Offene Transaktionen vor der Monatsfreigabe prüfen

Warum gibt es diese Funktion?

Damit Geschäftsvorfälle korrekt verbucht werden können, müssen Zahlungen, Rechnungen und Belege eindeutig zugeordnet werden können. Im Tagesgeschäft kann es jedoch vorkommen, dass bestimmte Informationen noch fehlen oder Transaktionen noch nicht vollständig abgestimmt wurden.

Mit der neuen Übersicht siehst du bereits vor der Monatsfreigabe, welche Transaktionen aktuell noch offen sind und kannst besser einschätzen, ob Handlungsbedarf besteht.

So lassen sich beispielsweise fehlende Belege, nicht hochgeladene Rechnungen oder noch nicht zugeordnete Zahlungen frühzeitig erkennen.

Was bedeutet „offen“?

Eine offene Transaktion bedeutet zunächst nur, dass ein Geschäftsvorfall aktuell noch nicht vollständig abgeschlossen oder zugeordnet werden konnte.

Das ist nicht automatisch ein Fehler.

Viele offene Transaktionen sind im Geschäftsalltag vollkommen normal.

Beispiele:

• Eine Ausgangsrechnung wurde erstellt, die Zahlung des Kunden ist jedoch noch nicht eingegangen
• Das Zahlungsziel einer Rechnung wurde noch nicht erreicht
• Eine Gutschrift wurde erstellt, die Rückzahlung erfolgt jedoch erst zu einem späteren Zeitpunkt
• Eine Transaktion befindet sich noch im normalen Abstimmungsprozess

Die Übersicht dient daher nicht dazu, ausschließlich Fehler zu finden. Vielmehr hilft sie dir dabei, nachvollziehbare offene Vorgänge von Fällen mit möglichem Handlungsbedarf zu unterscheiden.

Wann lohnt sich eine Prüfung?

Offene Transaktionen können unterschiedliche Ursachen haben. Die Übersicht hilft dir dabei, diese schnell einzuordnen.

Typische Beispiele sind:

Offene Kundenzahlung → Möglicherweise fehlt die zugehörige Ausgangsrechnung oder Gutschrift.

Offene Ausgangsrechnung → Die Zahlung des Kunden steht noch aus.

Offene Gutschrift → Die Rückzahlung an den Kunden konnte noch nicht zugeordnet werden oder wurde noch nicht ausgeführt.

Offene Lieferantenzahlung → Die passende Eingangsrechnung wurde noch nicht hochgeladen oder ist noch nicht zugeordnet worden.

Offene Banktransaktion → Der benötigte Beleg/Nachweis liegt noch nicht vor

Offenes Payout oder offene Umbuchung → Der zugehörige Zahlungseingang befindet sich möglicherweise auf einer anderen Schnittstelle oder einem anderen Konto und konnte noch nicht automatisch zugeordnet werden

Deine Vorteile

Die neue Übersicht ermöglicht es dir, den Status deiner Buchhaltung bereits vor der Freigabe besser nachzuvollziehen.

Dadurch kannst du:

• fehlende Belege frühzeitig erkennen
• ausstehende Zuordnungen schneller identifizieren
• Rückfragen reduzieren
• die Vollständigkeit deiner Unterlagen verbessern
• die Monatsfreigabe effizienter vorbereiten

Gut zu wissen: Nicht jede offene Transaktion erfordert eine Handlung. Häufig sind offene Ausgangsrechnungen oder noch nicht fällige Zahlungen vollkommen plausibel. Die Übersicht hilft dabei, genau diese von Fällen zu unterscheiden, bei denen möglicherweise noch Unterlagen fehlen.

So findest du die offenen Transaktionen

Schritt 1: Offene Transaktionen in der Monatsübersicht aufrufen
In der Monatsübersicht wird in der Spalte „Offen“ die Anzahl der aktuell offenen Transaktionen angezeigt.

Schritt 2: Übersicht nach Schnittstellen anzeigen
Nach dem Klick siehst du, aus welchen Schnittstellen die offenen Transaktionen stammen.

Neben jedem Monat wird die Anzahl der offenen Vorgänge angezeigt. So kannst du schnell erkennen, in welchem Bereich noch offene Transaktionen vorhanden sind.

Schritt 3: Detailansicht öffnen
Wähle die gewünschte Schnittstelle aus, um die zugehörigen Transaktionen im Detail anzuzeigen.

Schritt 4: Offene Transaktionen prüfen
In der Detailansicht siehst du alle aktuell offenen Vorgänge der ausgewählten Schnittstelle.

Hier kannst du nachvollziehen, welche Transaktionen noch einer Rechnung, einem Beleg oder einer anderen Buchungsgrundlage zugeordnet werden müssen.

So lassen sich fehlende Unterlagen häufig bereits vor der Monatsfreigabe identifizieren.

Schritt 5: Direkte Weiterleitung zu den offenen Transaktionen des Monats
Nachdem du auf die Anzahl der offenen Transaktionen geklickt hast, gelangst du direkt zur Übersicht der offenen Vorgänge des ausgewählten Monats.

In dieser Ansicht werden alle offenen Transaktionen des gewählten Monats angezeigt. So kannst du unmittelbar nachvollziehen, welche Vorgänge noch einer Rechnung, einem Beleg oder einer Zuordnung bedürfen.

Je nach Art der Transaktion kannst du beispielsweise prüfen:

• ob eine Eingangsrechnung fehlt
• ob eine Ausgangsrechnung noch nicht bezahlt wurde
• ob eine Kundenzahlung noch keiner Rechnung zugeordnet werden konnte
• oder ob ein Payout bzw. eine Umbuchung noch abgestimmt werden muss

Dadurch erhältst du vor der Monatsfreigabe eine zusätzliche Kontrolle und kannst offene Sachverhalte frühzeitig erkennen.

FAQ

Muss ich jede offene Transaktion vor der Freigabe klären?
Nein. Nicht jede offene Transaktion weist auf ein Problem hin. Offene Kundenrechnungen oder noch nicht fällige Zahlungen sind häufig vollkommen normal.

Warum werden Kundenzahlungen als offen angezeigt?
In vielen Fällen fehlt die zugehörige Ausgangsrechnung oder Gutschrift oder die Zahlung konnte noch nicht eindeutig zugeordnet werden.

Warum werden Ausgangsrechnungen als offen angezeigt?
Die Rechnung wurde erstellt, die Zahlung des Kunden ist jedoch noch nicht eingegangen.

Warum werden Lieferantenzahlungen als offen angezeigt?
Häufig wurde die passende Eingangsrechnung noch nicht hochgeladen oder die Zahlung konnte nicht automatisch zur Rechnung zugeordnet werden.

Warum werden Banktransaktionen als offen angezeigt?
In der Regel fehlt der benötigte Beleg zur Verbuchung der Zahlung.

Warum werden Payouts oder Umbuchungen als offen angezeigt?
Der zugehörige Zahlungseingang konnte möglicherweise noch keiner anderen Schnittstelle oder keinem anderen Konto zugeordnet werden.

Werden die offenen Transaktionen automatisch aktualisiert?
Ja. Sobald fehlende Unterlagen ergänzt oder Transaktionen erfolgreich zugeordnet wurden, reduziert sich die Anzahl der offenen Transaktionen nach dem Parsing automatisch.

Welchen Nutzen hat die Funktion?
Die Übersicht hilft dir dabei, mögliche Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen, fehlende Unterlagen rechtzeitig bereitzustellen und die Monatsfreigabe effizienter vorzubereiten.

Warum sehe ich bei Amazon häufig offene Transaktionen?
Bei Amazon sind offene Transaktionen häufig völlig normal. Gründe hierfür können beispielsweise Settlement-Zeiträume, Einbehalte (Reserves) oder zeitverzögerte Auszahlungen sein. Dadurch kann es etwas länger dauern, bis sich bestimmte Vorgänge vollständig ausgleichen.

Warum können Amazon-Zahlungen über einen längeren Zeitraum offen bleiben?
Amazon AR-Daten werden grundsätzlich nur monatlich bereitgestellt. Erst nach Abschluss des jeweiligen Monats können die Daten abgerufen und importiert werden.

Dadurch kann es vorkommen, dass Zahlungen vorübergehend als offen angezeigt werden, obwohl kein Fehler vorliegt. In Einzelfällen kann ein Ausgleich bis zu drei Monate dauern.

Warum sehe ich bei CSV-Schnittstellen offene Zahlungen?
Bei Schnittstellen, die über CSV-Dateien importiert werden, erfolgt der Abgleich häufig erst mit dem nächsten Datenimport. Dadurch können Transaktionen zwischenzeitlich als offen erscheinen, obwohl sie sich nach dem nächsten Import automatisch ausgleichen.

Was bedeuten rote oder unbearbeitete Transaktionen?
Alle Transaktionen, die als rot oder unbearbeitet gekennzeichnet sind, wurden noch nicht für die Buchhaltung freigegeben.

Diese Vorgänge werden nicht verarbeitet und daher auch nicht im Rahmen der Buchhaltung geprüft. Bitte stelle sicher, dass die betroffenen Transaktionen bearbeitet und freigegeben werden.

Ich habe viele offene Eingangsrechnungen. Wo kann ich diese prüfen?
Nutze hierfür zusätzlich den Bereich „Banking“. Dort erhältst Du eine Übersicht über offene Eingangsrechnungen und kannst prüfen, ob noch Belege oder Zuordnungen fehlen.

Wann sollte ich offene Transaktionen genauer prüfen?
Als Faustregel gilt: Offene Transaktionen über einen kurzen Zeitraum können oft vollkommen normal sein.

Offene Transaktionen, die älter als drei Monate sind, solltest Du jedoch genauer prüfen. Häufig fehlen hier Belege, Rechnungen oder andere Informationen, die für die korrekte Zuordnung benötigt werden.

Ich bin mir unsicher, warum eine Transaktion offen ist. Was kann ich tun?
Wenn Du nicht nachvollziehen kannst, warum eine Transaktion als offen angezeigt wird oder ob Handlungsbedarf besteht, wende Dich gerne an unseren Support. Gemeinsam können wir prüfen, ob weitere Unterlagen benötigt werden oder ob der offene Vorgang einen nachvollziehbaren Hintergrund hat.

Fazit

Die neue Übersicht für offene Transaktionen gibt Dir bereits vor der Monatsfreigabe einen transparenten Einblick in noch nicht abgeschlossene oder zugeordnete Geschäftsvorfälle. So kannst Du frühzeitig erkennen, ob offene Vorgänge plausibel sind oder ob möglicherweise noch Belege, Rechnungen oder weitere Informationen fehlen.

Das erleichtert die Vorbereitung der Monatsfreigabe, reduziert Rückfragen und unterstützt eine möglichst vollständige Buchhaltung.