TAXDOO Quickscan einfach erklärt: Belege in wenigen Minuten hochladen

Schluss mit Papierchaos – so lädst du deine Belege einfach hoch

Kassenbons, Eingangsrechnungen oder andere Belege müssen regelmäßig an die Buchhaltung übermittelt werden. Mit Quickscan funktioniert das schnell, einfach und digital – direkt vom Smartphone, Tablet oder Computer.

Der große Vorteil: Du kannst deine Belege jederzeit und von jedem Standort aus hochladen. Egal, ob im Büro, im Homeoffice, unterwegs, auf Geschäftsreise oder direkt nach einem Restaurantbesuch – deine Dokumente stehen deiner Buchhaltung sofort digital zur Verfügung.

In dieser Anleitung zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du Dokumente hochlädst und verarbeitest.

Was ist TAXDOO Quickscan?

TAXDOO Quickscan ist dein digitaler Ablageort für Belege und Rechnungen.
Hier kannst du:

Wichtig: TAXDOO Quickscan dient ausschließlich dem schnellen und einfachen Import von Belegen und Dokumenten.

Die eigentliche Bearbeitung, Prüfung, Zuordnung und Bestätigung der Belege erfolgt weiterhin in deinem Buchhaltungsportal TAXDOO unter: https://mandant.acc-digital.de/stable/

Schritt 1: TAXDOO Quickscan öffnen

Öffne TAXDOO und klicke über Einstellungen auf Quickscan.
Nun kannst du auf Start Quickscan klicken. Alternativ kannst du den angezeigten QR-Code mit deinem Smartphone unter dem Link: https://mandant.acc-digital.de/qs/#/home scannen.

Schritt 2: Die passende Funktion auswählen

Nach dem Öffnen von TAXDOO Quickscan stehen dir zwei Möglichkeiten zur Auswahl:

• Beleg erfassen: Ideal für einzelne Belege oder Kassenbons
• TAXDOO Drive: Ideal für das Hochladen mehrerer Dokumente oder Rechnungen

Variante A: Beleg erfassen

1. Beleg fotografieren
2. Bild prüfen
3. Hochladen

Besonders praktisch: Fotografiere den Beleg direkt nach Erhalt. So sparst du dir das spätere Sortieren von Papierbelegen.

Variante B: TAXDOO Drive verwenden

Wenn du Rechnungen oder mehrere Dokumente hochladen möchtest, wähle TAXDOO Drive.
Beim ersten öffnen werden verfügbare Schnittstellen vorgeschlagen.

Wähle die gewünschten Schnittstellen aus und bestätige die Auswahl mit „Ja“.

Schritt 3: Die richtige Ablage auswählen

Nach der Einrichtung siehst du deine verfügbaren Ordner.

Beispielsweise:

• Lieferanten
• Amazon Gebührenrechnungen
• Kasse

Öffne den Ordner, in den die Dokumente hochgeladen werden sollen

Tipp: Lade Belege möglichst direkt in den passenden Ordner hoch. Das erleichtert die weitere Verarbeitung erheblich.

Schritt 4: Dokumente hochladen

Beim ersten Aufruf ist der Ordner leer. Nun kannst du deine Dokumente hochladen.

Möglichkeit 1: Drag & Drop

Ziehe Dateien einfach per Maus in das Fenster.

Möglichkeit 2: Neu hochladen

Klicke unten rechts auf „+ Neu“.

Schritt 5: Automatische Verarbeitung nutzen

Nach dem Upload kann TAXDOO Quickscan die Dokumente automatisch verarbeiten.

Auto verarbeiten aktiviert

Wenn die Funktion aktiviert ist:

• Dokumente werden automatisch verarbeitet
• Daten werden direkt weitergeleitet
• Du hast weniger manuellen Aufwand
• Die Bearbeitung erfolgt schneller

Unsere Empfehlung: Aktiviere diese Funktion für einen möglichst automatisierten Prozess.

Schritt 6: Dokumente manuell verarbeiten

Falls die automatische Verarbeitung deaktiviert wurde, können Dokumente einzeln verarbeitet werden.
Klicke hierzu auf die drei Punkte am jeweiligen Dokument.

Anschließend kann über den Button Verarbeitung, diese manuell gestartet werden.

Schritt 7: Daten in der Buchhaltung prüfen und bestätigen

Sobald deine Dokumente erfolgreich verarbeitet wurden, stehen sie im Bereich Buchhaltung unter https://mandant.acc-digital.de/stable/ zur Verfügung und werden für die weitere Analyse aufbereitet.

Hier kannst du:

• die erfassten Daten prüfen
• Belege bearbeiten oder ergänzen
• Angaben bestätigen
• Offene Belege den passenden Bankumsätzen zuordnen

Wichtig: Die automatische Verarbeitung nimmt dir bereits viele Arbeitsschritte ab. Je nach Belegart kann es jedoch erforderlich sein, den Beleg anschließend noch mit der entsprechenden Zahlung auf dem Bankkonto zu verknüpfen. Dadurch wird sichergestellt, dass Beleg und Zahlung sauber zusammengeführt werden.

Hinweis zu Dubletten

Bitte achte darauf, Belege nur einmal hochzuladen.
Wird derselbe Beleg mehrfach hochgeladen, kann dies zu Dubletten in der Buchhaltung führen. Dadurch entsteht zusätzlicher Prüfungsaufwand und die Bearbeitung kann verzögert werden.

Prüfe daher vor dem Upload kurz, ob der Beleg bereits erfasst wurde.

Typische Beispiele für Dubletten:

• Derselbe Kassenbon wird sowohl über das Smartphone als auch später nochmals über den PC hochgeladen
• Eine Rechnung wird versehentlich mehrfach per Drag & Drop importiert
• Bereits verarbeitete Dokumente werden erneut hochgeladen

Unser Tipp: Lade Belege möglichst direkt nach Erhalt hoch und nutze einen festen Prozess. So behältst du den Überblick und vermeidest doppelte Uploads.

Falls du dir unsicher bist, ob ein Beleg bereits erfasst wurde, prüfe zunächst die Übersicht deiner hochgeladenen bzw. verarbeiteten Dokumente, bevor du ihn erneut hochlädst.

Verarbeitete Dokumente prüfen

Alle erfolgreich verarbeiteten Dokumente werden über den Button angezeigt.

Hier siehst du jederzeit:

• Welche Dokumente verarbeitet wurden
• Übertragene Informationen

Ansicht aktualisieren

Wenn neue Dokumente hochgeladen wurden oder du den aktuellen Status prüfen möchtest, kannst du die Ansicht aktualisieren.

Wichtige Hinweise für eine optimale Verarbeitung

Bitte achte darauf, dass:

• alle Informationen vollständig sichtbar sind
• keine Ecken abgeschnitten werden
• das Foto scharf und gut lesbar ist
• immer nur ein Beleg pro Foto erfasst wird

Nur so kann die automatische Verarbeitung optimal funktionieren.

Unsere Tipps für dich

TAXDOO auch unterwegs nutzen
Mit dem Smartphone kannst du Belege direkt vor Ort fotografieren und hochladen. Du musst nicht erst zurück ins Büro.

Den richtigen Ordner wählen
Lade Dokumente möglichst direkt in der passenden Schnittstelle hoch. Das erleichtert die spätere Verarbeitung.

Regelmäßig den Verarbeitungsstatus prüfen
Wirf gelegentlich einen Blick auf die Übersicht der verarbeiteten Dokumente. So erkennst du mögliche Probleme frühzeitig.

Auto-Verarbeitung aktivieren
So sparst du Zeit und reduzierst manuelle Arbeitsschritte.

Häufige Fehler vermeiden

FAQ

Welche Dateiformate kann ich hochladen?
In der Regel können PDF-Dateien sowie Bilddateien von Belegen und Rechnungen hochgeladen werden.

Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen?
Ja. Über Drag & Drop oder die Funktion „Neu hochladen“ können mehrere Dateien gleichzeitig ausgewählt und hochgeladen werden.

Muss ich jeden Beleg einzeln hochladen?
Nein. Mehrere Dokumente können gesammelt hochgeladen werden.

Was passiert nach dem Upload?
Je nach Einstellung werden die Dokumente automatisch verarbeitet oder müssen manuell gestartet werden.

Kann ich TAXDOO Quickscan auch auf dem Smartphone nutzen?
Ja. Über den Quickscan und die Belegerfassung kannst du Dokumente direkt mit deinem Smartphone fotografieren und hochladen. Scanne dazu den QR-Code und speichere dir die URL.

Kann ich Belege auch unterwegs hochladen?
Ja. Quickscan kann ortsunabhängig genutzt werden. Belege können beispielsweise direkt auf Geschäftsreisen, im Restaurant, im Homeoffice oder von jedem anderen Standort hochgeladen werden.

Muss ich Belege bis zum Monatsende sammeln?
Nein. Wir empfehlen, Belege direkt nach Erhalt hochzuladen. So bleiben deine Unterlagen vollständig und aktuell.

Werden meine Dokumente automatisch verarbeitet?
Wenn die Funktion „Auto verarbeiten“ aktiviert ist, erfolgt die Verarbeitung automatisch. Andernfalls kannst du die Verarbeitung manuell starten.

Was mache ich, wenn ein Dokument nicht verarbeitet wurde?
Prüfe zunächst die Lesbarkeit des Dokuments und starte gegebenenfalls die manuelle Verarbeitung über die drei Punkte am Dokument.

Fazit

Mit Quickscan kannst du deine Belege schnell, einfach und digital verwalten. Egal ob Kassenbon per Smartphone oder Rechnungsupload am Computer.

Besonders praktisch: Du kannst Belege jederzeit und von jedem Standort aus hochladen. Dadurch sparst du wertvolle Zeit, reduzierst den Aufwand und stellst sicher, dass deine Buchhaltung stets auf dem aktuellen Stand ist.

Durch die automatische Verarbeitung werden viele Arbeitsschritte vereinfacht, sodass deine Dokumente schneller dort ankommen, wo sie benötigt werden.

Noch Fragen?

Melde dich jederzeit bei uns unter info@taxdoo-accounting.de – wir helfen dir gerne weiter!