Steuerberater wechseln im E-Commerce: Ein Leitfaden
Der Wechsel deines Steuerberaters kann erstmal verwirrend und überfordernd sein. Was es beim Prozess zu beachten gilt und welche Gründe, Fristen und Fallstricke du kennen solltest, erfährst du hier.
- Steuerberaterwechsel: Welche Gründe gibt es?
- Vertrauen: auf einer Wellenlänge
- Automatisierte vs. analoge Prozesse
- E-Commerce-Spezialisierung
- Wann ist der richtige Zeitpunkt für einen Steuerberaterwechsel?
- Wechsel unterjährig oder zum Jahresende?
- Kosten beim Steuerberaterwechsel
- Wie finde ich einen neuen Steuerberater?
- Der Wechselprozess – So klappt’s
- Fazit
Steuerberaterwechsel: Welche Gründe gibt es?
Natürlich gibt es die verschiedensten Gründe, die zu einem Steuerberaterwechsel für Onlinehändler führen. Es kann sein, dass beispielsweise das Vertrauen zwischen Steuerberater und Mandant verloren gegangen ist, Fehler sich über längere Zeiträume aufgetürmt haben oder die Kosten aus deiner Sicht viel zu hoch ausfallen. Unerwartete Nachzahlungen, Betriebsprüfungen mit einem deutlichen Mehrergebnis oder sich jeden Monat wiederholende Fragen und manuelle Prozesse untergraben regelmäßig das Vertrauen in die (digitale) Kompetenz des so wichtigen Beraters. Schauen wir uns diese Gründe einmal genauer an.
Vertrauen: auf einer Wellenlänge
Die Wellenlänge ist einer der wichtigsten Faktoren in der Beziehung zwischen Onlinehändler und Steuerberater. Aber warum ist das so? Fachlich sind Onlinehändler ihren Steuerberatern meistens unterlegen. Von daher ist es wichtig, dass du dich wohlfühlst, jede vermeintlich noch so unqualifizierte Frage stellen und ein Gespräch auf Augenhöhe führen kannst. Keiner der beiden Parteien sollte sich dabei fehl am Platz fühlen.
Obendrein ist der Steuerberater über weite Teile deines (Privat-)Lebens bestens informiert. Denn als Mandant bist du für den Steuerberater im Endeffekt gläsern. Vermögen, Hauskauf, Hochzeit, Kinder – alles Themen, die mit dem Steuerberater (zumindest teilweise) besprochen werden müssen. Passt es also auf der Vertrauensebene nicht, ist ein Steuerberaterwechsel fast unumgänglich.
Automatisierte vs. analoge Prozesse
Ein weiterer Grund können interne Strukturen beim Steuerberater sein. Sind Prozesse automatisiert oder wird weiterhin auf analoge Strukturen gesetzt? Die Art der Arbeitsweise ist ein Punkt, der nicht zu unterschätzen ist. Händler sind in der Regel digital unterwegs – ihr Geschäftsmodell findet online statt und basiert auf Daten. Das bedeutet: Es muss dir als Onlinehändler möglich sein, die vielen Transaktionsdaten sowie die zahlreichen Belege, Unterlagen und Dokumente digital beim Steuerberater einzureichen.
Auch dem Steuerberater ist dies in der Regel wichtig. Damit er kostendeckend beraten und betreuen kann, sollten Prozesse automatisiert und standardisiert sein – bereits kleinere Onlinehändler haben mehrere tausend Transaktionen im Monat. Doch mit Automatisierung und Digitalisierung ist es nicht getan. Ohne Standards, die der Steuerberater vorgeben muss, laufen beide ins Leere. Sind diese Kriterien nicht gegeben, kann ein Steuerberaterwechsel notwendig sein.
E-Commerce-Spezialisierung
Oft stellen sich Händler die Frage, ob ihr Steuerberater wirklich auf Mandate im E-Commerce spezialisiert sein muss. Auch wenn dies nicht zwingend erforderlich ist, wäre unsere Empfehlung ganz klar: ja! Ein Hauptgrund dafür ist, dass spezialisierte Berater schlichtweg das Fachvokabular des E-Commerce beherrschen und verstehen. Egal ob „Amazon FBA“, „innergemeinschaftliche Verbringungen“ oder „Pro-Forma-Rechnung“ – der E-Commerce-Steuerberater kennt sich aus. Das hat den unschlagbaren Vorteil, dass du als Mandant besser verstanden wirst. Was wiederum zuträglich für ein Gespräch auf Augenhöhe ist.
Zudem ist der Onlinehandel steuerlich recht kompliziert und basiert fast vollständig auf Daten und Prozessen. Diese müssen sinnvoll und effizient mit den Prozessen der Steuerkanzlei verknüpft werden. Dafür braucht es Erfahrung und eine Spezialisierung. Dies gilt umso mehr ab dem Augenblick, in dem Händler beginnen, international zu verkaufen und ihr Geschäft dadurch zu skalieren. Ab diesem Zeitpunkt gilt es unter Umständen nicht nur, den deutschen Steuergesetzen zu entsprechen, sondern auch denen weiterer Staaten. Obwohl der One-Stop-Shop hier bereits seit 2021 große Abhilfe schafft, können längst nicht alle Geschäftsvorfälle über die Plattform des BZSt abgewickelt werden. Manchmal ist es daher die beste Option, seinem Steuerberater zu kündigen und sich nach einem neuen umzuschauen.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für einen Steuerberaterwechsel?
Wenn die Gründe klar sind, stellst du dir sicherlich noch die Frage, wann der passende Moment gekommen ist, den Wechsel „durchzuziehen“. Grundsätzlich gilt: Mandanten können ihren Steuerberater zu jeder Zeit wechseln – ohne gesetzliche Kündigungsfrist und ohne Kündigungsgrund. Eine Ausnahme besteht natürlich darin, wenn vertraglich eine beidseitige Vertragsdauer vereinbart wurde. Deswegen gilt: Vor der Kündigung deines Steuerberaters unbedingt den Vertrag prüfen und mögliche Fristen in die Überlegungen mit einbeziehen.
Wechsel unterjährig oder zum Jahresende?
Es gibt nicht den einen perfekten Zeitpunkt, um den Steuerberater zu wechseln. So kann es Sinn machen, abzuwarten, bis wichtige Projekte abgeschlossen sind, Steuererklärungen abgegeben wurden oder der Jahresabschluss durch ist.
Für viele könnte daher das Monatsende ein guter Zeitpunkt sein, einen Steuerberaterwechsel in Angriff zu nehmen.
Kosten beim Steuerberaterwechsel
Es kostet kein Geld, seinen Steuerberater zu wechseln. Es kann aber sein, dass beim Übergang bestimmte Leistungen doppelt bezahlt werden müssen. Verlangt der neue Steuerberater eine Gebühr für das sogenannte Onboarding, ist das in der Regel sogar ein gutes Signal. Es bedeutet, dass er sich grundlegende Gedanken um Prozesse und Standards gemacht hat – zudem will der neue Steuerberater dadurch auch dich und dein Geschäft von Beginn an hinreichend verstehen. Dieser Service ist daher in der Regel sein Geld wert.
Wie finde ich einen neuen Steuerberater?
Bevor du deinem aktuellen Steuerberater die Kündigung aussprichst, solltest du einen neuen gefunden haben, der dich als Mandant übernimmt. Das kann schwieriger sein, als es klingt, denn E-Commerce-Steuerberater sind in Deutschland rar gesät. Auch wenn es seit einigen Jahren einen Aufwärtstrend gibt, hinkt die Branche noch etwas hinterher.
Bevor du dich auf die Suche begibst, solltest du definieren, welche Steuerberaterkriterien für dich wichtig sind.
Dazu könnte zählen:
- Ist es für dich wichtig, dass dein Steuerberater auf den E-Commerce spezialisiert ist? (Unseres Erachtens: ja!)
- Wie wichtig sind dir die Kommunikation und Erreichbarkeit?
- Ist dir der persönliche Kontakt vor Ort essenziell oder käme auch ein reiner Online-Berater für dich infrage?
- Passt deine Arbeitsweise zu der des Steuerberaters (digital/online vs. analog)?
Der Wechselprozess – So klappt’s
Den Steuerberater zu wechseln, ist tatsächlich einfacher, als viele zunächst denken. Nichtsdestotrotz gibt es einige bürokratische Schritte zu beachten, damit einem reibungslosen Wechsel nichts im Weg steht.
Nachdem du einen neuen, passenden Berater gefunden hast, muss deinem alten Steuerberater ordnungsgemäß gekündigt werden. Alle erforderlichen Daten und Dokumente sollten dem neuen Steuerberater zeitnah weitergeleitet werden, damit dieser schnell und problemlos beginnen kann. Steuerberater unterstützen ihre Neumandanten in der Regel tatkräftig und fachkundig beim Wechselprozess. Dein alter Steuerberater ist darüber hinaus dazu verpflichtet, dir alle relevanten Unterlagen auszuhändigen, was meistens reibungslos und digital funktioniert, z. B. über die DATEV-Schnittstelle. Außerdem musst du das Finanzamt informieren, bzw. Vollmachten vom alten Steuerberater widerrufen und dem neuen Steuerberater erteilen. Fertig.
Dem alten Steuerberater müssen generell keine Gründe für einen Wechsel genannt werden. Der Steuerberaterwechsel ist lediglich mit bürokratischem Aufwand verbunden, negative Konsequenzen gibt es darüber hinaus jedoch keine. Ein Wechsel ist für Onlinehändler meistens sogar einfacher umzusetzen als bei „analogen Mandanten“, da die meisten Vorgänge und Daten bereits digitalisiert sind.
Schritte für einen reibungslosen Wechsel:
- Neuen Steuerberater suchen
- Alten Steuerberater kündigen
- Alle Steuerunterlagen bekommen sowie Vollmachten widerrufen und erteilen
Fazit
Wo ein Wille, da ein Weg. Ist der Entschluss zum Steuerberaterwechsel erstmal gefallen, ist die größte Hürde, einen neuen Steuerberater zu finden, der im besten Fall auf E-Commerce spezialisiert ist und dich fachkundig unterstützen und beraten kann. Die bürokratischen Schritte für einen Wechsel sind somit gut planbar und führen in der Regel zu einem reibungslosen Übergang.
Du bist gerade auf der Suche nach einem neuen Steuerberater, der dich als Mandanten übernimmt? Wir helfen dir! Mit unserer Steuerberatersuche findest du einen Steuerberater in der Nähe, der perfekt zu deinem Business passt.