Handelsregistereintrag – das müsst Ihr wissen

Bei manchen Rechtsformen ist ein Handelsregistereintrag verpflichtend, sodass ihr diesen noch vor der Geschäftstätigkeit beantragen müsst. In diesem Beitrag erklären wir euch die Bedeutung und Vorteile des Handelsregistereintrags und wie das Anmeldeverfahren abläuft. Außerdem erfahrt ihr, wann ein Handelsregistereintrag zur Pflicht wird, und welche Aspekte ihr sonst noch beachten solltet, um erfolgreich in die Selbstständigkeit zu starten.

Inhaltsverzeichnis:

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Was ist ein Handelsregistereintrag?

Bevor wir uns dieser Frage widmen, müssen wir natürlich erst einmal klären, was das Handelsregister überhaupt ist. Die Kurzversion lautet so: Das Handelsregister ist ein öffentlich zugängliches Verzeichnis, in dem alle angemeldeten Kaufleute geführt werden. Die Handelsregisterinformationen sind für jeden im Internet einsehbar und dienen der Transparenz und Informationszwecken. Sie dokumentieren wirtschaftliche Verhältnisse von Kaufleuten und Unternehmen, z. B. deren Bilanzen und Jahresabschlüsse.

Welche Vorteile bringt der Handelsregistereintrag?

Grundsätzlich dient ein Handelsregistereintrag der Rechtssicherheit im Handelsverkehr sowie der Transparenz im Geschäftsalltag. Wirtschaftliche und rechtliche Verhältnisse von Unternehmen werden vom zuständigen Amtsgericht dokumentiert, kontrolliert und auf Aktualität geprüft.

Durch die Eintragung ins Handelsregister wirkt ihr für Geschäftspartner vertrauensvoller und schützt euer Business gleichzeitig vor Trittbrettfahrern oder gegenüber ähnlich klingenden Firmennamen. Es dient nicht nur dem Markenschutz , sondern zeigt euch genau, ob der Wunschname für euer Unternehmen noch verfügbar ist. Wenn nicht, dürft ihr diesen nicht verwenden. Hierbei schützt auch Unwissenheit nicht! Wer eine Markenrechtsverletzung begeht, dem drohen Rechtsstreits und Schadenersatzansprüche.

Gut zu wissen:
Wenn ihr euch mit dem Thema Firmengründung beschäftigt, könnt ihr im Handelsregister zum Beispiel nach Wettbewerben bzw. potenziellen Kooperationspartnern suchen und so herausfinden, wie es um deren Wirtschaftlichkeit bestellt ist. Ihr erfahrt zum Beispiel, wie hoch das Grund- bzw. Stammkapital ist, welche Rechtsform gewählt wurde oder ob das Unternehmen womöglich stillschweigend bereits Konkurs angemeldet hat. 

Der Handelsregistereintrag anderer Unternehmen liefert euch also wichtige Informationen für eure Markt- und Wettbewerbsanalyse.

Wie läuft die Eintragung ins Handelsregister ab?

Im ersten Schrittinformiert ihr euch bei Eurem örtlichen Amtsgericht darüber, welche Unternehmensinformationen für den Handelsregistereintrag verpflichtend anzugeben sind – das hängt von der Rechtsform ab. Die für den Handelsregistereintrag nötigen Unternehmensdaten stellt ihr entweder selbst oder durch einen Steuerberater zusammen und lasst sie notariell beglaubigen.

Mittlerweile erfolgt die Eintragung in das Handelsregister ausschließlich elektronisch und in der Regel über einen Notar. Dieser übermittelt eure Dokumente über das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Über dieselbe Software könnt ihr euren Handelsregistereintrag später auch ändern oder löschen lassen.

Wichtig:
Wenn ihr euch (nebenberuflich) selbstständig machen wollt, zum Beispiel einen Online-Shop gründet, müsst ihr euch nicht nur um den Handelsregistereintrag kümmern, sondern auch ein Gewerbe anmelden.

Gut zu wissen:

Über das Orts- und Gerichtsverzeichnis  könnt ihr das zuständige Gericht eures Bezirks ermitteln.

Euer Anmeldeformular enthält alle notwendigen Informationen und Dokumente und die zuständige Servicestelle des Registergerichts hat nichts zu beanstanden? Dann habt ihr die Veröffentlichung eures Handelsregistereintrags auf den Weg gebracht. Je nach saisonaler Auslastung des Amtsgerichts dauert das von einigen Werktagen bis zu mehreren Wochen. Erst dann dürft Ihr mit der eigentlichen Geschäftstätigkeit beginnen, sofern der Handelsregistereintrag für eure gewählte Rechtsform nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtend ist. Wenn ihr diesen wichtigen Schritt innerhalb der Unternehmensgründung überspringt, drohen euch Zwangsgelder von bis zu 5.000 Euro.

Wie kann man einen Handelsregistereintrag einsehen oder prüfen?

Oft liest man im Internet davon, dass jeder Nutzer Unternehmenseinträge im Handelsregister kostenlos einsehen kann. Das stimmt jedoch nur bedingt. Denn einige Registerdaten und Dokumente sind über das „gemeinsame Registerportal der Länder“ bzw. über das Unternehmensregister erst nach der Registrierung und gegen eine Gebühr abrufbar.

Wenn ihr im Registerportal unter „Normale Suche“ (oder „Schnellsuche“ beim Unternehmensregister) einen Unternehmensnamen eurer Wahl – oder die jeweilige Registernummer – eingebt, wird euch ein dezidiertes Suchergebnis angezeigt. Auf den ersten Blick seht ihr dann die offizielle Geschäftsbezeichnung, den Sitz der Firma und das zuständige Amtsgericht.

Weiterhin lassen sich folgende Einträge abrufen:

  • Aktueller Abdruck (AD), aktuelle Unternehmensdaten
  • Chronologischer Abdruck (CD), z. B. notariell beurkundete Eintragungen
  • Historischer Abdruck (HD) nicht-elektronische Registerdaten
  • Dokumentenansicht (DK) aller Dokumente wie z. B. Gesellschafterlisten
  • Unternehmensträgerdaten (UT), z. B. das Gründungsdatum
  • Veröffentlichungen (VÖ), z. B. Wechsel der Gesellschafter
  • Strukturierter Registerinhalt (SI), z. B. XML-Datei mit den Daten des aktuellen Abdrucks

Diese Unternehmensdaten sind jedoch erst nach der Registrierung ins Handelsregister einsehbar. Hierbei wird pro Online-Abruf eine Gebühr zwischen 1,50 Euro bis 4,50 Euro fällig – außer es besteht für den Abruf der Handelsregisterinformationen eine Gebührenfreiheit in dem jeweiligen Bundesland. Einzig die sogenannten Unternehmensträgerdaten (UT) sowie Veröffentlichungen (VÖ) sind für eingeloggte Nutzer kostenfrei abrufbar.

Sobald ihr einen beglaubigten Ausdruck für bestimmte Unternehmensdaten benötigt, könnt ihr diesen beim örtlichen Amtsgericht per Post anfordern. Die Gebühren für amtlich beglaubigte Handelsregisterauszüge variieren je nach Amtsgericht zwischen 10 und 20 Euro.

Firmenregister europäischer und internationaler Unternehmen

Im hiesigen Handelsregister werden ausschließend Unternehmen geführt, deren Sitz in Deutschland liegt. Wenn ihr Daten europäischer bzw. internationaler Unternehmen abrufen wollt, müsst ihr das Firmenverzeichnis des jeweiligen Landes abrufen.

Weiterhin solltet ihr euch merken, dass das Handelsregister (hier das „gemeinsame Registerportal der Länder“) und das Unternehmensregister voneinander zu unterscheiden sind. Letzteres gehört zum sogenannten elektronischen Bundesanzeiger und bietet erweiterte Möglichkeiten, einen Handelsregistereintrag einzusehen oder zu prüfen. Dazu gehören beispielsweise Jahresabschlussbilanzen oder Informationen zu laufenden Insolvenzverfahren.

Wann wird ein Handelsregistereintrag zur Pflicht?

Ein Handelsregistereintrag ist entsprechend des HGB prinzipiell für alle Kaufleute bzw. Gewerbetreibende ab dem Zeitpunkt der Gründung Pflicht! Mit der Eintragung ins Handelsregister werden Einzelunternehmer nach Gesetzeslage automatisch zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau.

Bestimmte Gewerbetreibende können sich darüber hinaus auch freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Dann spricht man von einer konstitutiven, also rechtsbegründenden Eintragung. In der Regel besitzt der Handelsregistereintrag jedoch deklaratorische Wirkung, d. h. die Eintragung ins Handelsregister ist gesetzlich vorgeschrieben.

Gut zu wissen:
Ihr habt den bürokratischen Teil erledigt? Jetzt solltet ihr auf keinen Fall vergessen, die Handelsregisternummer,das Registergericht, der Firmensitz und die Namen der Geschäftsführer im Impressum eurer Website, in der E-Mail-Signatur und auf euren Rechnungen anzugeben! 

Ein Handelsregistereintrag ist…

Pflicht

fakultativ

nicht möglich

Einzelunternehmen

Eingetragene Kaufleute (e. K.)

x

Freiberufler

x

Personengesellschaft

Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

x

Offene Handelsgesellschaft (OHG)

x

Kommanditgesellschaft (KG)

x

Kapitalgesellschaft

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

x

Unternehmergesellschaft (UG)

x

Aktiengesellschaft (AG)

x

Societas Europaea (Europäische Gesellschaft, SE)

x

Sonderfall: Für Kleinunternehmer ist der Handelsregistereintrag nicht verpflichtend

Womöglich habt ihr euch schon gefragt, wie die Thematik für Kleinunternehmer oder Kleingewerbetreibende geregelt ist. Da ein Kleingewerbe keine Rechtsform ist, kann es auch nicht beim Gewerbeamt angemeldet werden. Stattdessen ist jedes Kleingewerbe immer ein Gewerbe, nur mit deutlich geringerer Umsatzerwartung. Ob es sich bei eurer Tätigkeit um ein Haupt- oder Kleingewerbe handelt, obliegt der Entscheidung des örtlichen Finanzamts.

Wenn ihr dagegen ein Hauptgewerbe anmeldet, unterliegt ihr als Einzelunternehmer dem Handelsgesetzbuch und ein Handelsregistereintrag wird verpflichtend.

Auch der Kleinunternehmer entspricht keiner offiziellen Rechtsform. Hingegen können Gewerbetreibende oder Freiberufler von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen[11] , wodurch sie beispielsweise keine Umsatzsteuer ausweisen müssen.

Gut zu wissen:
Als Kleingewerbetreibende könnt ihr euch freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen, wodurch eure Seriosität und Professionalität gegenüber Geschäftspartnern unterstreichen. Bedenken solltet ihr dabei, dass Kosten für den Handelsregistereintrag anfallen und der bürokratische Aufwand deutlich steigt.

Handelsregistereintrag: Wie hoch sind die Kosten?

Für den Handelsregistereintrag erhebt das zuständige Amtsgericht eine Gebühr, die sich nach der Handelsregistergebührenverordnung richtet. Dazu rechnen müsst ihr noch die Kosten für die notarielle Beglaubigung jeder Eintragung. Die Notargebühren bestimmen sich wiederum aus dem Gerichts- und Notarkostengesetz.

Grundsätzlich hängt die Gebühr, welche meist im dreistelligen Bereich liegt, von der gewählten Rechtsform und eurem individuellen Fall (z. B. Gesellschafterzahl, Höhe des Stammkapitals, zusätzliche Notarberatung) ab. Wenn ihr es genau wissen wollt, sucht ihr am besten im Internet nach „Gebühren Handelsregisterverfahren“ und ergänzt den Suchbegriff um die zuständige Handelskammer.

Achtung:
In jüngster Vergangenheit kam es zu Betrugsfällen, bei denen massenhaft behördenähnlich gestaltete Schreiben im Umlauf waren und an die jeweiligen Geschäftsadressen neugegründeter Firmen geschickt wurden. Die Landesjustizverwaltungen und das Bundesministerium der Justiz warnen davor, jeglichen Zahlungsaufforderungen dieser Art nachzukommen und empfehlen, die Rechnungen genau zu überprüfen.

Haftungsausschluss:

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