E-Mail-Import: So landen deine Rechnungen automatisch in der Software

Rechnung per Mail weiterleiten & fertig

Mit dem E-Mail-Import bringst du deine Eingangsrechnungen ohne manuelles Hochladen direkt in die Software. Einfach weiterleiten und schon erstellt die Anwendung eine neue Position, inklusive automatischer Datenerkennung.

Wichtig dabei

Bitte achte darauf, dass in jeder Mail nur eine PDF-Rechnung enthalten ist.
Weitere Anhänge wie Angebote, Lieferscheine oder ZIP-Dateien können nicht verarbeitet werden.

Schritt für Schritt: So richtest du den E-Mail-Import ein

Schritt 1: Gmail vorbereiten

1. Gmail-Adresse anlegen
Falls du noch keine Gmail-Adresse hast, erstelle dir ein eigenes Postfach – idealerweise nur für Eingangsrechnungen:
https://www.gmail.com

2. 2-Stufen-Verifizierung aktivieren
Öffne dafür: https://myaccount.google.com/security
Im Bereich „Sicherheit“ findest du die Option „2-Stufen-Verifizierung“.

3. App-Passwort erstellen
Sobald die Verifizierung aktiv ist, kannst du ein App-Passwort generieren:
https://myaccount.google.com/apppasswords

Melde dich ggf. erneut an, gib z. B. „TaxdooAccounting“ als Namen ein und klicke auf „Erstellen“.

4. Google zeigt dir danach ein App-Passwort an. Kopiere das Passwort und bewahre es gut auf – wir brauchen es im nächsten Schritt.

Schritt 2: Verbindung zur Software herstellen

Gmail-Adresse und App-Passwort an uns senden
Schreib uns im Chat deine Gmail-Adresse und das App-Passwort. Wir kümmern uns um die Einrichtung deines Postfachs.

Abruf starten in der Software
Sobald alles hinterlegt ist, öffne:
Einstellungen → Schnittstellen → Daten importieren → Mailmap

Rechnungen prüfen und matchen
Jetzt findest du die Rechnung im Reiter „Buchhaltung“ in der Schnittstelle „Mailmap„. Dort kannst du die Rechnung anhand der KI-Analyse bestätigen und anschließend direkt matchen.

Deine Vorteile

• Kein Hochladen oder Abtippen mehr
• Schnellere Verarbeitung deiner Eingangsrechnungen
• Direkte Integration in den gewohnten Workflow

Unser Tipp

Nutze eine eigene Gmail-Adresse nur für Eingangsrechnungen. So bleibt dein Posteingang sauber und die Verarbeitung stabil.

Noch Fragen zum E-Mail-Import?

Melde dich jederzeit bei uns unter info@taxdoo-accounting.de – wir helfen dir gerne weiter!