. El primer empleado de Taxdoo fue, por tanto, un desarrollador. Patrick estaba sentado como estudiante en un evento de licenciatura del curso de informática empresarial en la Universidad de Hamburgo (casualmente en una sala de seminarios exactamente un piso por debajo de nuestra oficina), cuando se nos permitió presentar nuestro proyecto Taxdoo allí en abril de 2016.

Se tomó a pecho nuestra llamada en la última diapositiva para solicitarnos y empezó como programador con nosotros en junio de 2016. Patrick no solo es un desarrollador sobresaliente y con una productividad superior a la media, sino que su trabajo también me obligó a delegar partes de mi propio trabajo de programación en una fase temprana. No es un paso fácil de dar, especialmente como fundador, pero es esencial para seguir escalando. Estamos muy agradecidos de que Patrick siga apoyándonos, ya a tiempo completo desde hace muchos años. Patrick se encarga del corazón de Taxdoo, la evaluación de las transacciones.

3. Utilizar las herramientas de comunicación de forma inteligente

Aunque lleves mucho tiempo trabajando en equipo, los roces y las diferencias de opinión ocasionales no son nada fuera de lo común, sino completamente normales. Para evitar que las diferencias de opinión se conviertan en un conflicto, es fundamental decidir qué herramienta de comunicación utilizar en cada situación.

Poco antes de nuestra fundación, conocí Slack, que en ese momento estaba empezando a revolucionar la comunicación corporativa. Antes de eso, habíamos confiado en gran medida en Skype y el correo electrónico para la comunicación. La ventaja de Slack sobre ambas formas de comunicación era, por un lado, la función de búsqueda (en mi opinión todavía excepcional) y, por otro, la agrupación de los chats en canales definidos temáticamente (como general, finanzas, ventas, soporte).

Hemos utilizado Slack desde el principio en Taxdoo y ahora tenemos más de 100 personas activas en algunos canales. Discutimos y resolvemos los tickets de los clientes, celebramos los nuevos clientes y los éxitos del equipo. Por lo tanto, casi no escribimos correos electrónicos internamente. Sin embargo, la naturaleza de Slack, parecida a un chat, también deja lugar a malentendidos y malas interpretaciones. Slack invita a ser muy breve, a veces demasiado, por lo que el contexto importante puede perderse para los demás. Además, la visibilidad de uno, al estar “en línea” y, por tanto, disponible, puede hacer que los demás esperen una respuesta inmediata. Slack también puede distraer bastante. Con más de 50 canales, prácticamente siempre hay algo nuevo que aprender y leer. No poder seguir siempre todo puede llevar rápidamente al temor de perderse algo.

Las inestimables ventajas de Slack (o de sus competidores, como Discord o Teams) son indiscutibles, pero al mismo tiempo hay que utilizarlas con mucho tino. Como regla básica: en las discusiones críticas, es mejor utilizar rápidamente la conversación personal, o la videoconferencia. En caso de duda, esto es más rápido y no ofrece espacio para malentendidos. En Taxdoo, ningún problema importante se ha resuelto en Slack o se ha discutido satisfactoriamente hasta el final.

4. Conseguir el inversor con la mejor red

Una vez finalizada la financiación de EXIST en marzo de 2017, empezamos a buscar financiación de seguimiento. Aunque ya teníamos unas ventas iniciales, eran demasiado bajas para permitirnos vivir de forma sostenible, y mucho menos realizar inversiones importantes en el futuro. Gracias a que ganamos algunos concursos de inicio, no podemos quejarnos de la falta de interés. Tuvimos numerosas conversaciones con “business angels” sobre la financiación inicial.

Al final, el único criterio de decisión relevante es la red de inversores. Todas las demás condiciones generales son negociables, pero la red del inversor debe estar ya establecida antes de la entrada. ¿Qué presentaciones (intros) puede hacer el inversor a posibles clientes, socios estratégicos y candidatos a puestos importantes del equipo?

Una presentación en el High-Tech Gründerfonds de Bonn fue decisiva para nosotros. El director de inversiones Tobias Schulz conocía el problema del IVA por su experiencia previa en el e-commerce y fue decisivo para impulsar la entrada de HTGF en Taxdoo. HTGF es uno de los principales inversores en fase inicial en Europa y cuenta con una red muy amplia. Nos complace que HTGF siga siendo un socio e inversor de confianza en Taxdoo.

5. La confianza da sus frutos

Sobre todo en una empresa joven, la mayoría de los recién llegados al principio tendrán poca experiencia en puestos anteriores. Por ello, es aún más importante tratar a estos miembros del equipo con respeto y confianza. Asignar a los recién llegados tareas que nunca han hecho antes es un riesgo para ambas partes y no está exento de riesgos. Por supuesto, esto no siempre funciona sin errores, y es precisamente en este punto donde una sana cultura del error es indispensable en la empresa. Los errores sólo se convierten en un problema si se ocultan o no se sacan conclusiones de ellos.

Hay estadísticas según las cuales nueve de cada diez empresas de nueva creación fracasan antes de cumplir un año. El hecho de que podamos celebrar los cinco años de Taxdoo se debe principalmente a nuestro equipo, formado por casi 100 empleados entusiastas. Es gracias a su motivación, alegría y compromiso que estamos donde estamos hoy. Junto con nuestro equipo, vivimos nuestros valores de simplicidad, diversidad, calidad y confianza.

Un campeón de Europa

Estamos muy agradecidos con nuestros usuarios por su confianza en Taxdoo. Confiar a una empresa joven un tema legal como el IVA requiere un avance de confianza, que queremos cumplir cada día.

Con el apoyo de un equipo fuerte y de destacados inversores, estamos seguros de que una empresa europea puede lograr construir una empresa tecnológica de importancia mundial.

Sólo estamos empezando. Nuestra visión es hacer que el comercio sea realmente fluido, para empresas de todos los tamaños. El e-commerce ha facilitado mucho, especialmente a los pequeños y medianos comerciantes, el comercio transfronterizo y la utilización de estructuras logísticas que antes sólo estaban al alcance de las grandes empresas.

Sólo cuando el cumplimiento de la normativa no es un obstáculo en el proceso, las posibilidades son realmente ilimitadas, incluso para las empresas más pequeñas. Nosotros nos encargamos de ello para que puedan centrarse en su actividad principal y tener aún más éxito.

Antes de irnos: Estamos buscando Taxdeerns y Taxdudes para unirse a nuestro equipo. No importa si en Hamburgo o no. Nuestra misión y nuestros valores de simplicidad, diversidad, calidad y confianza son los mismos en todas partes.

¡Por los próximos cinco años! ?

Conoce los beneficios de Taxdoo.