USt-ID prüfen: Verfahren und wichtige Hinweise

Welche Formen der USt-ID-Abfrage gibt es?

Bei der Abfrage von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern unterscheidet man zwei Formen:

• Einfache Prüfung: Es wird nur geprüft, ob die USt-ID vorhanden und gültig ist.
• Qualifizierte Prüfung: Neben der USt-ID werden noch bestimmte Unternehmensdaten geprüft, zum Beispiel der Name des Unternehmens, seine Rechtsform und seine Adresse (Postleitzahl, Adresse).

Im ersten Schritt erfolgt immer eine einfache Prüfung. Aber erst durch die qualifizierte Prüfung erhältst du den Nachweis, den du für die Steuerbehörden brauchst. Achte auch darauf, dass eine Bestätigung für zurückliegende Zeiten nicht möglich ist. Das bedeutet, dass du die Prüfung so schnell wie möglich ausführen musst.

USt-ID Prüfung einfach oder qualifiziert

Wie kann ich die USt-ID-Nummer prüfen?

Die Prüfung der USt-ID kannst du mittlerweile einfach online vornehmen. Dafür stehen dir zwei Möglichkeiten offen: eine Abfrage über das Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) und die Validierung über VIES/MIAS der Europäischen Kommission.

Prüfung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)

Beim BZSt kannst du die USt-IDs deiner Geschäftspartner auf zwei Wegen überprüfen: als einzelne USt-ID-Abfrage (über ein Online-Formular) oder als Sammelanfrage. Dafür kannst du eine sogenannte XML-RPC-Schnittstelle nutzen. Diese musst du mit deinem Softwaresystem verbinden, um direkten Zugang zum BZSt zu erhalten. Die Einbindung muss in Eigenregie erfolgen; das BZSt leistet keine Unterstützung.

Der Vorteil der Schnittstelle liegt darin, dass du die zu überprüfenden Daten nicht mehr händisch erfassen musst. Denn für jede Abfrage ist die Eingabe deiner eigenen USt-ID und derjenigen deines Kunden notwendig. Die Validierung ausländischer USt-IDs lässt sich dank Schnittstelle automatisiert und ganz einfach per Knopfdruck durchführen. Deutsche USt-IDs lassen sich dagegen über das BZSt-Portal nicht(!) überprüfen.

Prüfung über MIAS / VIES

Alternativ kannst du über MIAS / VIES die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüfen. MIAS steht für das „Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem“, auf Englisch: VAT Information Exchange System (VIES). Bei MIAS / VIES handelt es sich um ein Portal der Europäischen Union, das über einen Zugriff auf die jeweiligen Datenbanken der nationalen Behörden verfügt. Die Bestätigung der USt-ID erfolgt nur elektronisch, nicht per Post.

Über das Online-Portal können nur Einzelabfragen gestellt werden. Das ist natürlich sehr aufwendig. TAXDOO verfügt über eine VIES-Schnittstelle, mit der sich automatisiert die USt-IDs deiner Kunden auf ihre Gültigkeit hin überprüfen lassen.

Achtung: Bei MIAS ist eine umgekehrte Suche nicht möglich. Das heißt, dass du über die Eingabemaske nur die USt-ID checken kannst. Wie du eine unbekannte USt-ID herausbekommst, erläutern wir dir an anderer Stelle.

Wie kann ich die Gültigkeit einer USt-ID nachweisen?

Wenn die qualifizierte Prüfung ergeben hat, dass die USt-ID und Adressdaten deines Kunden gültig sind, erhältst du die Bestätigung per Post oder auf elektronischem Wege. Anfragen per Telefon, E-Mail oder über das Kontaktformular werden grundsätzlich immer schriftlich bestätigt.

Diesen Nachweis musst du für spätere Betriebsprüfungen dokumentieren, und zwar als:

• Bestätigungsbrief vom BZSt
• Ausdruck
• Screenshot
• Speicherung des vom BZSt übermittelten Datensatzes (bei Mehrfachanfragen)

Wann bzw. wie oft ist eine Prüfung der USt-ID angebracht?

In der Regel genügt es, wenn du die USt-ID einmalig vor einem Auftrag abfragst. Bei regelmäßigen Lieferungen solltest du die USt-ID monatlich überprüfen. Erzielt der Auftrag hohe Umsätze, ist eine USt-ID-Abfrage vor jeder Transaktion angeraten. Dadurch verhinderst du Missverständnisse, die zum Beispiel durch zwischenzeitliche Änderungen (etwa eine Umfirmierung oder Verlagerung des Firmensitzes) entstehen könnten. Und du beugst gezielt betrügerischen Absichten vor.

Wie sehen die USt-IDs der EU-Mitgliedsstaaten aus?

Alle USt-ID-Nummern bestehen aus einem Länderkürzel und weiteren Stellen. Wie viele das sind, hängt vom jeweiligen Mitgliedsstaat ab.

USt-ID Schema der EU Mitgliedstaaten

Wie kann ich mit TAXDOO die Gültigkeit einer USt-ID überprüfen?

Alle USt-IDs, die du bei TAXDOO über eine unserer zahlreichen Schnittstellen oder unsere API importierst, werden automatisiert über MIAS / VIES auf ihre Gültigkeit hin überprüft. Auch eine Abfrage der Firmenadresse erfolgt, sofern diese bei TAXDOO vorliegt. Die Prüfung erhält eine eindeutige Nummer und wird mitsamt Ergebnis, Datum und Uhrzeit gespeichert. Damit kannst du im Rahmen einer nachgelagerten Betriebsprüfung die korrekte Abfrage der USt-ID nachweisen.

Mit TAXDOO kannst du die Überprüfung der USt-ID transparent und nachvollziehbar dokumentieren.

Der Prüfvorgang wird automatisiert jeden Monat wiederholt. Dadurch kannst du die Gültigkeit einer USt-ID auch über einen längeren Zeitraum verfolgen. Und nur geprüfte und valide USt-IDs überführen wir in deine Finanzbuchhaltung, zum Beispiel in Kooperation mit der DATEV.

Checkliste zur Prüfung der USt-ID

1. Bittet deinen Vertragspartner um Zusendung der USt-ID
2. Entspricht der Aufbau der USt-ID den Vorgaben des BZSt?
3. Entspricht: Weiter mit Schritt 3
4. Entspricht nicht: Kontaktiere deinen Vertragspartner und bitte um Klärung des Vorfalls. Dokumentiere deine gesamte Korrespondenz (Telefonnotizen, Sicherung von E-Mails, Kopien von Anschreiben).
5. Einfache Prüfung
6. Gültig: Weiter mit Schritt 4
7. Ungültig: Kontaktiere deinen Vertragspartner und bitte um Klärung des Vorfalls. Dokumentiere deine gesamte Korrespondenz (Telefonnotizen, Sicherung von E-Mails, Kopien von Anschreiben).
8. Qualifizierte Prüfung
9. Alles okay: Nachweis (E-Mail, Bestätigung im Softwaresystem) archivieren
10. Bei Fehlern: Kontaktiere deinen Vertragspartner und bitte um Klärung des Vorfalls. Dokumentiere deine gesamte Korrespondenz (Telefonnotizen, Sicherung von E-Mails, Kopien von Anschreiben).
11. Lieferung kann erfolgen!