Was ist ein Handelsregister-eintrag? Wichtige Informationen im Überblick

Welche Vorteile bringt der Handelsregistereintrag?

Grundsätzlich dient ein Handelsregistereintrag der Rechtssicherheit im Handelsverkehr sowie der Transparenz im Geschäftsalltag. Wirtschaftliche und rechtliche Verhältnisse von Unternehmen werden vom zuständigen Amtsgericht dokumentiert, kontrolliert und auf Aktualität geprüft.

Durch die Eintragung ins Handelsregister wirkst du für Geschäftspartner vertrauensvoller und schützt dein Business gleichzeitig vor Trittbrettfahrern oder gegenüber ähnlich klingenden Firmennamen. Es dient nicht nur dem Markenschutz, sondern zeigt dir genau, ob der Wunschname für dein Unternehmen noch verfügbar ist. Wenn nicht, darfst du diesen nicht verwenden. Hierbei schützt auch Unwissenheit nicht! Wer eine Markenrechtsverletzung begeht, dem drohen Rechtsstreits und Schadenersatzansprüche.

Gut zu wissen:
Wenn du dich mit dem Thema Firmengründung beschäftigst, kannst du im Handelsregister zum Beispiel nach Wettbewerbern bzw. potenziellen Kooperationspartnern suchen und so herausfinden, wie es um deren Wirtschaftlichkeit bestellt ist. Du erfährst zum Beispiel, wie hoch das Grund- bzw. Stammkapital ist, welche Rechtsform gewählt wurde oder ob das Unternehmen womöglich stillschweigend bereits Konkurs angemeldet hat.

Der Handelsregistereintrag anderer Unternehmen liefert dir also wichtige Informationen für deine Markt- und Wettbewerbsanalyse.

Wie läuft die Eintragung ins Handelsregister ab?

Im ersten Schritt informierst du dich bei deinem örtlichen Amtsgericht darüber, welche Unternehmensinformationen für den Handelsregistereintrag verpflichtend anzugeben sind – das hängt von der Rechtsform ab. Die für den Handelsregistereintrag nötigen Unternehmensdaten stellst du entweder selbst oder durch einen Steuerberater zusammen und lässt sie notariell beglaubigen.

Mittlerweile erfolgt die Eintragung in das Handelsregister ausschließlich elektronisch und in der Regel über einen Notar. Dieser übermittelt deine Dokumente über das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Über dieselbe Software kannst du deinen Handelsregistereintrag später auch ändern oder löschen lassen.

Wichtig:
Wenn du dich (nebenberuflich) selbstständig machen willst, zum Beispiel einen Online-Shop gründest, musst du dich nicht nur um den Handelsregistereintrag kümmern, sondern auch ein Gewerbe anmelden.

Gut zu wissen:
Über das Orts- und Gerichtsverzeichnis kannst du das zuständige Gericht deines Bezirks ermitteln.

Dein Anmeldeformular enthält alle notwendigen Informationen und Dokumente und die zuständige Servicestelle des Registergerichts hat nichts zu beanstanden? Dann hast du die Veröffentlichung deines Handelsregistereintrags auf den Weg gebracht. Je nach saisonaler Auslastung des Amtsgerichts dauert das von einigen Werktagen bis zu mehreren Wochen. Erst dann darfst du mit der eigentlichen Geschäftstätigkeit beginnen, sofern der Handelsregistereintrag für deine gewählte Rechtsform nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtend ist. Wenn du diesen wichtigen Schritt innerhalb der Unternehmensgründung überspringst, drohen dir Zwangsgelder von bis zu 5.000 Euro.

Wie kann man einen Handelsregistereintrag einsehen oder prüfen?

Oft liest man im Internet davon, dass jeder Nutzer Unternehmenseinträge im Handelsregister kostenlos einsehen kann. Das stimmt jedoch nur bedingt. Denn einige Registerdaten und Dokumente sind über das „gemeinsame Registerportal der Länder“ bzw. über das Unternehmensregister erst nach der Registrierung und gegen eine Gebühr abrufbar.

Wenn du im Registerportal unter „Normale Suche“ (oder „Schnellsuche“ beim Unternehmensregister) einen Unternehmensnamen deiner Wahl – oder die jeweilige Registernummer – eingibst, wird dir ein dezidiertes Suchergebnis angezeigt. Auf den ersten Blick siehst du dann die offizielle Geschäftsbezeichnung, den Sitz der Firma und das zuständige Amtsgericht.

Weiterhin lassen sich folgende Einträge abrufen:

• Aktueller Abdruck (AD), aktuelle Unternehmensdaten
• Chronologischer Abdruck (CD), z. B. notariell beurkundete Eintragungen
• Historischer Abdruck (HD) nicht-elektronische Registerdaten
• Dokumentenansicht (DK) aller Dokumente wie z. B. Gesellschafterlisten
• Unternehmensträgerdaten (UT), z. B. das Gründungsdatum
• Veröffentlichungen (VÖ), z. B. Wechsel der Gesellschafter
• Strukturierter Registerinhalt (SI), z. B. XML-Datei mit den Daten des aktuellen Abdrucks

Diese Unternehmensdaten sind jedoch erst nach der Registrierung im Handelsregister einsehbar. Hierbei wird pro Online-Abruf eine Gebühr zwischen 1,50 Euro bis 4,50 Euro fällig – außer es besteht für den Abruf der Handelsregisterinformationen eine Gebührenfreiheit in dem jeweiligen Bundesland. Einzig die sogenannten Unternehmensträgerdaten (UT) sowie Veröffentlichungen (VÖ) sind für eingeloggte Nutzer kostenfrei abrufbar.

Sobald du einen beglaubigten Ausdruck für bestimmte Unternehmensdaten benötigst, kannst du diesen beim örtlichen Amtsgericht per Post anfordern. Die Gebühren für amtlich beglaubigte Handelsregisterauszüge variieren je nach Amtsgericht zwischen 10 und 20 Euro.

Firmenregister europäischer und internationaler Unternehmen

Im hiesigen Handelsregister werden ausschließlich Unternehmen geführt, deren Sitz in Deutschland liegt. Wenn du Daten europäischer bzw. internationaler Unternehmen abrufen möchtest, musst du das Firmenverzeichnis des jeweiligen Landes abrufen.

Weiterhin solltest du dir merken, dass das Handelsregister (hier das „gemeinsame Registerportal der Länder“) und das Unternehmensregister voneinander zu unterscheiden sind. Letzteres gehört zum sogenannten elektronischen Bundesanzeiger und bietet erweiterte Möglichkeiten, einen Handelsregistereintrag einzusehen oder zu prüfen. Dazu gehören beispielsweise Jahresabschlussbilanzen oder Informationen zu laufenden Insolvenzverfahren.

Wann wird ein Handelsregistereintrag zur Pflicht?

Ein Handelsregistereintrag ist entsprechend des HGB prinzipiell für alle Kaufleute bzw. Gewerbetreibende ab dem Zeitpunkt der Gründung Pflicht! Mit der Eintragung ins Handelsregister wirst du als Einzelunternehmer nach Gesetzeslage automatisch zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau.

Bestimmte Gewerbetreibende können sich darüber hinaus auch freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Dann spricht man von einer konstitutiven, also rechtsbegründenden Eintragung. In der Regel besitzt der Handelsregistereintrag jedoch deklaratorische Wirkung, d. h. die Eintragung ins Handelsregister ist gesetzlich vorgeschrieben.

Gut zu wissen:
Du hast den bürokratischen Teil erledigt? Jetzt solltest du auf keinen Fall vergessen, die Handelsregisternummer, das Registergericht, den Firmensitz und die Namen der Geschäftsführer im Impressum deiner Website, in der E-Mail-Signatur und auf deinen Rechnungen anzugeben!

Sonderfall: Für Kleinunternehmer ist der Handelsregistereintrag nicht verpflichtend

Womöglich hast du dich schon gefragt, wie die Thematik für Kleinunternehmer oder Kleingewerbetreibende geregelt ist. Da ein Kleingewerbe keine Rechtsform ist, kann es auch nicht beim Gewerbeamt angemeldet werden. Stattdessen ist jedes Kleingewerbe immer ein Gewerbe, nur mit deutlich geringerer Umsatzerwartung. Ob es sich bei deiner Tätigkeit um ein Haupt- oder Kleingewerbe handelt, obliegt der Entscheidung des örtlichen Finanzamts.

Wenn du dagegen ein Hauptgewerbe anmeldest, unterliegst du als Einzelunternehmer dem Handelsgesetzbuch und ein Handelsregistereintrag wird verpflichtend.

Auch der Kleinunternehmer entspricht keiner offiziellen Rechtsform. Hingegen können Gewerbetreibende oder Freiberufler von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, wodurch sie beispielsweise keine Umsatzsteuer ausweisen müssen.

Gut zu wissen:
Als Kleingewerbetreibender kannst du dich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen, wodurch du deine Seriosität und Professionalität gegenüber Geschäftspartnern unterstreichen kannst. Bedenke dabei, dass Kosten für den Handelsregistereintrag anfallen und der bürokratische Aufwand deutlich steigt.

Handelsregistereintrag: Wie hoch sind die Kosten?

Für den Handelsregistereintrag erhebt das zuständige Amtsgericht eine Gebühr, die sich nach der Handelsregistergebührenverordnung richtet. Dazu rechnen musst du noch die Kosten für die notarielle Beglaubigung jeder Eintragung. Die Notargebühren bestimmen sich wiederum aus dem Gerichts- und Notarkostengesetz.

Grundsätzlich hängt die Gebühr, welche meist im dreistelligen Bereich liegt, von der gewählten Rechtsform und deinem individuellen Fall (z. B. Gesellschafterzahl, Höhe des Stammkapitals, zusätzliche Notarberatung) ab. Wenn du es genau wissen willst, suchst du am besten im Internet nach „Gebühren Handelsregisterverfahren“ und ergänzt den Suchbegriff um die zuständige Handelskammer.

Achtung:
In jüngster Vergangenheit kam es zu Betrugsfällen, bei denen massenhaft behördenähnlich gestaltete Schreiben im Umlauf waren und an die jeweiligen Geschäftsadressen neugegründeter Firmen geschickt wurden. Die Landesjustizverwaltungen und das Bundesministerium der Justiz warnen davor, jeglichen Zahlungsaufforderungen dieser Art nachzukommen und empfehlen, die Rechnungen genau zu überprüfen.