Interview: „Steuerkanzleien überzeugt man mit Mehrwert“

Patrick, du bist der „Accounting-Spezialist“ bei uns im RegTech Center. Wie bist du zu diesem Titel gekommen?

(lacht) Das war ein weiter Weg – zunächst aber wohl auch ein klassischer. Ich habe ein BWL-Studium und später eine Kombination aus BWL und Jura im Master absolviert, bevor ich dann – wie viele andere – zu einer der „Big Four“ Gesellschaften gegangen bin. Dort habe ich das Steuerrecht vor allem in der Praxis kennenlernen dürfen – damals mit Fokus auf Ertragsteuern. Anschließend habe ich dann erste „Fintech-Luft“ in Berlin geschnuppert. Ziel war es damals, die Buchhaltung für kleinere Unternehmen zu automatisieren. Da bin ich dann auch das erste Mal intensiver mit der Umsatzsteuer in Berührung gekommen. Denn während sich große Konzerne hauptsächlich auf das steueroptimierte Management des Gewinns konzentrieren, liegt der Fokus bei kleinen und mittelständischen Betrieben auf der Finanzbuchhaltung und der monatlichen Umsatzsteuer.

Wie hast du diesen direkten Kontrast Big Four versus Fintech empfunden?

Richtig vergleichen lässt sich das nicht, die Zielsetzungen beider Rollen waren einfach komplett unterschiedlich. Was mir durch den Wechsel jedoch schnell klar wurde: Die Finanzbuchhaltung ist weniger komplex als das Steuerrecht, weshalb das Automatisierungspotenzial dort auch deutlich höher ist.

Und um dieses Automatisierungspotenzial der Buchhaltung kümmerst du dich hier bei uns im RegTech Center…

Genau. Gewachsen ist Taxdoo bisher primär durch den Fokus auf alle relevanten umsatzsteuerrechtlichen Aspekte. Die Finanzbuchhaltung und auch der Datev-Export waren eher ein Beiprodukt – wobei gerade hier mit gezielten Weiterentwicklungen noch viel Potential schlummert. Insbesondere für Steuerberaterinnen und Steuerberater können technische Lösungen und automatisierte Prozesse innerhalb der Buchhaltung zu einer immensen Arbeitserleichterung werden. Ich selbst bin Steuerberater und weiß aus der Praxis, wie viel Zeit für die manuelle Buchhaltung eingesetzt werden muss und wie wenig Raum da für die eigentliche Beratung bleibt – das, was den meisten Kolleginnen und Kollegen Spaß macht und warum sie sich ursprünglich einmal für den Job entschieden haben und was von Mandanten auch gefordert wird.

Wenn du es auf einen Aspekt herunterbrechen müsstest: Was macht eine Lösung aus, die den Steuerkanzleien wirklich Mehrwert bietet?

Eine „saubere“ Lösung auf die man sich verlassen kann! Das ist sicherlich auch eine der größten Hürden für alle Fin-, Reg- oder TaxTechs, die sich daran versuchen. Minimum Viable Products oder 80-20-Lösungen, also Fehlerquoten von 20 Prozent, liefern Steuerberaterinnen und Steuerberatern keinen Mehrwert. Dann müssen sie nämlich auf eine regelrechte Schatzsuche nach den Fehlern gehen, was viel mehr Zeit in Anspruch nimmt als die manuelle Aufbereitung. Arbeitserleichterung ist Automatisierung nur dann, wenn man sich zu 100 Prozent darauf verlassen kann. Es mag langweilig klingen, aber Vollständigkeit und Richtigkeit schlagen jedes „Fancy-Tech-Feature“.

Brauchen Steuerkanzleien überhaupt neue Lösungen, wenn die Buchhaltung flächendeckend über Datev-Lösungen abgewickelt wird?

Wir wollen keine Alternative zu Datev bauen. Daran versuchen wir uns hier im Taxdoo RegTech Center auch nicht. Ich würde unsere Lösung eher als eine Art „Vorsystem“ beschreiben. Durch die digitale Abwicklung von Verkäufen im Onlinehandel sind die meisten Daten bereits bei den Mandanten – entweder bei den Verkaufsplattformen oder in Enterprise-Resource-Planning-Systemen, kurz ERP, digital erfasst – und können per Schnittstellen automatisch ausgelesen werden. Unsere Aufgabe ist es, diese Daten aufzubereiten und Buchungsvorschläge für die Kunden und Steuerberater zu erstellen.

Und da kommt dann auch einiges an Daten zusammen…

Richtig. Selbst im Fall eines kleinen Onlinehändlers können das pro Monat gerne mehrere tausend Rechnungsdatensätze sein. Und die manuell zu buchen, ist weder für die Kanzleien noch für die Mandanten wirtschaftlich sinnvoll. Eine mehrwertstiftende Lösung würde die Daten der digital vorliegenden Ein- und/oder Ausgangsrechnungen auslesen und auf dieser Basis bereits Buchungsvorschläge ableiten. Die müssen dann nur noch in Datev eingespielt werden, idealerweise über passende Schnittstellen, und der Großteil der Buchhaltung ist bereits vorbereitet und muss von dem Sachbearbeiter in einer Steuerkanzlei nur noch abgestimmt oder verplausibilisiert werden.

Klingt theoretisch perfekt. Ist es auch in der Praxis so einfach?

Es kommt drauf an. Meiner Meinung nach steht und fällt der Erfolg mit der Einrichtung der Finanzbuchhaltung und den Kenntnissen der Mandantenprozesse auf Seiten der Steuerberater. Damit die Automatisierung einer Finanzbuchhaltung erfolgreich ist, müssen Steuerkanzleien ein klares Bild auf den Datenfluss bei den Mandanten erhalten und verstehen, über welches System, welche Daten in die Buchhaltung gelangen und welche Einschränkungen die jeweiligen Systeme mit sich bringen. Nur dann können Steuerkanzleien ihre Prozesse entsprechend aufstellen, um Fehler frühzeitig in den Prozessen zu erkennen und die Mandanten darauf hinzuweisen, so dass die Daten ordnungsgemäß in die Buchhaltung „fließen“. Kurzfristig ist damit ein gewisser Mehraufwand bei allen Parteien verbunden. Dieser Mehraufwand schafft allerdings langfristig Vertrauen in die Prozesse und alle profitieren von der Automatisierung – durch Zeitersparnis und den Ausschluss menschlicher Fehler. Gerade vor dem Hintergrund sind wir bei Taxdoo davon überzeugt, dass eine vertrauensvolle Zusammenarbeit  zwischen Kanzlei, Mandant und dem Anbieter eines Vorsystems essenziell ist.

Wie baut ein Anbieter deiner Meinung nach diese vertrauensvolle Basis auf?

Da wären wir wieder beim Eingangsargument: mit Mehrwert. Einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater ist es lieber, dass ihnen nur 30 Prozent der Buchhaltung zugeliefert werden, auf die sie sich dann aber zu 100 Prozent verlassen können. Was wir nicht vergessen dürfen: Vieles, was wir hier im RegTech Center machen, ist ein echtes Novum. Alle Beteiligten müssen lernen. Fortschritt ist immer mit permanenten Anpassungen verbunden.

Siehst du einen Vorteil für Taxdoo mit dem klaren Fokus auf Onlinehändler?

Absolut, und das ist der hohe Digitalisierungsgrad. Damit entfällt eine der größten Fehlerquellen der Datenextraktion beispielsweise aus PDF-Dateien. Die Daten erreichen uns bereits sehr strukturiert, was die Weiterverarbeitung ungemein vereinfacht. Mit einem Algorithmus lässt sich sehr viel abbilden. Was die Technik heute noch nicht kann oder was sich nur sehr schwer umsetzen lässt, sind die berühmten „Es-kommt-darauf-an-Fälle“.