E-Rechnungspflicht in Polen ab 2026: Was E-Commerce-Händler jetzt wissen müssen

Hallo Herr Dr. Gothmann,

vielen Dank für den erneuten Austausch!

Sie haben vermutlich recht mit der Vermutung, dass unsere Kanzlei hier den Weg des geringsten Widerstands geht. Wir machen CEE seit 2017 und haben die polnische Kanzlei bei Themen wie Intrastat oder Warenverzeichnissen immer als extrem streng und „strammstehend“ vor dem Finanzamt erlebt.

Was den Tipp mit der Eskalation in Luxemburg angeht: Wir haben im letzten Jahr schmerzhafte Erfahrungen gesammelt und zwei DAC7-Sperren gerade so umschifft. Einmal, weil der historische Firmenname nach 10 Jahren nicht mehr in ein Amazon-Textfeld passte, und danach, weil die Namensänderung zwischen Polen und Tschechien nicht schnell genug synchronisiert wurde. Beides führte sofort zu Zahlungssperren und massiven Rechnungsmängeln, weil der VCS Lite ausstieg.

In dieser Zeit hatten wir viel Gelegenheit, mit den Compliance-Teams in Luxemburg und der Account Health zu sprechen – die ich übrigens ausdrücklich loben muss für ihre Unterstützung in diesen Krisen.

Aber am Ende des Tages ist die juristische Grenzaustestung nicht meine Baustelle. Meine Priorität ist die operative Stabilität: Ich muss sicherstellen, dass der VCS funktioniert und der Account gesund bleibt. Da fehlt uns nach den Erlebnissen des letzten Jahres vielleicht tatsächlich der Mut, die rechtlichen Grenzen weiter auszureizen.

Wir entscheiden uns daher für den pragmatischen Weg und nehmen am Amazon-Programm (VCS Standard) teil, bei dem Amazon die E-Rechnungen meldet und wir die Gewissheit haben, dass technisch alles ineinandergreift.

Vielen Dank für diesen spannenden Austausch – er zeigt einmal mehr wie groß (und manchmal schmerzhaft) das Spannungsfeld zwischen EU-Recht und Marktplatz-Realität ist.

Viele Grüße Peter Großmann
E-Commerce Management & Beratung | acado.de

Hallo Herr Dr. Gothmann,

vielen Dank für die schnelle Rückmeldung und die rechtliche Einordnung rund um Art. 11 MwStDVO! Das hilft theoretisch sehr weiter.

Das Dilemma, in dem wir als Händler (und viele Kollegen) aktuell stecken, ist jedoch der massive Kontrast zwischen dieser EU-rechtlichen Theorie und der harten Praxis vor Ort:

Unsere (auf Polen spezialisierte) Steuerkanzlei, die für unsere dortigen Meldungen haftet, verweist auf die teilweise sehr aggressive und abweichende Auslegungspraxis der polnischen Finanzbehörden (Stichwort: individuelle Steuerauskünfte / KIS zu FBA-Lagern) und hat uns KSeF ab dem 01.04.2026 strikt zur Pflicht gemacht – selbst bei reinen Lieferungen aus dem PL-Lager nach DE. Der gesamte Schriftverkehr dazu liegt mir vor und ist in der Aussage eindeutig.

Hinzu kommt der faktische Druck der Marktplätze: Amazon hat uns bereits hochoffiziell aufgefordert, die Autorisierung für die KSeF-Selbstfakturierung (NIP 5262907815) zu erteilen, da sonst ab dem Stichtag schlichtweg keine Rechnungen mehr durch den Amazon Umsatzsteuer-Berechnungsservice generiert werden.

Für uns als Händler bedeutet das: Wenn der haftende Steuerberater das lokale Risiko als zu hoch einstuft und der Marktplatz den technischen Stecker zieht, nützt uns das Recht auf dem Papier leider wenig. Wir müssen den pragmatischen Weg (VCS Standard) gehen.

Aber es ist extrem wertvoll, hier im Blog beide Seiten – die rechtliche Grundlage und die operative Realität – beleuchtet zu sehen. Vielen Dank für den Austausch!

Herzliche Grüße
Peter Großmann

Hallo Herr Dr. Gothmann,

vielen Dank für die Übersicht. Für eine sehr große und relevante Gruppe im deutschen E-Commerce könnte der Abschnitt zur "Wichtigen Ausnahme: Ausländische Unternehmen" jedoch ein gefährliches Gefühl falscher Sicherheit vermitteln.

Es geht um Amazon FBA-Händler, die das Programm Mitteleuropa (CEE) nutzen und somit physisch Waren in Polen lagern.

Der Artikel suggeriert, dass man als deutsches Unternehmen ohne klassischen Firmensitz fein raus ist. Die Praxis und die Auslegung der polnischen Behörden sehen hier aber oft anders aus: Die reine Lagerung von Waren in einem polnischen Amazon-Fulfillment-Center wird im Kontext der KSeF-Meldepflicht in der Regel sehr streng bewertet.

Nach intensiver Prüfung durch unsere Steuerkanzlei und direkter Auskunft des polnischen Finanzamtes fallen wir als CEE-Nutzer aufgrund der physischen Warenlagerung vor Ort ab dem 01.04.2026 definitiv unter die KSeF-Pflicht für entsprechende Ausgangsrechnungen.

Dies zwingt uns operativ (da viele externe Rechnungstools KSeF noch nicht abbilden) nun zum harten Wechsel auf Amazon VCS Standard, da Amazon bereits offiziell die Autorisierung zur Selbstfakturierung für Polen bis zum Stichtag einfordert und andernfalls die Rechnungserstellung einstellt.

Wichtig: Das ist natürlich keine Steuer- oder Rechtsberatung, sondern spiegelt lediglich unsere verbindlich geklärte Praxis-Realität als FBA-Händler wider.

Es wäre super wertvoll für die Community, wenn Sie diesen hochrelevanten Sonderfall der "FBA-Lagerung = feste Niederlassung / Meldepflicht" in einem Artikel noch etwas detaillierter beleuchten könnten, bevor am 1. April bei vielen FBA-Sellern das böse Erwachen kommt.

Viele Grüße Peter Großmann